Kế toán các khoản tạm ứng

Quy định Kế toán tạm ứng – Tài khoản kế toán 141

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 141 – Tạm ứng

Trình tự Kế toán tạm ứng

• Bước 1: Nhân viên lập giấy Đề nghị tạm ứng.
• Bước 2: Nhân viên lập Giấy đề nghị tạm ứng trình trưởng phòng duyệt.
• Bước 3: Trình giám đốc ký duyệt tạm ứng.
• Bước 4: Chuyển kế toán thanh toán viết phiếu chi.
• Bước 5: Chuyển kế toán trưởng duyệt chi.

Khái niệm chi phí trả trước

Chi phí trả trước là một khoản chi phí đã phát sinh mà công ty phải bỏ ra để mua một CCDC hay một số tài sản khác có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh trong nhiều kỳ của công ty nhưng chưa được tính hết vào chi phí sản xuất hay kinh doanh của doanh nghiệp.

Dựa theo thời gian sử dụng thì chi phí được chia ra làm hai loại chính: là chi phí trả trước ngắn hạn và chi phí trả trước dài hạn.

Chi phí trả trước ngắn hạn – Tài khoản kế toán 142

Chi phí trả trước ngắn hạn là những khoản chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh của nhiều kỳ hạch toán trong một năm tài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh nên chưa thể tính hết vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phát sinh mà được tính vào hai hay nhiều kỳ kế toán tiếp theo.

Một số nghiệp vụ liên quan đến chi phí trả trước như sau:

• Chi phí trả trước về thuê cửa hàng, nhà xưởng, nhà kho, văn phòng; cho một năm tài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh.
• Chi phí trả trước về thuê dịch vụ cung cấp cho hoạt động kinh doanh của một năm tài chính; hoặc một chu kỳ kinh doanh.
• Chi phí mua các loại bảo hiểm (Bảo hiểm cháy, nổ; bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ phương tiện vận tải; bảo hiểm thân xe…) và các loại lệ phí mua và trả một lần trong năm.
• Công cụ dụng cụ thuộc tài sản lưu động xuất dùng một lần với giá trị lớn và công cụ; dụng cụ có thời gian sử dụng dưới một năm.
• Giá trị bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê với kỳ hạn tối đa là một năm tài chính; hoặc một chu kỳ kinh doanh.
• Chi phí mua các tài liệu kỹ thuật và các khoản chi phí trả trước ngắn hạn khác; được tính phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong một năm tài chính; hoặc một chu kỳ kinh doanh.

Các chi phí ngắn hạn khác

• Chi phí trong thời gian ngừng việc (Không lường trước được).
• Chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh một lần quá lớn cần phải phân bổ cho nhiều kỳ kế toán (tháng, quý) trong năm tài chính; hoặc một chu kỳ kinh doanh.
• Chi phí trả trước ngắn hạn khác (như lãi tiền vay trả trước, lãi mua hàng trả chậm, trả góp…)

* Lưu ý: Trong quá trình hạch toán có một số nghiệp vụ liên quan đến chi phí trả trước nhưng do giá trị nhỏ thuộc loại phân bổ 1 lần hay thuộc loại phân bổ 2 lần thì chúng ta cần phải xác định rõ trước khi hạch toán.

Kế toán các khoản cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạn

Làm thế nào để quản lý được các khoản cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạn là một trong những vấn đề được rất nhiều người quan tâm. Với nhiều kế toán kinh nghiệm lâu năm vẫn chưa chắc đã am hiểu tường tận về mảng này.

Cầm cố là gì?

Cầm cố là việc cá nhân hoặc doanh nghiệp mang tài sản của mình giao cho người nhận cầm giữ với mục đích để vay vốn hoặc để nhận về các loại bảo lãnh khác.

Những tài sản có thể cầm cố đó là: kim loại quý (như vàng, bạc,…), kim khí quý, đá quý, đồ cổ, phương tiện (như ô tô, xe máy,…). Đó cũng có thể là những loại giấy tờ như quyền sở hữu nhà, đất đai hay tài sản lớn.

Đối với những tài sản đã mang đi cầm cố thì cá nhân/ doanh nghiệp không được quyền sử dụng nó trong thời gian đang cầm cố.

Sau khi hoàn trả toàn bộ tiền vay, cá nhân/ doanh nghiệp mới có thể nhận lại được tài sản đã mang đi cầm cố.

Trong trường hợp không hoàn trả được tiền vay thì người cho vay có thể phát mại tài sản cầm đồ. Mục đích của việc này là bù đắp lại số tiền cho vay mất đi.

Ký quỹ là gì?

Khác so với cầm cố, ký quỹ là một hình thức bảo lãnh cho cá nhân/ doanh nghiệp.

Với hình thức các doanh nghiệp gửi một khoản tiền (hoặc có thể sử dụng các kim loại quý, đá quý, giấy tờ có giá trị) vào tại các Ngân hàng để phong tỏa.

Việc ký quỹ này nhằm đảm bảo thực hiện những bảo lãnh cho doanh nghiệp.

Ký cược là gì?

Một hình thức khác đó là ký cược. Ký cược là việc doanh nghiệp thuê tài sản, sau đó giao cho bên thuê một khoản tiền (hoặc có thể sử dụng các kim loại quý, đá quý, giấy tờ có giá trị).

Ký cược được thực hiện với mục đích ràng buộc và gia tăng trách nhiệm của người đi thuê tài sản phải quản lý. Buộc họ phải bảo quản tốt, sử dụng tốt tài sản đi thuê, đồng thời hoàn trả tài sản đó đúng thời gian trong hợp đồng/ giao ước quy định.

Các kế toán cần chú ý: đối với những tài sản được đưa đi cầm cố, ký cược, ký quỹ của doanh nghiệp đều phải được kê khai và quản lý chặt chẽ.

Các kế toán có thể tìm hiểu ở tài khoản kế toán 144 ““Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn” theo giá đã ghi vào sổ kế toán của doanh nghiệp.

Tài khoản kế toán 144

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tài sản, tiền vốn của doanh nghiệp mang đi cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn (thời gian dưới một năm hoặc dưới mộtchu kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường) tại ngân hàng, công ty tài chính, kho bạc Nhà nước, các tổ chức tín dụng các quan hệ kinh tế.

Cầm cố là việc doanh nghiệp mang tài sản của mình giao cho người nhận cầm cố giữ để vay vốn hoặc để nhận các loại bảo lãnh. Tài sản cầm cố có thể là vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, ô tô, xe máy,…và cũng có thể là những giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu nhà, đất hoặc tài sản.

Những tài sản đã mang cầm cố, doanh nghiệp có thể không còn quyền sử dụng trong thời gian đang cầm cố. Sau khi thanh toán tiền vay, doanh nghiệp nhận lại những tài sản đã cầm cố.

Nếu doanh nghiệp không trả nợ được tiền vay hoặc phá sản thì người cho vay có thể phát mại các tài sản cầm cố để lấy tiền bù đắp lại số tiền cho vay bị mất.

Ký quỹ là việc doanh nghiệp gửi một khoản tiền hoặc kim quý, đá quý hay các giấy tờ có giá trị vào tài khoản phong tỏa tại ngân hàng để đảm bảo việc thực hiện bảo lãnh cho doanh nghiệp.

Ký cược là việc doanh nghiệp đi thuê tài sản cho bên cho thuê một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý hoặc các vật có giá trị cao nhằm mục đích ràng buộc và nâng cao trách nhiệm của người đi thuê tài sản phải quản lý, sử dụng tốt tài sản đi thuê và hoàn trả đúng thời gian quy định.

Tiền đặt cược do bên có tài sản cho thuê quy định có thể bằng hoặc cao hơn giá trị của tài sản cho thuê. Đối với tài sản đưa đi cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn, được phản ánh vào Tài khoản 144- “Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn” theo giá đã ghi sổ kế toán của doanh nghiệp. Khi xuất tài sản mang đi cầm cố, ký quỹ, ký cược ghi theo giá nào thi khi thu về ghi theo giá đó.

Phương pháp kế toán các khoản cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạn

– Trường hợp nhận tiền ký quỹ, ký cược của các cá nhân, doanh nghiệp, đơn vị bên ngoài:

• Ghi: Nợ các TK 111, 112
• Có Tk 344 – Nhận ký cược, ký quỹ chi tiết cho từng khách hàng

– Trường hợp các hoàn trả cho khách hàng tiền ký quỹ, ký cược:

• Ghi: Nợ TK 344 – Nhận ký quỹ, ký cược
• Có các TK 111, 112

– Trường hợp khách hàng hoàn tiền ký quỹ, ký cược bằng ngoại tệ:

• Ghi: Nợ TK 344 – Nhận ký cược, ký quỹ (theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh của từng đối tượng
• Nợ TK 635 – Chi phí giá tài chính (lỗ tỷ giá ngoại tệ)
• Có các TK 111, 112 (ghi theo tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền TK tiền)
• Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (lãi tỷ giá)

– Trường hợp cá nhân/ doanh nghiệp/ đơn vị ký quỹ, ký cược vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký với doanh nghiệp, bị phạt theo những thoả thuận có trong hợp đồng kinh tế. Ở đây chúng ta chia làm 2 giai đoạn:

Lúc nhận được khoản tiền đền bù/ tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết trước đó: Nếu được khấu trừ và tiền nhận ký quỹ, ký cược

• Ghi Nợ TK 344 – Nhận ký cược, ký quỹ
• Có TK 711 – Thu nhập khác

Lúc được hoàn trả khoản ký cược, ký quỹ còn lại:

• Ghi: Nợ 344 – Nhận ký cược, ký quỹ (đã được khấu trừ tiền phạt)
• Có các TK 111 và 112

– Trường hợp khi báo cáo tài chính, kế toán sẽ đánh giá lại các khoản tiền nhận được ký cược, ký quỹ. Sau đó có nghĩa vụ phải trả lại bằng ngoại tệ theo đúng tỷ giá thực tế tại thời điểm báo cáo đó. Trong trường hợp này sẽ có thể phát sinh thêm lãi hoặc lỗ tỷ giá hối đoái thì ghi như sau:

Nếu xảy ra phát sinh lãi tỷ giá hối đoái:

• Nợ TK 344 – Nhận ký cược, ký quỹ
• Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái

Nếu xảy ra phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái:

• Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái
• Nợ TK 344 – Nhận ký cược, ký quỹ

Phần mềm kế toán MISA SME.NET đáp ứng đầy đủ yêu cầu của kế toán về các nghiệp vụ tài chính – kế toán như:

– Tự động hạch toán các chứng từ thu, chi tiền theo từng loại tiền (nội tệ, ngoại tệ) giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu

– Dự báo dòng tiền thu, chi trong tương lai giúp doanh nghiệp tối ưu vòng quay vốn.

– Dịch vụ ngân hàng điện tử: Chuyển tiền điện tử; Tra cứu số dư tài khoản; Tra cứu lịch sử giao dịch; Tự động đối chiếu sổ phụ ngân hàng, tự động hạch toán các giao dịch thu, chi tiền tiền gửi ngay trên phần mềm.

– Cho phép tổng hợp công nợ phải thu theo từng khách hàng, nhân viên bán hàng, bộ phận bán hàng, thị trường, hợp đồng, đơn đặt hàng; hóa đơn, hạn nợ…