9 yếu tố quan trọng trong quản lý dự án

Để thành công trong việc quản lý dự án thì các yếu tố quan trọng nhất có thể gây ra những thất bại cho một dự án cần phải được quan tâm với sự chú ý và ưu tiên cao nhất.

1. Các hoạt động của dự án cần phải được hình dung rõ và kết nối với các chi tiết quan trọng. Tóm lại, quản lý dự án và quản lý nhóm cần sự chú trọng trong việc biết được đâu là ưu tiên và mong đợi của dự án. Tránh sự miêu tả mập mờ ở tất cả các chi phí.

2. Quản lý dự án phải chú trọng đến 3 mặt. Điều đó có nghĩa là hoàn thành tất cả các dự án đúng giờ, trong ngân sách đã định và trong mức độ khả năng đạt được về chất lượng được sự đánh giá, nhất trí của các nhà đầu tư. Quản lý dự án phải tạo được sự chú ý của nhóm khi chú trọng đến việc đạt được những mục tiêu đã định.

Các hoạt động của dự án cần phải được hình dung rõ và kết nối với các chi tiết quan trọng.

3. Quản lý dự án phải biết thiết lập những ưu tiên một cách linh động. Ngày nay, các thành viên nhóm quản lý dự án đóng vai trò tích cực trong nhiều dự án cùng lúc là rất phổ biến. Mặc dù nguồn nhân lực có giới hạn nhưng vẫn có thể hoàn thành được nếu người quản lý biết sắp xếp một cách hợp lý.

Một số công ty đã thiết lập phòng quản lý dự án đề hoạt động giống như một ngân hàng hối đoái cho những yêu cầu của dự án. Phòng Dự án xem lại toàn bộ nhiệm vụ, chiến lược của công ty, những tiêu chuẩn được thiết lập cho việc lựa chọn dự án, kiểm tra khối lượng công việc, xác định rõ dự án nào là ưu tiên hàng đầu, tránh việc làm cùng lúc đa dự án.

4. Quản lý dự án phải bắt buộc đúng deadline và có sự thúc giục về thời gian. Bởi vì mọi dự án đều có sự hạn chế, giới hạn về thời gian, tiền bạc và những nguồn có giá trị khác. Họ phải không ngừng đảm bảo tiến độ dự án thực hiện liên tục. Vì thế, người quản lý dự án phải luôn giữ nhân viên chú trọng đến tiến trình dự án và deadline. Việc thường xuyên kiểm tra hiện trạng, họp và nhắc nhở luôn luôn cần thiết và không thể làm việc mà không có chúng.

5. Trách nhiệm của người quản lý dự án phải phù hợp với quyền của họ. Người quản lý dự án có quyền đánh giá để thực hiện trách nhiệm của họ khi điều hành bất kỳ dự án nào. Đặc biệt nhà quảnl ý phải có quyền phối hợp các nguồn lực, thiết lập mong đợi, đưa ra những lời chỉ dẫn, thiết lập ưu tiên và giải quyết bất kỳ tranh cãi nào trong nhóm. Anh ta cũng được ưu tiên để đưa ra các quyết định có ảnh hưởng lớn đến thành công của dự án.

6. Một người quản lý tốt là một người giao tiếp tốt. Nếu bạn có khả năng quản lý, bạn phải có các kỹ năng cá nhân để khơi gợi những ý tưởng của người khác nhằm tạo kết quả tốt nhất cho hoạt động của các dự án.

7. Quản lý giỏi trong việc phân phối các nguồn lực: làm thế nào để có hiệu quả (chất lượng), rẻ (tiền bạc và các nguồn hữu hình khác) và nhanh (deadline và sự thuận lợi nhận thấy) khi phối hợp một dự án. Mỗi nguồn lực của dự án cần phải phối hợp tương đương với tỉ lệ ngang nhau.

Tỉ lệ này đôi khi gọi là những mong đợi của dự án. Nếu có bất kỳ vấn đề nào với một trong những nguồn lực trên, có thể báo cho các nhà quản lý cấp cao hơn về vấn đề sớm ngay khi có thể và bạn cũng cần gợi ý những lựa chọn khác để giải quyết vấn đề và hạn chế nó. Những lựa chọn khác có thể đề xuất sử dụng các nguồn bổ sung cao hơn cả ngân sách hiện tại.

8. Tuyển dụng quản lý dự án giỏi ưu tiên số 1 là người biết lắng nghe và thấu cảm: đây là một phần quan trọng trong giao tiếp. Một người có thể lắng nghe, và hiểu những gì đang diễn ra. Thấu cảm là mặt nhẹ hơn của lắng nghe và sự tin tưởng. Bạn có thể hiểu họ cảm thấy như thế nào, tại sao họ cảm thấy điều đó và bạn có thể làm chúng cảm thấy sự khác biệt như thế nào. Sự thấu cảm đặc biệt quan trọng khi bạn ứng phó với khác hàng để họ quay trở lại với dịch vụ của bạn.

9. Phân chia công việc. Đây là một hoạt động nhằm tách những nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để dễ dàng quản lý. Những nhiệm vụ nhỏ này được giao cho các nhóm nhân viên. Theo nguyên tắc, bạn phải chỉ ra được hoàn thành một mục tiêu như thế nào. Tuy nhiên, bạn cũng cần cung cấp sự chú ý để tương tác lẫn nhau ở mỗi khúc công việc và tiếp cận cẩn thận mỗi điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên theo cách tốt nhất.