5 gợi ý giúp doanh nghiệp quản lý đơn đặt hàng hiệu quả

Nhiều doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt là những doanh nghiệp trẻ thường quá chú trọng vào việc tìm kiếm thị trường và bán hàng mà quên đi một yếu tố quan trọng đó chính là quản lý tình hình thực hiện đơn đặt hàng hoặc hợp đồng để đốc thúc tiến độ sản xuất, từ đó dẫn đến tình trạng trễ tiến độ giao hàng.

Trong bối cảnh của việc dịch vụ khách hàng luôn được đề cao và coi trọng thì việc doanh nghiệp giao hàng chậm trễ, hoặc giao không đúng loại hàng hóa như đã đặt sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới uy tín của doanh nghiệp. Dẫu rằng trong nhiều trường hợp khách hàng có thể hoàn toàn bỏ qua, tuy nhiên đứng ở góc nhìn của nhà quản lý, nếu hiện tượng này xảy ra thường xuyên hoặc có xu hướng lặp đi lặp lại thì đã đến lúc doanh nghiệp cần phải cải thiện quy trình quản lý đơn đặt hàng cho doanh nghiệp.

Dưới đây là 5 gợi ý đơn giản giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý đơn hàng.

Lọc các đơn hàng
Vì sao phải lọc các đơn hàng? Nếu thuận lợi trong kinh doanh, doanh nghiệp sẽ ngày càng nhận được nhiều đơn đặt hàng hơn. Mức độ phức tạp của các đơn đặt hàng cũng ngày một gia tăng: Đơn đã thanh toán, đơn hàng phải chuyển phát nhanh, đơn hàng được khuyến mãi, đơn hàng trả góp, đơn hàng đặt trước – sau,…

Đến lúc này, việc lọc các đơn hàng theo thứ tự ưu tiên sẽ trở nên thực sự quan trọng. Mục tiêu cuối cùng của việc lọc đơn hàng là chuyển giao cho khách hàng đúng những gì họ kỳ vọng, vào đúng thời điểm họ mong muốn nhất, trước khi nghĩ đến câu chuyện có thể làm vượt kỳ vọng của họ.

Áp dụng nguyên tắc nhập trước, xuất trước
Điều này nghe có vẻ dĩ nhiên. Tuy vậy, khi triển khai kinh doanh thực tế, nhiều công ty vẫn mắc sai lầm khi bỏ sót mất những đơn đặt hàng cũ của khách hàng. Một trong những lý do điển hình là do lỗi kỹ thuật khi nhập liệu.
Những doanh nghiệp nhỏ, hoặc những doanh nghiệp vừa mới thành lập sẽ thường là đối tượng mắc lỗi này do chưa có được một hệ thống chuyên nghiệp để quản lý đơn hàng nhập và xuất. Lỗi này sẽ thường xảy ra khi nhập và điều chỉnh thông tin thủ công. Vì thế, để áp dụng tốt nguyên tắc này, doanh nghiệp nên trang bị cho mình một phần mềm phù hợp nhất.

Gia tăng hiệu quả giao nhận hàng
Bên cạnh việc làm cho khách hàng hài lòng tiến độ giao hàng và sự chuyên nghiệp, thiết lập một phương thức giao nhận hàng hiệu quả còn mang đến nhiều lợi ích khác về mặt quản lý. Khi khách hàng được giao nhanh chóng, đúng như thỏa thuận sẽ giảm nguy cơ hủy đơn hàng, thay đổi sản phẩm đã đặt gây phiền hà cho doanh nghiệp

Đồng thời về phía khách hàng, họ sẽ cảm thấy rằng mình đang được phục vụ bởi một công ty cực kỳ coi trọng trải nghiệm khách hàng.

Gắn mã theo dõi
Hàng còn ở trong kho, doanh nghiệp vẫn đang có quyền kiểm soát hoàn toàn. Nhưng khi hàng đã được chuyển cho bên đối tác giao nhận thì sao?

Để có thể nắm được tình hình thực hiện đơn hàng sau khi đã trao sản phẩm cho bên thứ ba, doanh nghiệp cần một mã theo dõi với từng sản phẩm. Đây là cách đơn giản nhưng đáng tin giúp kiểm soát được tình trạng của đơn hàng mà không cần liên hệ trực tiếp với bên đối tác giao nhận.

Ngoài ra, một số doanh nghiệp cũng đã cho phép chính khách hàng sử dụng những đoạn mã tương tự để kiểm tra xem sản phẩm mình đặt đã đi tới đâu, và còn bao lâu nữa mình sẽ nhận được hàng.

Khi các nhà quản lý đang tập trung vào đẩy mạnh các hoạt động tìm kiếm thị trường và bán hàng thì việc lơ là quản lý lượng hàng tồn kho là điều dễ xảy ra. Vì vậy cách hiệu quả và đơn giản để phòng tránh trường hợp này là sử dụng phần mềm quản lý đơn đặt hàng có tích hợp tính năng nhập đơn hàng mới, đồng bộ hóa dữ liệu trên hệ thống quản lý chung và tự động thông báo cho bộ phận kho (hoặc nhà cung ứng).

Phần mềm này sẽ là sự hỗ trợ tuyệt vời để tăng hiệu quả cho các nhà quản lý khi tiết giảm được nhiều bước làm việc thủ công như nhập liệu nhiều lần hoặc phải thông báo lại với bên nhà cung ứng khi có sản phẩm được đặt.

>> Hướng dẫn hạch toán các nghiệp vụ công ty sản xuất
>> Nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp sản xuất
>> Mẫu công văn thông báo giao hàng chậm dành cho các doanh nghiệp