Tổng quan về kế toán quá trình bán hàng hóa

Bán hàng là quá trình bên bán chuyển giao quyền sở hữu về hàng bán cho bên mua để từ đó thu được tiền hoặc được quyền thu tiền ở bên mua. Trong doanh nghiệp thương mại bán hàng là khâu cuối cùng, khâu quan trọng nhất của quá trình kinh doanh. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng là: Tính toán, phản ánh đúng đắn, kịp thời doanh thu, trị giá vốn của hàng bán, xác định kết quả bán hàng; Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợi nhuận; Kiểm tra tình hình quản lý tiền thu về bán hàng, tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán và việc thực hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp với Nhà nước.

>> Nghiệp vụ kế toán mua bán hàng hóa trong doanh nghiệp
>> Quy trình bán hàng hóa cho doanh nghiệp hiện nay

 
Hàng bán trong nước được thực hiện qua hai khâu: Bán buôn và bán lẻ.

– Bán buôn qua kho: Là hàng được giao bán từ kho của các xí nghiệp bán buôn, nó được thực hiện dưới hai hình thức: Giao hàng trực tiếp tại kho và chuyển hàng cho bên mua.
+ Theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho bên bán xuất hàng từ kho và giao trực tiếp cho bên mua. Hàng được ghi nhận là bán khi bên mua đã nhận hàng và ký xác nhận trên hoá đơn bán hàng.
+ Theo hình thức chuyển hàng thì bên bán xuất hàng từ kho để chuyển đến cho bên mua theo thời gian và địa điểm đã ghi trong hợp đồng. Hàng được coi là bán khi bên mua đã nhận được hàng và đã trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền về số hàng đã nhận.
– Bán buôn vận chuyển thẳng: Là hàng được giao bán ngay từ khâu mua không qua kho của xí nghiệp bán buôn. Phương thức bán buôn này cũng được thực hiện dưới hai hình thức, bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp và bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng.
+ Bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp (còn gọi là giao hàng tay ba): Doanh nghiệp thương mại nhận hàng ở bên bán và giao trực tiếp cho khách hàng của mình. Khi bên mua nhận đủ hàng và ký nhận trên hoá đơn bán hàng thì hàng được coi là bán.
+ Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng. Doanh nghiệp thương mại nhận hàng ở bên bán và chuyển số hàng đó cho khách hàng của mình. Khi nào hàng đến tay khách hàng được họ kiểm nhận và trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền thì hàng đó được coi là bán.

Các phương thức bán hàng ở khâu bán lẻ:
– Bán hàng thu tiền trực tiếp: Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách. Việc thừa, thiếu hàng hóa ở quầy và tiền thu về bán hàng do nhân viên bán hàng hoàn toàn chịu trách nhiệm.
– Bán hàng thu tiền tập trung: Ở quầy có nhân viên thu ngân chuyên làm nhiệm vụ thu tiền và viết hoá đơn. Căn cứ vào hoá đơn đã thu tiền nhân viên bán hàng giao hàng cho khách. Ở đây, thừa thiếu tiền bán hàng thuộc trách nhiệm của nhân viên thu ngân, thừa thiếu hàng hóa ở quầy thuộc trách nhiệm của nhân viên bán hàng.

Các doanh nghiệp thương mại xuất khẩu hàng hóa theo hai phương thức: Xuất khẩu trực tiếp và xuất khẩu uỷ thác.
– Xuất khẩu trực tiếp: Đơn vị tham gia xuất khẩu trực tiếp đàm phán, ký kết hợp đồng với nước ngoài, trực tiếp giao hàng và thanh toán tiền hàng với người mua.
– Xuất khẩu uỷ thác: Đơn vị tham gia xuất khẩu không trực tiếp đàm phán, ký kết hợp đồng xuất khẩu với nước ngoài mà thực hiện hoạt động xuất khẩu hàng hóa của mình thông qua một đơn vị xuất nhập khẩu khác.

– Hàng bán cho thương nhân nước ngoài theo hợp đồng đã ký.
– Hàng hóa gửi đi triển lãm ở nước ngoài sau đó bán thu ngoại tệ.
– Hàng bán cho khách nước ngoài, cho Việt Kiều thu ngoại tệ.
– Hàng viện trợ cho nước ngoài thông qua thông các hiệp định, nghị định thư do Nhà nước ký kết với nước ngoài nhưng được thực hiện qua doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
– Hàng hóa chuyển bán cho các khu chế xuất.
– Các dịch vụ sửa chữa, bảo hiểm tàu biển, máy bay cho nước ngoài thanh toán bằng ngoại tệ.

Theo quy định hiện hành, hàng hóa được ghi nhận là xuất khẩu khi hàng hóa đã hoàn thành các thủ tục hải quan, được sắp xếp lên phương tiện vận tải và rời khỏi hải phận, cửa khẩu hoặc sân bay cuối cùng của nước ta. Tuy nhiên, tuỳ theo phương thức giao nhận hàng hóa, thời điểm tính hàng xuất khẩu như sau:
– Nếu hàng vận chuyển bằng đường biển thì thời điểm xuất khẩu tính từ ngày thuyền trưởng kí vào vận đơn , hải quan cảng biển đã xác nhận hoàn thành thủ tục hải quan
– Nếu hàng vận chuyển bằng đường sắt , đường bộ thì thời điểm xuất khẩu tính từ ngày hàng được giao tại ga , cửa khẩu theo xác nhận của hải quan cửa khẩu.
– Nếu hàng được vận chuyển bằng đường hàng không thì thời điểm tính hàng xuất khẩu khi cơ trưởng máy bay ký vào vận đơn và hải quan sân bay ký xác nhận hoàn thành thủ tục hải quan.
– Hàng đưa đi hội trợ, triển lãm tính là xuất khẩu khi hoàn thành thủ tục bán hàng, thu ngoại tệ.
Xác định đúng thời điểm xuất khẩu có ý nghĩa quan trọng để ghi nhận doanh thu hàng xuất khẩu, thanh toán thuế, giải quyết các tranh chấp, khiếu nại về xuất khẩu.

 
Trị giá vốn của hàng hóa xuất bán được tính qua ba bước:

Bước 1: Tính trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất bán.
Theo quy định hiện hành, trị giá mua của hàng hóa xuất bán có thể tính theo các phương pháp sau:
– Phương pháp tính theo giá đích danh.
– Phương pháp bình quân gia quyền.
– Phương pháp nhập trước, xuất trước.
– Phương pháp nhập sau, xuất trước.
Nội dung các phương pháp trên đã nghiên cứu ở phần tính giá thực tế vật tư xuất kho.

Bước 2: Tính chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất bán trong kỳ:
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất bán = Chi phí thu mua phân bổ cho hàng còn đầu kỳ + Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ x Trị giá mua hàng hoá xuất bán trong kỳ

Trị giá mua hàng còn đầu kỳ + Trị giá mua hàng nhập trong kỳ

Bước 3: Tính trị giá vốn hàng hóa xuất bán:
Trị giá vốn hàng hóa xuất bán = Trị giá mua hàng hóa xuất bán + Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa xuất bán

– Hoá đơn GTGT
– Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
– Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
– Báo cáo bán hàng, bảng kê bán lẻ hàng hóa.
– Các chứng từ có liên quan khác…
* Chứng từ hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa gồm:
– Hoá đơn thương mại
– Tờ khai hàng hóa xuất khẩu.
– Phiếu xuất kho.
– Các chứng từ khác…

 
Để phản ánh doanh thu và các khoản giảm doanh thu bán hàng hóa, các doanh nghiệp thương mại cũng sử dụng các tài khoản: TK511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ; TK 512 – Doanh thu nội bộ; TK 521 – Chiết khấu thương mại; TK 531- Hàng bán bị trả lại ; TK 532 – Giảm giá hàng bán và các tài khoản có liên quan khác…
Trình tự kế toán doanh thu và các khoản giảm doanh thu bán hàng hoá trong nước tương tự như kế toán doanh thu tiêu thụ thành phẩm ở các doanh nghiệp sản xuất (Đã nghiên cứu ở chương 7).

TK 157 – Hàng gửi đi bán.
Kết cấu cơ bản của TK 157
Bên Nợ: – Ghi trị giá vốn hàng hóa gửi đi bán, giao đại lý.
– Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa đang gửi bán cuối kỳ.
Bên Có:
– Ghi trị giá vốn hàng hóa gửi bán được coi là bán.
– Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa gửi bán đầu kỳ .
Số dư bên Nợ: Trị giá vốn hàng hóa đang gửi bán cuối kỳ.
TK 632 – Giá vốn hàng bán.
Kết cấu cơ bản của TK 632
Bên Nợ:
– Ghi trị giá vốn của hàng hóa xuất bán trong kỳ:
Bên Có:
– Trị giá vốn của hàng hóa đã bán bị trả lại.
– Kết chuyển trị giá vốn hàng hoá xuất bán để xác định kết quả.
Tài khoản này không có số dư.

– Khi chuyển hàng đi bán hoặc gửi đại lý bán, kế toán ghi:

Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán .
Có TK 156 – Hàng hoá( xuất từ kho)
Có TK 331, 111, 112,…( gửi bán thẳng)
– Khi hàng gửi bán được xác định là bán, kế toán ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán .
Có TK 157 – Hàng gửi đi bán
– Kế toán ghi trị giá vốn của hàng giao bán trực tiếp tại kho, tại quầy, hàng bán giao tay ba.
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán .
Có TK 156 : Hàng hoá (Giao tại kho, quầy)
Có TK 331, 111, 112… ( Giao tay ba)
– Ghi trị giá vốn hàng bán bị trả lại nhập kho:
Nợ TK 156 – Hàng hoá
Có TK 632 – Giá vốn hàng bán .
– Cuối kỳ kết chuyển trị giá vốn hàng xuất bán để xác định kết quả:
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
Có TK 632 – Giá vốn hàng bán

– Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa tồn kho, gửi bán đầu kỳ:
Nợ TK 611 – Mua hàng (6112)
Có TK 156, 157, 151
– Ghi trị giá vốn hàng mua trong kỳ:
Nợ TK 611 – Mua hàng (6112)
Nợ TK 133 ( Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ )
Có TK 331, 111, 112,…
– Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa tồn kho, gửi bán, hàng mua đang đi trên đường cuối kỳ:
Nợ TK 156, 157, 151
Có TK 611- Mua hàng (6112)
– Ghi trị giá vốn hàng xuất bán trong kỳ:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán.
Có TK 611- Mua hàng (6112)
– Ghi trị giá vốn hàng bán bị trả lại:
Nợ TK 611 – Mua hàng (6112)
Có TK 632 – Giá vốn hàng bán
– Kết chuyển trị giá vốn hàng hoá xuất bán để xác định kết quả:
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
Có TK 632 – Giá vốn hàng bán.
c. Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa.

– Khi hàng hóa được coi là xuất khẩu kế toán phản ánh doanh thu hàng xuất khẩu như sau :
+ Nếu bán hàng thu ngay bằng ngoại tệ, kế toán ghi:
Nợ TK 111(1112), 112(1122) (tỷ giá thực tế)
Có TK 511 (tỷ giá thực tế)
Đồng thời ghi Nợ TK 007 – Ngoaị tệ các loại
+ Nếu chưa thu được tiền, kế toán ghi:
Nợ TK 131 (Tỷ giá thực tế tính nợ )
Có TK 511 (Tỷ giá thực tế)
+ Khi thu được tiền ghi:
Nợ TK 111(1112), 112(1122) (Tỷ giá thực tế nhập quỹ)
Nợ TK 635 (Lỗ về tỷ giá)
Có TK 131 (Tỷ giá thực tế khi tính nợ)
Có TK 515 (Lãi về tỷ giá)
Đồng thời ghi nợ TK 007 – Ngoại tệ các loại.
– Phản ánh thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp, kế toán ghi:
Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3332,3333)
– Phương pháp kế toán trị giá vốn hàng hóa xuất khẩu trực tiếp tương tự kế toán trị giá vốn hàng bán trong nước

Kế toán tại đơn vị nhận uỷ thác.
Theo quy định hiện hành, bên nhận uỷ thác có trách nhiệm nộp thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt hộ đơn vị giao uỷ thác. Khi thực hiện xong dịch vụ xuất khẩu uỷ thác bên nhận uỷ thác phải chuyển cho bên uỷ thác các chứng từ sau:
– Bản thanh lý hợp đồng uỷ thác xuất khẩu
– Hoá đơn thương mại xuất hàng cho nước ngoài.
– Tờ khai hải quan về hàng hóa xuất khẩu.
– Hoá đơn GTGT về hoa hồng uỷ thác.

Trình tự kế toán các nghiệp vụ như sau:
– Khi nhận hàng uỷ thác xuất khẩu, kế toán ghi:
Nợ TK 003 – hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi.
– Khi hoàn thành việc xuất khẩu:
+ Ghi số tiền thu về hàng xuất khẩu:
Nợ TK 111(1112), 112(1122), 131 (tỷ giá thực tế)
Có TK 331 (Chi tiết đơn vị giao xuất khẩu)
+ Ghi thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp hộ bên giao uỷ thác:
Nợ TK 331 (Chi tiết đơn vị giao xuất khẩu)
Có TK 338(3388) Chi tiết thuế phải nộp hộ)
+ Khi nộp thuế ghi:
Nợ TK 338(3388) (Chi tiết thuế phải nộp hộ)
Có TK 111, 112 …
+ Ghi các khoản chi hộ đơn vị giao uỷ thác (phí giám định, tiền bốc xếp…)
Nợ TK 138 (Chi tiết đơn vị giao xuất khẩu)
Có TK 111, 112 …
+ Ghi tiền hoa hồng thu ở đơn vị giao uỷ thác:
Nợ TK 131 (chi tiết đơn vị giao xuất khẩu)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3331)
+ Ghi giảm hàng nhận uỷ thác: Có TK 003 – Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi
+ Thanh toán bù trừ giữa số phải trả với số phải thu theo từng đơn vị giao uỷ thác, kế toán ghi:
Nợ TK 331 (Tỷ giá thực tế khi xuất khẩu)
Nợ TK 635 (Lỗ về tỷ giá)
Có TK 131 (Tiền hoa hồng uỷ thác)
Có TK 138 (Các khoản chi hộ)
Có TK 111(1112), 112 (1122) khoản thanh toán nốt.
Có TK 515 (Lãi về tỷ giá)
Kế toán tại đơn vị giao uỷ thác:
– Khi giao hàng cho bên nhận uỷ thác, kế toán ghi:
Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán .
Nợ TK 133 (Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ)
Có TK 156 – Hàng hoá ( Nếu xuất từ kho )
Có TK 151, 331, 111, 112 (Nếu giao thẳng)
– Khi hàng giao uỷ thác được coi là xuất khẩu:
+ Ghi trị giá mua của hàng đã xuất khẩu:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 157 – Hang gửi đi bán.
+ Ghi doanh thu hàng xuất khẩu.
Nợ TK 131 (chi tiết đơn vị nhận xuất khẩu)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
+ Ghi thuế xuất khẩu phải nộp:
Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3333)
+ Ghi số thuế đã nộp:
Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3333)
Có TK 111, 112 (chuyển tiền để bên uỷ thác nộp hộ)
Có TK 3388 – Phải trả, phải nộp khác (bên ủy thác nộp hộ)
+ Ghi tiền hoa hồng phải trả cho đơn vị nhận uỷ thác và các khoản mà bên nhận uỷ thác đã chi hộ:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng .
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác.
+ Tiến hành bù trừ và thanh toán nốt với bên nhận uỷ thác:
Nợ TK 338 (chi tiết đơn vị nhận uỷ thác)
Nợ TK 635 (lỗ về tỷ giá)
Nợ TK 111, 112 (số tiền nhận về)
Có TK 131 (chi tiết đơn vị nhận uỷ thác)
Có TK 515 (lãi về tỷ giá)
Đồng thời ghi Nợ TK 007- Ngoại tệ các loại

Phần mềm kế toán MISA SME.NET đáp ứng đầy đủ yêu cầu của kế toán bán hàng như:
– Cho phép theo dõi được doanh số bán hàng theo từng mặt hàng, nhóm mặt hàng; theo nhân viên, cửa hàng, từng bộ phận kinh doanh, chi nhánh hoặc toàn công ty; theo từng khách hàng, nhóm khách hàng; Xem Báo cáo lãi lỗ theo từng đơn đặt hàng, hợp đồng…
– Kết nối trực tiếp phần mềm hóa đơn điện tử: Cho phép xuất HĐĐT ngay trên phần mềm kế toán; Ký số lên HĐĐT không cần USB token và Tự động hạch toán doanh thu
– Tự động cảnh báo tình trạng của Khách hàng như: Đang hoạt động, Ngừng hoạt động…giúp giảm thiểu việc kê khai các hóa đơn không hợp lệ.
– Tự động kết chuyển lãi lỗ để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh;

Để tìm hiểu thêm về phần mềm kế toán MISA SME.NET mới nhất, kế toán vui lòng click xem TẠI ĐÂY