Tài khoản 418 là một phần quan trọng trong hệ thống kế toán, dùng để quản lý các quỹ khác thuộc nguồn vốn chủ sở hữu ngoài vốn điều lệ. Việc hạch toán chính xác các khoản quỹ này giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt nguồn vốn, đảm bảo minh bạch và tuân thủ quy định kế toán, thuế.
Bài viết sẽ cung cấp hướng dẫn chuyên sâu về cách hạch toán tài khoản 418, giúp kế toán viên và doanh nghiệp vận dụng hiệu quả trong thực tế.
1. Tài khoản 418 là gì?
Tài khoản 418 – Quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu là tài khoản dùng để phản ánh các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp ngoài vốn góp, vốn đầu tư ban đầu. Đây là các khoản vốn phát sinh từ các nguồn khác, không phải là vốn điều lệ hoặc vốn góp của chủ sở hữu.
Quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu là các khoản quỹ do doanh nghiệp tự hình thành hoặc phát sinh ngoài vốn điều lệ, vốn góp của các thành viên hoặc cổ đông. Các quỹ này thường được dùng cho mục đích phát triển sản xuất, khen thưởng, phúc lợi hoặc dự phòng rủi ro tài chính.
Ví dụ cụ thể:
- Quỹ dự phòng tài chính được trích lập để đảm bảo khả năng tài chính ổn định trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Quỹ khen thưởng, phúc lợi dùng để thưởng cho cán bộ công nhân viên hoặc cải thiện điều kiện làm việc.
2. Nguyên tắc kế toán tài khoản 418
Tài khoản 418 – Các quỹ khác thuốc vốn chủ sở hữu dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm các quỹ khác thuộc nguồn vốn chủ sở hữu. Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu được hình thành từ lợi nhuận sau thuế và được sử dụng vào việc khen thưởng hoặc các mục đích khác phục vụ công tác điều hành của Ban Giám đốc, Hội đồng quản trị.
Việc trích và sử dụng quỹ khác thuộc nguồn vốn chủ sở hữu phải theo chính sách tài chính hiện hành đối với từng loại doanh nghiệp: Công ty Nhà nước, công ty cổ phần, công ty TNHH, doanh nghiệp tư nhân,. .
3. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 418 – Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu
Bên Nợ:
Tình hình chi tiêu, sử dụng các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu của doang nghiệp.
Bên Có:
Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu tăng do được trích lập từ lợi nhuận sau thuế.
Số dư bên Có:
Số quỹ khác thuộc nguồn vốn chủ sở hữu hiện có.
4. Phương pháp hạch toán tài khoản 418 theo thông tư 200 và 133
4.1. Phương pháp hạch toán tài khoản 418 theo thông tư 200
a) Trích lập quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu từ lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
Có TK 418 – Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu.
b) Khi sử dụng quỹ, ghi:
Nợ TK 418 – Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu
Có các TK111, 112.
c) Khi doanh nghiệp bổ sung vốn điều lệ từ các Quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu, doanh nghiệp phải kết chuyển sang Vốn đầu tư của chủ sở hữu, ghi:
Nợ TK 418 – Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu
Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu (4111).
4.2. Phương pháp hạch toán tài khoản 418 theo thông tư 133
a) Trích lập quỹ thuộc vốn chủ sở hữu từ lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp , ghi:
Nợ TK 421- Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
Có TK 418: Các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu
b) Khi sử dụng quỹ, ghi:
Nợ TK 418: Các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu
Có các TK 111,112
c) Khi doanh nghiệp bổ sung vốn điều lệ từ các Qũy thuộc vốn chủ sở hữu, doanh nghiệp phải kết chuyển sang Vốn đầu tư của chủ sở hữu, ghi:
Nợ TK 418: Các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu
Có TK 411: Vốn đầu tư của chủ sở hữu
d) Khi dùng các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu để mua sắm TSCĐ, đầu tư XDCB hoàn thành, bàn giao đưa vào sử dụng sản xuất, kinh doanh, ghi:
Nợ TK 211- TSCĐ
Có TK 241- Xây dựng cơ bản dở dang (trường hợp đầu tư XDCB)
Có các TK 111,112 (trường hợp mua sắm TSCĐ)
Đồng thời, ghi tăng vốn đầu tư của chủ sở hữu, ghi giảm các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu, ghi:
Nợ TK 418- Các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu
Có TK 411- Vốn đầu tư của chủ sở hữu
e) Trường hợp công ty cổ phần được phát hành thêm cổ phiếu từ các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu, ghi:
Nợ TK 418- Các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu
Nợ TK 4112- Thặng dư vốn cổ phần
Có TK 4111- Vốn góp của chủ sở hữu
Có TK 4112- Thặng dư vốn cổ phần (nếu có)
5. Sơ đồ hạch toán tài khoản 418
6. Ví dụ cách hạch toán TK 418
Công ty TNHH Alpha áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Cuối năm 20X1, Công ty có lợi nhuận sau thuế chưa phân phối (Số dư Có TK 421) là 1.500.000.000 đồng4.
Trong năm 20X2, có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến Tài khoản 418 như sau:
- Ngày 15/01/20X2: Theo quyết định của Hội đồng thành viên, Công ty trích lập 300.000.000 đồng từ lợi nhuận sau thuế chưa phân phối để bổ sung vào “Quỹ khen thưởng, phúc lợi” (một loại quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu).
- Ngày 10/03/20X2: Công ty chi 80.000.000 đồng từ “Quỹ khen thưởng, phúc lợi” bằng tiền gửi ngân hàng để khen thưởng cho nhân viên đạt thành tích xuất sắc.
- Ngày 20/08/20X2: Theo quyết định của chủ sở hữu, Công ty bổ sung 150.000.000 đồng từ “Quỹ khen thưởng, phúc lợi” vào vốn đầu tư của chủ sở hữu (vốn điều lệ)3
Yêu cầu: Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế trên.
Giải:
Dựa trên các nguyên tắc và bút toán đã được trình bày trong nguồn Thông tư 200:
- Hạch toán nghiệp vụ 1 (Trích lập quỹ): Trích lập quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu từ lợi nhuận sau thuế chưa phân phối.
Nợ TK 421: 300.000.000
Có TK 418: 300.000.000
2. Hạch toán nghiệp vụ 2 (Sử dụng quỹ): Chi tiêu, sử dụng quỹ thuộc vốn chủ sở hữu.
Nợ TK 418: 80.000.000
Có TK 112: 80.000.000
3. Hạch toán nghiệp vụ 3 (Bổ sung vốn điều lệ từ quỹ): Bổ sung vốn đầu tư của chủ sở hữu từ các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu.
Nợ TK 418: 150.000.000
Có TK 4111: 150.000.000
Kết luận
Việc hạch toán chính xác tài khoản 418 – các quỹ khác thuộc nguồn vốn chủ sở hữu không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các khoản quỹ phát sinh mà còn đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính và tuân thủ quy định pháp luật về kế toán, thuế.
Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình hạch toán rõ ràng, cập nhật đầy đủ chứng từ liên quan và áp dụng đúng chuẩn mực kế toán để tối ưu hóa việc sử dụng nguồn vốn. Đồng thời, việc nắm vững kiến thức về tài khoản 418 cũng góp phần nâng cao năng lực quản lý tài chính và hỗ trợ ra quyết định kinh doanh hiệu quả.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
