Sử dụng file excel quản lý kho hàng là một trong những phương pháp được nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ áp dụng trong quản lý hàng hóa. Vậy quản lý kho hàng bằng Excel có những thuận lợi hay bất cập gì, các mẫu file excel thường được sử dụng sẽ có những thông tin gì?
1. Lợi ích của việc quản lý kho hàng bằng excel
Quản lý kho bằng excel mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho nhiều doanh nghiệp trong việc quản lý kho hàng, có thể kể đến như:
- Kiểm soát, thống kê dữ liệu rõ ràng
Với mỗi bảng tính excel được phân chia, trình bày theo dạng bảng giúp việc tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan, hiệu quả. Người dùng sử dụng các hàm có sẵn trên excel để thiết lập các công thức tính, giúp việc tính toán trở nên đơn giản, chính xác hơn.
- Tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng
Nếu doanh nghiệp thực hiện phân chia rõ ràng và quản lý hàng hóa theo các trường chi tiết thì việc tìm kiếm các dữ liệu sẽ trở nên dễ dàng hơn. Thay vì phải rà soát và tìm kiếm thủ công trên sổ sách như trước đây thì việc sử dụng file excel quản lý kho hàng giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian, công sức và mang lại hiệu quả cao hơn.
- Dễ cài đặt và sử dụng miễn phí
Excel là một trong những phần mềm được sử dụng rộng rãi trong quản lý kho bởi việc cài đặt đơn giản và được sử dụng hoàn toàn miễn phí. Chính vì vậy, để tiết kiệm chi phí thì nhiều doanh nghiệp nhỏ hiện nay vẫn đang lựa chọn Excel làm công cụ quản lý kho hàng.
2. Những rủi ro khi quản lý kho hàng bằng excel
Bên cạnh những lợi ích từ việc quản lý kho bằng excel thì việc sử dụng công cụ này cũng mang đến không ít bất cập cho người sử dụng. Những bất cập thường thấy có thể kể đến như:
- Kế toán nhập liệu thủ công bằng tay, tiêu tốn nhiều thời gian công sức và thường xảy ra sai sót
Đối với các kho hàng lớn, nhiều mã hàng hóa thì việc nhập liệu hàng hóa lên file excel khiến kế toán gặp nhiều sai sót. Mỗi lần nhầm lẫn, kế toán phải mất hàng giờ đồng hồ thậm chí cả ngày để rà soát lại
| Đọc thêm: 2021 rồi, đừng làm kế toán chỉ bằng Excel nữa!
- File excel quản lý dữ liệu và tính bảo mật kém
Nhược điểm thường thấy khi sử dụng Excel để quản lý kho hàng chính là tính năng bảo mật thấp. Khi sử dụng Excel, mọi thông tin đều được cập nhật và lưu trữ trên hệ thống máy tính với nhiều bộ phận sử dụng cho công việc nên doanh nghiệp khó có thể bảo mật các dữ liệu.
- Các hàm tính trên excel phức tạp, dễ bị nhầm lẫn nên không tránh được những sai sót xảy ra trong quá trình thống kê, báo cáo
Để xây dựng và thiết lập chính xác các công thức tính cho các mã hàng hóa khác nhau không phải là điều dễ dàng với các kế toán. Chưa kể nếu có xảy ra sai sót kế toán cũng mất hàng giờ tìm kiếm và khắc phục các sai sót.
- Doanh nghiệp không chủ động trong việc nhập xuất hàng hóa
Quản lý xuất nhập kho là quá trình luôn cần được cập nhật, đảm bảo sự thống nhất về dữ liệu. Chính vì vậy khi quản lý kho hàng bằng Excel sẽ khiến doanh nghiệp không kịp thời nắm bắt tình hình hàng tồn kho để có kế hoạch nhập hàng kịp thời.
Chính vì thế, hiện nay chỉ một số ít doanh nghiệp vẫn quản lý kho bằng excel thủ công. Thay vào đó, đa phần lựa chọn giải pháp Quản lý kho bằng Phần mềm chuyên nghiệp, giúp loại bỏ các rủi ro sai sót, tăng độ chính xác và hiệu suất làm việc.
| > Phần mềm quản lý kho là gì? Phần mềm giúp quản lý kho như thế nào? Tìm hiểu thêm tại đây |
3. Mẫu file Excel quản lý kho hàng mới nhất
Hiện nay có rất nhiều mẫu file quản lý kho được thiết lập sẵn các dữ liệu tương ứng với doanh nghiệp từng ngành nghề, lĩnh vực nhằm hỗ trợ kế toán dễ dàng xây dựng các báo cáo. Các mẫu file excel cần cung cấp đủ các dữ liệu sau:
- Số kho cho phép theo dõi hàng hóa, các thông tin về nhập xuất tồn hàng ngày
- Báo cáo nhập xuất tồn kho: Cung cấp các thông tin liên quan đến mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, nhập/xuất/tồn kho trong kỳ
- Sổ kho để in: Ngày, chứng từ, nội dung nhập xuất tồn kho
- Sổ chi tiết hàng hóa: Bao gồm chứng từ, diễn giải, tài khoản đối ứng, đơn giá nhập/xuất/tồn kho
Tải ngay mẫu excel cho doanh nghiệp các lĩnh vực:
- Mẫu file excel lĩnh vực cửa hàng nội thất: Download tại đây
- Mẫu file excel lĩnh vực cửa hàng mĩ phẩm: Download tại đây
- Mẫu file excel lĩnh vực bao bì: Download tại đây
- Mẫu file excel lĩnh vực nông sản: Download tại đây
- Mẫu file excel lĩnh vực kinh doanh văn phòng phẩm: Download tại đây
- Mẫu file excel quản lý cửa hàng điện thoại: Download tại đây
- Mẫu file excel quản lý cửa hàng đồ chơi: Download tại đây
- Mẫu file excel quản lý phòng khám nha khoa: Download tại đây
- Mẫu file excel quản lý spa: Download tại đây
- Mẫu file excel quản lý cửa hàng vàng bạc đá quý: Download tại đây
- Mẫu file excel quản lý doanh nghiệp lĩnh vực vật tư xây dựng: Download tại đây
- Mẫu file excel quản lý doanh nghiệp lĩnh vực nhà hàng khách sạn: Download tại đây
4. Không biết sử dụng Excel? Khó khăn trong quản lý kho hàng? Hãy thử sử dụng ngay phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp!
Như đã đề cập phía trên, việc quản lý kho bằng excel thủ công tiềm ẩn nhiều rủi ro, mất nhiều công sức, dễ khiến doanh nghiệp rơi vào tình trạng thất thoát hàng hóa, không nắm rõ được tình hình xuất nhập tồn kho hiện tại. Việc quản lý kho bằng phần mềm chuyên nghiệp trở thành lựa chọn tất yếu cho doanh nghiệp muốn phát triển nhanh, bền vững.
Một trong các phần mềm quản lý kho hàng tốt nhất hiện tại đó chính là Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2021, với các tính năng hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý kho hàng hiệu quả, nhanh chóng, chính xác.
4.1. Cho phép tính giá xuất kho theo nhiều phương pháp
Phần mềm tự động tính giá xuất kho theo nhiều phương pháp: Bình quân cuối kì, Bình quân tức thời… và tính giá xuất cho từng hàng hóa, hay tất cả hàng hóa cùng một lúc, tính giá theo từng kho hay không theo kho, tính giá theo từng kỳ…
4.2. Quản lý hàng hóa theo nhiều đặc tính như: màu sắc, size, số khung, số máy…
Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2021 cho phép nhập kho, xuất kho; quản lý, theo dõi hàng hóa theo nhiều đặc tính như: màu sắc, size, số máy, số khung…
4.3. Quản lý hàng hóa theo nhiều đơn vị tính
Khi nhập kho, xuất kho VTHH chương trình sẽ tự động quy đổi từ đơn vị chuyển đổi về đơn vị chính để quản lý tồn kho theo từng đơn vị tính và thiết lập số tồn tối thiểu của từng mặt hàng để đơn vị có kế hoạch mua thêm hàng khi đã gần đến số tồn tối thiểu.
4.4. Quản lý hàng hóa theo số lô, hạn sử dụng
Doanh nghiệp dễ dàng thống kê được những VTHH sắp hết hạn trong khoảng thời gian 1 tháng, 2 tháng… để có những chính sách giải phóng hàng tồn kho, hàng sắp hết hạn sử dụng
4.5. Quản lý phiếu xuất kho kiêm vận chuyển
4.6. Quản lý vật tư hàng hóa theo nhiều cấp bậc
Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2021 cho phép quản lý VTHH theo nhiều nhóm hàng hóa, tình hình nhập xuất tồn hàng hóa theo cấp bậc từ chủng loại đến nhóm hàng hóa, loại hàng hóa, mặt hàng (theo dạng sơ đồ hình cây)
4.7. Thiết lập định mức NVL để lắp ráp/tháo dỡ/tính giá thành
4.8. Cung cấp đầy đủ các biểu mẫu chứng từ Phiếu nhập kho/Xuất kho, các Sổ kho, Thẻ kho, báo cáo nhập xuất tồn theo từng VTHH
Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2021 cung cấp đầy đủ các biểu mẫu chứng từ Phiếu nhập kho/Xuất kho, các Sổ kho, Thẻ kho, báo cáo nhập xuất tồn theo từng VTHH, từng kho, theo mã quy cách, số lô, hạn dùng,… và cho phép kế toán tùy chỉnh mẫu báo cáo theo nhu cầu quản trị
4.9. Lập nhanh phiếu xuất kho/chứng từ chuyển kho/lệnh sản xuất từ phiếu xuất kho/chứng từ chuyển kho/lệnh sản xuất
Phần mềm cho phép lập nhanh phiếu xuất kho/chứng từ chuyển kho/lệnh sản xuất từ phiếu xuất kho/chứng từ chuyển kho/lệnh sản xuất có nội dung tương tự, từ đơn đặt hàng/chứng từ mua hàng/chứng từ chuyển kho/phiếu nhập kho/đơn hàng
Anh chị có nhu cầu tìm hiểu phần mềm quản lý kho hàng MISA SME.NET 2021, vui lòng đăng kí tại link dưới đây:
0904 885 833
https://www.misa.vn/
