Kinh doanh tức thời và chớp thời cơ

Trong thời đại công nghệ phát triển chóng mặt như hiện nay và mỗi thời khắc đều “quý như vàng”, khách hàng không có thời gian để chờ đợi bất cứ việc gì. Để theo kịp nhu cầu của khách hàng, các công ty cũng cần có những thay đổi phù hợp. Với những khách hàng đặt hàng mua sản phẩm nhưng không có thời gian chờ đợi, hãng Coppertone đã ứng dụng một hệ thống cho phép hồi âm được chuyển tới ngay tức thì và khách hàng không cần phải gọi điện thoại nữa. Đó chính là hình mẫu hiệu quả của mô hình kinh doanh tức thời (real-time) ra đời cách đây chưa lâu.

Nhưng tại sao lại phải vội vàng? Erik Gordon, giám đốc chương trình MBA tại Trường thương mại Warrington, Florida , cho biết: “Đó là bởi khách hàng hiện nay nghĩ rằng họ không có thời gian, trong khi họ cần có ngay mọi thứ. Thậm chí nếu một trang web có thời gian chuyển tải lâu quá 10 giây cũng làm cho người sử dụng sốt ruột”. Trước đòi hỏi về tốc độ đó, giải pháp kinh doanh tức thời được xem là một yếu tố quan trọng giúp các công ty giành thắng lợi trong công cuộc cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.

Từ tức thời (real-time) bắt nguồn từ một thuật ngữ chuyên môn của giới công nghệ thông tin chỉ việc dữ liệu được xử lý lập tức ngay khi nhập vào máy tính, chứ không lưu lại rồi xử lý sau một khoảng thời gian nhất định nào đó. Nhưng từ thập niên 90, hai chữ “tức thời” đã bắt đầu hình thành trong giới kinh doanh để chỉ một giải pháp kinh doanh mới, theo đó các thông tin, chu trình công việc sẽ được thực thi ngay lập tức khi các công ty nhận được dữ liệu.

Để hiểu rõ hơn về khái niệm kinh doanh tức thời, bạn hãy thử hình dung một đơn đặt hàng gửi đến công ty sẽ hoàn toàn được tự động xử lý và truyền qua hệ thống máy tính của công ty và người cung cấp. Vì thế, những yêu cầu đơn giản như “Khi nào đơn đặt hàng của tôi thực hiện được?” có thể được hồi âm tức khắc mà không cần phải mất thời gian chờ đợi nữa. Nhiều khách hàng đã thực sự bất ngờ với hình thức kinh doanh này. Chẳng hạn như khi họ đặt hàng với hãng Ford Motor, webiste của Ford cho phép khách hàng kiểm tra tình hình đặt hàng của mình bất cứ thời điểm nào; còn với các nhà bán lẻ trên mạng, kinh doanh tức thời sẽ giúp họ xác nhận ngay một giao dịch mua bán bằng thẻ tín dụng được chấp nhận hay từ chối, qua đó tiết kiệm thời gian cho cả công ty lẫn khách hàng.

Giải pháp kinh doanh tức thời không chỉ dừng lại ở khả năng cung cấp nhanh lượng thông tin phát sinh, mà nó còn có thể kiểm soát diễn biến kinh doanh và điều chỉnh kịp thời khi điều kiện thay đổi. Nhiều chuyên gia dự báo rằng kinh doanh tức thời sẽ mở rộng cánh cửa cho doanh nghiệp vươn tới những hoạt động kinh doanh mới mà họ chưa bao giờ có được trước đó. Với giải pháp kinh doanh tức thời, các công ty sẽ ứng dụng nhiều công nghệ hiện đại mới giúp khách hàng đặt mua hàng hoá, dịch vụ dễ dàng hơn. Khách hàng có thể đặt mua một loại hàng hoá nào đó, lựa chọn thời điểm giao hàng và sẽ ngay lập tức được trả lời yêu cầu của họ có được đáp ứng hay không.

Mô hình kinh doanh tức thời cho thấy toàn bộ những tiềm năng mà công nghệ thông tin có thể đem lại, đưa hoạt động kinh doanh của công ty phát triển nhanh hơn và trở nên hiệu quả hơn. Có thể so sánh tác dụng đẩy nhanh luồng thông tin của công nghệ kinh doanh tức thời với hình thức điện báo được phát minh vào năm 1837. Trước khi có điện báo, các công ty phải dự trữ một lượng lớn sản phẩm trong kho, vì cách thức duy nhất để khách đặt hàng là gửi một lá thư cách một đại dương. Nhưng khi mà kết nối điện báo được thiết lập, các công ty đã có thể giảm hơn 50% lượng hàng tồn kho. Còn đến nay, với kinh doanh tức thời, lượng hàng tồn kho chỉ cần duy trì ở mức 5 đến 8% là đủ.

Khi triển khai hoạt động kinh doanh tức thời, các công ty cần có khả năng tập hợp nhiều thông tin trong thời gian ngắn nhất. Để làm được điều này, yếu tố công nghệ là rất quan trọng. Công nghệ sẽ cho phép công ty thông báo tức thời với khách hàng trực tuyến của mình về đơn đặt hàng, yêu cầu hay kiến nghị của họ, qua đó hai bên sẽ đi đến sự đồng thuận cũng như ký kết giao dịch một cách nhanh chóng. Không chỉ có vậy, yếu tố IT trong kinh doanh tức thời còn giúp công ty thu thập nhiều dữ liệu về khách hàng hơn, tạo ra sự năng động lớn hơn… Nhiều phần mềm được ứng dụng để phân tích và định hướng tích cực trong dây chuyền cung ứng, hay tự động hồi âm những thông tin mới. Chẳng hạn như phần mềm RTMS (Real-Time Management System) giúp quản lý và kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh, tài chính hay qui trình sản xuất của công ty một cách nhanh chóng và chính xác ở mọi lúc, mọi nơi.

Ứng dụng IT trong kinh doanh tức thời không chỉ đơn thuần là hoạt động mua bán qua mạng, mà quan trọng hơn nó sẽ thiết lập một “hệ thần kinh” kỹ thuật số để kết nối mọi thứ lại với nhau trong hoạt động kinh doanh của công ty, từ hệ thống thông tin đến bộ phận sản xuất, nhân sự, khách hàng,… Một trong những biểu hiện của kinh doanh tức thời tại Mỹ là “Bảng quản lý điều hành IT” nhằm quản lý và điều hành nhiều công việc kinh doanh trong cùng một thời điểm. Ở tập đoàn General Electric, Gary Reiner, giám đốc thông tin là người đầu tiên đưa ra sáng kiến kinh doanh tức thời trong việc quản lý và điều hành công ty với việc đặt ra một trang web đặc biệt trên màn hình máy tính cá nhân: một “màn hình kỹ thuật số”. Trên màn hình này có các ô màu sắc khác nhau, thể hiện trạng thái của các ứng dụng phần mềm liên quan mật thiết tới công việc kinh doanh của GE. Nếu một chương trình nào có màu đỏ hoặc thậm chí màu vàng trong thời gian quá lâu, lập tức ông Reiner điều khiển hệ thống gửi email tới người chịu trách nhiệm. Qua hệ thống này, chúng ta cũng xem được cách thức hoạt động của những ứng dụng đơn lẻ, như các chương trình kiểm soát đơn hàng hay việc ghi sổ hoạt động như thế nào. Màn hình trên không chỉ đặt tại phòng của Reiner. Hầu hết các nhà quản lý của GE đều có thể quan trực tiếp các hoạt động của mình với những màn hình khác nhau song thể hiện cùng nguyên lý: màn hình so sánh tỷ lệ hoạt động, như số lần xử lý, doanh số, lợi nhuận…so với mục tiêu đặt ra. Chúng cũng cảnh báo cho các nhà quản lý nếu mục tiêu đang ngày càng bị chệch hướng.

Có thể nói, trong tình hình kinh doanh không mấy sáng sủa như hiện nay, mô hình kinh doanh tức thời đang được khá nhiều công ty hưởng ứng. Kinh doanh tức thời không đòi hỏi vốn đầu tư lớn mà chỉ cần ứng dụng hệ thống IT một cách có hiệu quả, đảm bảo khả năng hoạt động nhanh chóng. GE ước tính rằng, nỗ lực “số hoá” hoạt động của công ty với cái đích là kinh doanh tức thời đã giúp hãng tiết kiệm được 1,6 tỷ USD vào năm 2004. Còn về phía các chuyên gia, họ cho rằng với việc GE đi tiên phong, trong vài năm tới, sẽ có ngày càng nhiều công ty sử dụng công nghệ thông tin để biến công ty của mình thành “công ty tức thời” – nghĩa là một công ty có khả năng phản ứng ngay lập tức với những thay đổi trong môi trường kinh doanh. Và khi mà các công ty “tức thời hoá” hoạt động của mình và sau đó kết nối với các đối tác khác, họ sẽ khiến hoạt động kinh doanh dần dần trở nên “tức thời” hơn nữa, và một mạng lưới kinh doanh kỳ diệu sẽ ra đời.

Cách đâu không lâu, tại thung lũng Sillion nổi tiếng, hai công ty Kleiner Perkins và Caufield&Buyer là những công ty đầu tiên tại Mỹ đề ra chiến lược trở thành công ty tức thời. “Chắc hẳn đây sẽ là một cuộc cách mạng mới nhằm đáp ứng những nhu cầu nhanh chóng nhất của khách hàng. Giải pháp kinh doanh này sẽ mang lại lợi ích khổng lồ nếu được ứng dụng đúng. Đó có lẽ cũng là lý do tại sao Kleiner Perkins và Caufield&Buyer trở nên thành công”- Howard Carthy, giáo sư công nghệ thông tin tại đại học Boston , nhận định. Theo thống kê sơ bộ, kể từ khi trở thành công ty tức thời, Perkins đã tiết kiệm được hàng trăm triệu USD. Mark Odlyzko, giám đốc điều hành Perkins, cho biết: “Kinh doanh tức thời đã bộc lộ một tiềm năng lợi nhuận vô cùng lớn, nhanh chóng chèo lái công ty ra khỏi sự trì trệ, rồi điều hành nó một cách hiệu quả. Thời đại công nghệ tức thời (real-time technology) có lẽ sẽ là một bước đột phá quan trọng nhất kể từ khi những ứng dụng điện toán trong kinh doanh được phát minh vào năm 1837”.

Nền kinh tế toàn cầu trong thiên niên kỷ mới có một đặc trưng mà bạn không thể làm ngơ là tốc độ vận hành của các hoạt động kinh doanh cực kỳ nhanh, tức khắc (real-time). Và nếu bạn không nhạy bén thì cơ hội sẽ qua mất. Vì thể, để tăng sức cạnh tranh, các công ty không thể không tính đến mọi sách lược “tăng tốc”, nhất là đối với tốc độ giao dịch, giảm thời gian cần thiết cho một quyết định (đặc biệt là các quyết định liên quan đến đầu tư hay tiêu thụ), tốc độ hình thành những sản phẩm mới, tốc độ lưu thông tiền vốn, tốc độ thu thập thông tin… Nắm bắt được điều này, đối với các công ty tức thời thì không có gì quan trọng bằng thời gian. Một quyết định kinh doanh chậm trễ, một hệ thống quản lý rườm rà sẽ làm triệt tiêu những cơ hội kinh doanh. Những đòi hỏi cấp bách mới trong hoạt động kinh doanh ngày nay đã quá rõ ràng. Việc sản xuất kinh doanh của các công ty muốn phát triển thì tất phải thúc đẩy, nâng cao tốc độ vận hành của chính công ty để chớp lấy những cơ may trên thương trường.

Sau cùng, “khách hàng ngày nay không thể chịu đựng sự chậm chạp và các công ty nên biết điều đó”- David Shih, giáo sư kinh doanh trường đại học Furman ở Greenville, Nam California và là tác giả của nhiều cuốn sách và bài báo viết về tình trạng kinh doanh tại Mỹ cho biết. Công nghệ đã giúp tạo ra những sản phẩm tiết kiệm thời gian như máy fax, đường dây kiểm tra nhanh, bộ điều khiển từ xa, chuyển phát thư đêm, email… để tiết kiệm thời gian, nhưng chính những sản phẩm này đang khiến khách hàng mất dần sự kiên nhẫn. Rồi đến một lúc nào đó, tất cả các công ty đều cần đến những công nghệ và giải pháp của kinh doanh tức thời.