Hướng dẫn xử lý hóa đơn ghi sai tỷ giá

Viết sai tỷ giá trên hóa đơn là vấn đề mà nhiều kế toán gặp phải. Theo quy định hiện này, việc xử lý hóa đơn ghi sai tỷ giá như thế nào? Trong bài viết sau đây, MISA SME sẽ tổng hợp và giới thiệu đến các bạn những thông tin chính xác nhất.

1. Các thông tư, điều luật liên quan đến việc xuất hóa đơn sai tỷ giá

Theo điều 4, Thông tư 80/2021/TT-BTC quy định:

“2. Tỷ giá giao dịch thực tế được thực hiện theo quy định pháp luật về kế toán”.

Do đó, tỷ giá để lập hóa đơn ghi nhận doanh thu là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi chỉ định khách hàng thanh toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Tuy nhiên, do Thông tư 200/2014/TT-BTC đã được sửa đổi bằng Thông tư 53/2016/TT-BTC, cụ thể:

“Doanh nghiệp có thể lựa chọn tỷ giá giao dịch thực tế là tỷ giá xấp xỉ với tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch. Tỷ giá xấp xỉ phải đảm bảo chênh lệch không vượt quá +/-1% so với tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình. Tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình được xác định hàng ngày hoặc hàng tuần hoặc hàng tháng trên cơ sở trung bình cộng giữa tỷ giá mua và tỷ giá bán chuyển khoản hàng ngày của ngân hàng thương mại.

Việc sử dụng tỷ giá xấp xỉ phải đảm bảo không làm ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của kỳ kế toán.”

2. Hướng dẫn xử lý hóa đơn sai tỷ giá

Căn cứ tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử có sai sót như sau:

• Trường hợp sai tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế: Trong tình huống hóa đơn điện tử được lập có sai sót liên quan đến tên hoặc địa chỉ của người mua, nhưng mã số thuế và các thông tin còn lại đều chính xác, thì:

• • Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn

  • Thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA) ban hành kèm theo Nghị định.

• Trường hợp sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa: Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:
  • Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh: Hóa đơn này phải thể hiện rõ dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
  • Lập hóa đơn điện tử thay thế: Hóa đơn mới này cần ghi rõ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.

Theo đó, khi phát hiện hóa đơn điện tử ghi sai tỷ giá, doanh nghiệp không được hủy hóa đơn, mà phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, kèm theo thông báo gửi cơ quan thuế nếu cần, nhằm đảm bảo tuân thủ đúng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

3. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ.

Căn cứ theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

(1) Lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Khi phát sinh hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm lập hóa đơn giao cho người mua, bao gồm cả các trường hợp:

• Hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu;

• Hàng hóa, dịch vụ được biếu, tặng, cho, trao đổi, trả thay lương hoặc tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ tiếp tục quá trình sản xuất);

• Các trường hợp lập hóa đơn khác theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi tại khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

Hóa đơn lập phải đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bổ sung bởi điểm đ khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, dữ liệu phải tuân theo chuẩn định dạng của cơ quan thuế theo Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

(2) Lập chứng từ khi khấu trừ hoặc thu thuế, phí, lệ phí

Tổ chức, cá nhân thực hiện khấu trừ thuế, thu thuế, phí, lệ phí phải lập:

• Chứng từ khấu trừ thuế, hoặc

• Biên lai thu thuế, phí, lệ phí

…và giao cho đối tượng có nghĩa vụ thuế, đồng thời bảo đảm nội dung đúng theo Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Khi sử dụng chứng từ điện tử, cần tuân thủ định dạng dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cần cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

• Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng: được cấp chứng từ cho từng lần khấu trừ hoặc một chứng từ chung cho cả năm nếu có yêu cầu.

• Đối với cá nhân ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên: chỉ cấp một chứng từ khấu trừ thuế cho cả năm tính thuế.

(3) Đăng ký, thông báo phát hành trước khi sử dụng

Trước khi sử dụng hóa đơn, chứng từ, các đơn vị như doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, phải thực hiện đăng ký sử dụng với cơ quan thuế hoặc thực hiện thông báo phát hành theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi điểm b khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Điều 34 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 21 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP và khoản 1 Điều 36 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 24 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Riêng hóa đơn, biên lai do cơ quan thuế đặt in, sẽ do cơ quan thuế thực hiện thông báo phát hành (theo khoản 3 Điều 24 và khoản 2 Điều 36 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi).

(4) Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, biên lai

Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có trách nhiệm báo cáo định kỳ việc sử dụng hóa đơn mua từ cơ quan thuế, biên lai tự in, đặt in hoặc mua từ cơ quan thuế, theo hướng dẫn tại Điều 29 và Điều 38 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

(5) Tuân thủ pháp luật liên quan

Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế, quản lý thuế và quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP;

(6) Dữ liệu hóa đơn là căn cứ quản lý thuế

• Dữ liệu từ hóa đơn, chứng từ trong quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ hay thu thuế, phí… là căn cứ để quản lý thuế và cung cấp thông tin cho các bên liên quan.

• Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, cơ quan thuế sử dụng cơ sở dữ liệu về hóa đơn điện tử để thực hiện các biện pháp khuyến khích người tiêu dùng lấy hóa đơn khi mua hàng hóa, dịch vụ như: Chương trình khách hàng thường xuyên, chương trình tham gia dự thưởng, chương trình hóa đơn may mắn.

• Đối với biện pháp khuyến khích người tiêu dùng là cá nhân lấy hóa đơn khi mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ công tác tuyên truyền, nâng cao ý thức người tiêu dùng do cơ quan thuế thực hiện, Bộ Tài chính tổ chức thực hiện nội dung này từ nguồn ngân sách nhà nước được đảm bảo hàng năm để hiện đại hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác quản lý thuế theo quy định của pháp luật quản lý thuế;

(7) Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Người bán có thể ủy quyền cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử, với điều kiện:

• Hóa đơn phải thể hiện rõ đơn vị bán là bên ủy nhiệm.

• Việc ủy nhiệm phải có văn bản thỏa thuận rõ ràng, bao gồm: mục đích, thời hạn, phương thức thanh toán, và phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Nếu hóa đơn ủy nhiệm là loại không có mã của cơ quan thuế, thì bên ủy nhiệm phải gửi dữ liệu hóa đơn thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ.

(8) Ủy nhiệm lập biên lai thu phí, lệ phí

Tổ chức thu phí, lệ phí được phép ủy quyền cho bên thứ ba lập biên lai, nhưng vẫn phải:

• Thể hiện tên tổ chức thu phí, lệ phí là bên ủy nhiệm;

• Có văn bản ủy nhiệm đầy đủ nội dung và thông báo với cơ quan thuế trước khi phát hành biên lai.

(9) Tích hợp hóa đơn và biên lai trên một định dạng

Khi tổ chức thu thuế, phí và người bán cùng thực hiện giao dịch với một khách hàng, hai bên được tích hợp biên lai và hóa đơn trên cùng định dạng điện tử. Yêu cầu:

• Đảm bảo đầy đủ nội dung của cả hai loại chứng từ;

• Đúng định dạng quy định bởi cơ quan thuế;

• Có thỏa thuận rõ trách nhiệm lập hóa đơn tích hợp, kèm theo thông báo gửi cơ quan thuế theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA) của Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Kết luận

Việc xử lý hóa đơn ghi sai tỷ giá là vấn đề cần quan tâm để đảm bảo công tác kế toán của doanh nghiệp tránh những rủi ro về mặt pháp lý. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi cung cấp đã đem lại những giá trị hữu ích cho các bạn.

Phần mềm kế toán MISA SME.NET đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ tài chính kế toán, giúp kế toán tiết kiệm thời gian và công sức. Để tìm hiểu thêm về phần mềm kế toán MISA SME mới nhất cũng như trải nghiệm phần mềm miễn phí, anh/chị vui lòng điền form dưới đây: