Hướng dẫn xử lý hóa đơn ghi sai tỷ giá

Viết sai tỷ giá trên hóa đơn là vấn đề mà nhiều kế toán gặp phải. Theo quy định hiện này, việc xử lý hóa đơn ghi sai tỷ giá như thế nào? Trong bài viết sau đây, MISA SME sẽ tổng hợp và giới thiệu đến các bạn những thông tin chính xác nhất.

1. Các thông tư, điều luật liên quan đến việc xuất hóa đơn sai tỷ giá

Theo điều 4, Thông tư 80/2021/TT-BTC quy định: “2. Tỷ giá giao dịch thực tế được thực hiện theo quy định pháp luật về kế toán”. Do đó, tỷ giá để lập hóa đơn ghi nhận doanh thu là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi chỉ định khách hàng thanh toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Tuy nhiên, do Thông tư 200/2014/TT-BTC đã được sửa đổi bằng Thông tư 53/2016/TT-BTC, cụ thể: “doanh nghiệp có thể lựa chọn tỷ giá giao dịch thực tế là tỷ giá xấp xỉ với tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch. Tỷ giá xấp xỉ phải đảm bảo chênh lệch không vượt quá +/-1% so với tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình. Tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình được xác định hàng ngày hoặc hàng tuần hoặc hàng tháng trên cơ sở trung bình cộng giữa tỷ giá mua và tỷ giá bán chuyển khoản hàng ngày của ngân hàng thương mại.

Việc sử dụng tỷ giá xấp xỉ phải đảm bảo không làm ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của kỳ kế toán.”

Ngoài ra, khi cần xử lý hóa đơn ghi sai tỷ giá, căn cứ tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử có sai sót như sau:

– Hủy hóa đơn điện tử: 

Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì bên bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

– Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn:

Nếu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc bên bán phát hiện có sai sót (sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót) thì bên bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.

Bên bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót và chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

– Điều chỉnh hoặc lập hóa đơn mới thay thế:

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc bên bán phát hiện có sai sót (sai mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng) thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

+ Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót:

Nếu bên bán và bên mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Lưu ý: 

Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì bên bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.

+ Lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót:

Bên bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót, trừ trường hợp bên bán và bên mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó bên bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

– Bên bán kiểm tra sai sót:

Nếu cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thì cơ quan này thông báo cho bên bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT để bên bán kiểm tra sai sót.

2. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ được quy định cụ thể tại Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể: 

– Lập hóa đơn, biên lai:

• Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn giao cho người mua, kể cả hàng dùng cho khuyến mại, biếu tặng, trả thay lương, nội bộ (trừ hàng luân chuyển nội bộ để sản xuất). Nội dung hóa đơn tuân theo Điều 10, định dạng hóa đơn điện tử theo Điều 12.
• Khi khấu trừ thuế TNCN, tổ chức thu thuế phải lập chứng từ khấu trừ hoặc biên lai theo Điều 32. Không cấp chứng từ khấu trừ nếu cá nhân ủy quyền quyết toán thuế.

– Quy định về cấp chứng từ khấu trừ: 

• Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng: Công ty được lựa chọn cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
• Cá nhân ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên: Cấp một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

– Đăng ký và thông báo phát hành hóa đơn, biên lai: Doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh phải đăng ký sử dụng hoặc thông báo phát hành theo Điều 15, Điều 34 và khoản 1 Điều 36 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đối với hóa đơn, biên lai do cơ quan thuế đặt in, việc thông báo thực hiện theo khoản 3 Điều 24 và khoản 2 Điều 36 Nghị định 123/2020/NĐ-CP..

– Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, biên lai: Thực hiện báo cáo theo quy định tại Điều 29 và Điều 38.

– Nguyên tắc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử: Căn cứ khoản 5 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế, quản lý thuế và quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Nguyên tắc sử dụng dữ liệu hóa đơn, chứng từ phục vụ công tác quản lý thuế: Căn cứ khoản 6 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, dữ liệu hóa đơn, chứng từ khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, dữ liệu chứng từ khi thực hiện các giao dịch nộp thuế, khấu trừ thuế và nộp các khoản thuế, phí, lệ phí là cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác quản lý thuế và cung cấp thông tin hóa đơn, chứng từ cho các tổ chức, cá nhân có liên quan.

– Nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử: Căn cứ khoản 7 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Hóa đơn được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập vẫn phải thể hiện tên đơn vị bán là bên ủy nhiệm. Việc ủy nhiệm phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm thể hiện đầy đủ các thông tin về hóa đơn ủy nhiệm (mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm) và phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ. Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể nội dung này.

– Nguyên tắc ủy nhiệm lập biên lai thu phí, lệ phí: Căn cứ khoản 8 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức thu phí, lệ phí được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập biên lai thu phí, lệ phí.

Biên lai được ủy nhiệm cho bên thứ ba vẫn ghi tên của tổ chức thu phí, lệ phí là bên ủy nhiệm. Việc ủy nhiệm phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm thể hiện đầy đủ các thông tin về biên lai ủy nhiệm (mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức thanh toán biên lai ủy nhiệm) và phải thông báo cho cơ quan thuế khi thông báo phát hành biên lai.

Việc xử lý hóa đơn ghi sai tỷ giá là vấn đề cần quan tâm để đảm bảo công tác kế toán của doanh nghiệp tránh những rủi ro về mặt pháp lý. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi cung cấp đã đem lại những giá trị hữu ích cho các bạn.

Phần mềm kế toán MISA SME.NET đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ tài chính kế toán, giúp kế toán tiết kiệm thời gian và công sức. Để tìm hiểu thêm về phần mềm kế toán MISA SME mới nhất cũng như trải nghiệm phần mềm miễn phí, anh/chị vui lòng điền form dưới đây: