Tầm quan trọng của kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp

Kế toán tiền mặt trong doanh nghiệp

I. Vai trò quan trọng của kế toán tiền mặt trong doanh nghiệp

• Cung cấp thông tin kế toán thông qua hệ thống kế toán
• Giúp các doanh nghiệp biết rõ tình hình kinh doanh và lợi nhuận của doanh nghiệp mình.

II. Những công việc Kế toán tiền mặt phải làm

• Lập các chứng từ thu, chi khi có phát sinh.
• Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt: sử dụng một đơn vị tiền tệ để hạch toán là đồng Việt Nam
• Nhận báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ gốc từ thủ quỹ hàng ngày.
• Kiểm tra đối chiếu số liệu trên chứng từ với số liệu trên sổ quỹ.
• Định khoản và ghi vào sổ kế toán tổng hợp.
• Lưu giữ chứng từ liên quan tiền mặt theo quy định và quy chế của Công ty.

III. Đặc điểm của kế toán tiền mặt

1. Đặc điểm của tài khoản tiền mặt

1.1. Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt”

• Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt. Ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm.
• Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế. Đối chiếu với số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại. Để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.

1.4. Tiền mặt bằng ngoại tệ phải quy đổi ra tiền việt để hạch toán

2. Hạch toán tài khoản tiền mặt

Kế toán tiền gửi ngân hàng

Kế toán tiền gửi ngân hàng đóng một vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Dưới đây là một số nhiệm vụ của kế toán tiền gửi ngân hàng.

I. Nhiệm vụ chủ yếu của kế toán tiền gửi ngân hàng

• Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ: giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn, tiền lương, góp vốn, vay…
• Trình cấp trên phê duyệt, lập ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc
• Lập hồ sơ bảo lãnh của ngân hàng, hồ sơ vay vốn, mở L/C..
• Theo dõi tình hình bảo lãnh, vay vốn, thanh toán L/C…
• Nhận chứng từ từ các ngân hàng, xắp xếp theo nội dung
• Kiểm tra chứng từ báo nợ, báo có, báo vay, báo trả vay của các ngân hàng.
• Định khoản, vào máy các chứng từ tiền gửi, ký cược, ký quỹ, tiền vay ngân hàng…..

II. Yêu cầu về kế toán tiền gửi ngân hàng

Kế toán tiền gửi ngân hàng hay phải giao dịch nhiều với nhân viên ngoài công ty như nhân viên tín dụng, giao dịch viên trong ngân hàng, các nhân viên công ty khác. Vì vậy, yêu cầu:

• Cẩn thận
• Khả năng giao tiếp tốt
• Hiểu biết các thủ tục thanh toán không dùng tiền mặt, bảo lãnh, vay vốn, nguyên tác thu phí, lãi vay ngân hàng
• Hiểu biết về nghiệp vụ ngoại thương, thanh toán quốc tế (với doanh nghiệp xuất nhập khẩu)

III. Trình tự các bước trong kế toán ngân hàng

Căn cứ để hạch toán tiền gửi Ngân hàng: là các giấy báo Có, giấy báo Nợ hoặc bản sao kinh doanh của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản,.)

Khi nhận được chứng từ của Ngân hàng gửi đến: kế toán phải kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì đơn vị phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời.

Cuối tháng, chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu của Ngân hàng trên giấy báo Nợ, báo Có hoặc bảo sao kê.

Số chênh lệch (nếu có) ghi vào bên Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) (nếu số liệu của kế toán lớn hơn số liệu của Ngân hàng) hoặc được ghi vào bên Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3388) (nếu số liệu của kế toán nhỏ hơn số liệu của Ngân hàng). Sang tháng sau, tiếp tục kiểm tra, đối chiếu, xác định nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ.

Tại những đơn vị có những tổ chức, bộ phận phụ thuộc, có thể mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi, mở tài khoản thanh toán phù hợp để thuận tiện cho công tác giao dịch, thanh toán. Kế toán phải mở sổ chi tiết th eo từng loại tiền gửi (tiền Đồng Việt nam, ngoại tệ các loại)

Phải tổ chức hạch toán chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.

IV. Nguyên tắc, nội dung, phương pháp kế toán tiền gửi ngân hàng

Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các khoản tiền gửi không kỳ hạn tại Ngân hàng của doanh nghiệp.

Căn cứ để hạch toán trên tài khoản 112 “tiền gửi Ngân hàng” là các giấy báo Có, báo Nợ hoặc bản sao kê của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc bảo chi,…).

a) Khi nhận được chứng từ của Ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì doanh nghiệp phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời.

Cuối tháng, chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu của Ngân hàng trên giấy báo Nợ, báo Có hoặc bản sao kê. Số chênh lệch (nếu có) ghi vào bên Nợ TK 138 “Phải thu khác” (1388) (nếu số liệu của kế toán lớn hơn số liệu của Ngân hàng) hoặc ghi vào bên Có TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” (3388) (nếu số liệu của kế toán nhỏ hơn số liệu của Ngân hàng). Sang tháng sau, tiếp tục kiểm tra, đối chiếu, xác định nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ.

b) Ở những doanh nghiệp có các tổ chức, bộ phận phụ thuộc không tổ chức kế toán riêng, có thể mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi hoặc mở tài khoản thanh toán phù hợp để thuận tiện cho việc giao dịch, thanh toán. Kế toán phải mở sổ chi tiết theo từng loại tiền gửi (Đồng Việt Nam, ngoại tệ các loại).

c) Phải tổ chức hạch toán chi tiết số tiền gửi theo từng tài khoản ở Ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.

d) Khoản thấu chi ngân hàng không được ghi âm trên tài khoản tiền gửi ngân hàng mà được phản ánh tương tự như khoản vay ngân hàng.

đ) Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc:

– Bên Nợ TK 1122 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế. Riêng trường hợp rút quỹ tiền mặt bằng ngoại tệ gửi vào Ngân hàng thì phải được quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ kế toán của tài khoản 1112.

– Bên Có TK 1122 áp dụng tỷ giá ghi sổ Bình quân gia quyền

Việc xác định tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế được thực hiện theo quy định tại phần hướng dẫn tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái và các tài khoản có liên quan.

e) Vàng tiền tệ được phản ánh trong tài khoản này là vàng được sử dụng với các chức năng cất trữ giá trị, không bao gồm các loại vàng được phân loại là hàng tồn kho sử dụng với mục đích là nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm hoặc hàng hoá để bán. Việc quản lý và sử dụng vàng tiền tệ phải thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.

g) Tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo nguyên tắc:

– Tỷ giá giao dịch thực tế áp dụng khi đánh giá lại số dư tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ là tỷ giá mua ngoại tệ của chính ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp mở tài khoản ngoại tệ tại thời điểm lập Báo cáo tài chính.

Trường hợp doanh nghiệp có nhiều tài khoản ngoại tệ ở nhiều ngân hàng khác nhau và tỷ giá mua của các ngân hàng không có chênh lệch đáng kể thì có thể lựa chọn tỷ giá mua của một trong số các ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản ngoại tệ làm căn cứ đánh giá lại.

– Vàng tiền tệ được đánh giá lại theo giá mua trên thị trường trong nước tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Giá mua trên thị trường trong nước là giá mua được công bố bởi Ngân hàng Nhà nước.

Trường hợp Ngân hàng Nhà nước không công bố giá mua vàng thì tính theo giá mua công bố bởi các đơn vị được phép kinh doanh vàng theo luật định.

Kế toán tiền đang chuyển

Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc Nhà nước hoặc đã gửi vào bưu điện để chuyển cho ngân hàng hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tại ngân hàng hối đoái ở thời điểm cuối năm tài chính theo tỷ giá trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo nợ hay bản kê sao của ngân hàng

I. Chứng từ kế toán và những quy định trong hạch toán tiền đang chuyển

Tiền đang chuyển gồm tiền Ngân hàng Việt Nam và ngoại tệ các loại phát sinh trong các trường hợp:

• Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng cho ngân hàng.
• Chuyển tiền qua bưu điện để trả cho đơn vị khác.
• Các khoản tiền cấp phát, trích chuyển giữa đơn vị chính với đơn vị phụ thuộc, giữa cấp trên với cấp dưới giao dịch qua ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ hoặc báo Có…

Kế toán theo dõi tiền đang chuyển cần lưu ý:

• Séc bán hàng thu được phải nộp vào ngân hàng trong phạm vi thời hạn giá trị của séc.
• Các khoản tiền giao dịch giữa các đơn vị trong nội bộ qua ngân hàng phải đối chiếu thường xuyên để phát hiện sai lệch kịp thời.
• Tiền đang chuyển có thể cuối tháng mới phản ánh một lần sau khi đã đối chiếu với ngân hàng.

Kế toán tiền đang chuyển sử dụng các chứng từ :

• Bảng kê nộp séc
• Uỷ nhiệm chi
• Giấy “Báo Có” của Ngân hàng

II. Tài khoản sử dụng

Kế toán tiền đang chuyển sử dụng TK 113 “Tiền đang chuyển” để phản ánh tình hình và sự biến động tiền đang chuyển của doanh nghiệp. Nội dung ghi chép của TK 113 như sau:

• Bên Nợ: Các khoản tiền đang chuyển tăng trong kỳ.
• Bên Có: Các khoản tiền đang chuyển giảm trong kỳ.
• Số dư bên Nợ: Các khoản tiền còn đang chuyển đến cuối kỳ.

TK 113 được chi tiết thành 2 tài khoản cấp hai:

• TK 1131: Tiền Việt Nam.
• TK 1132: Ngoại tệ.

III. Trình tự hạch toán

Khi thu tiền bán hàng nộp thẳng vào ngân hàng chưa có giấy “Báo Có”, kế toán ghi:

• Nợ TK 113 – Tiền đang chuyển.
• Có TK 511 – Doanh thu bán hàng
• Có TK 333 – Thuế và các khoản nộp Nhà nước (3331)

Khi thu tiền nợ của khách hàng hoặc các khoản phải thu khác bằng tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào ngân hàng  chưa có giấy “Báo Có”, kế toán ghi:

• Nợ TK 113 – Tiền đang chuyển.
• Có TK 131 – Phải thu của khách hàng
• Có TK 138 – Phải thu khác

Khi xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng chưa nhận được giấy “Báo Có” của Ngân hàng, ghi:

• Nợ TK 113 – Tiền đang chuyển.
• Có TK 111 – Tiền mặt

Khi nhận được giấy “Báo Có” của Ngân hàng, kế toán ghi:

• Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
• Có TK 113 – Tiền đang chuyển

Khi chuyển tiền cho đơn vị khác, thanh toán với người bán hoặc trả các khoản phải trả khác qua ngân hàng, bưu điện nhưng chưa nhận được giấy “Báo Nợ”, kế toán ghi:

• Nợ TK 113 – Tiền đang chuyển.
• Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng

Khi nhận được giấy báo nợ, ghi:

• Nợ TK 136, 336, 331, 338
• Có TK 113 – Tiền đang chuyển

IV. Sổ kế toán

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ: Bảng kê nộp séc, Uỷ nhiệm chi, Giấy “Báo Có” của Ngân hàng ghi vào các sổ kế toán tổng hợp. Kế toán tiền đang chuyển sử dụng các sổ kế toán tổng hợp tuỳ thuộc vào hình thức kế toán đơn vị áp dụng.

Trong hình thức kế toán nhật ký chung, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán phản ánh vào nhật ký chung, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền. Đồng thời căn cứ vào nhật ký chung để vào sổ cái TK 112 và sổ cái các tài khoản liên quan.

Ngoài ra, để theo dõi chi tiết các loại nguyên tệ kế toán mở sổ chi tiết TK 007.

Phần mềm kế toán MISA SME.NET đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ tài chính – kế toán:

• Tự động hạch toán các chứng từ thu, chi tiền theo từng loại tiền (nội tệ, ngoại tệ) giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu
• Dự báo dòng tiền thu, chi trong tương lai giúp doanh nghiệp tối ưu vòng quay vốn.
• Dịch vụ ngân hàng điện tử: Chuyển tiền điện tử; Tra cứu số dư tài khoản; Tra cứu lịch sử giao dịch; Tự động đối chiếu sổ phụ ngân hàng, tự động hạch toán các giao dịch thu, chi tiền tiền gửi ngay trên phần mềm.
• Cho phép tổng hợp công nợ phải thu theo từng khách hàng, nhân viên bán hàng, bộ phận bán hàng, thị trường, hợp đồng, đơn đặt hàng; hóa đơn, hạn nợ…

Để tìm hiểu thêm về phần mềm kế toán MISA SME.NET mới nhất, kế toán vui lòng click xem tại đây