5 cách quản lý công nợ hiệu quả cho các doanh nghiệp hiện nay

Công nợ phát sinh khi doanh nghiệp bán hàng hóa hoặc cung cấp các sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng. Tuy nhiên, hiện có rất nhiều doanh nghiệp phải gánh chịu hậu quả do khách hàng chậm hoặc không chịu thanh toán nợ, trong nghề gọi là tuổi nợ và hạn nợ.

 

 

>> Quy trình thu hồi công nợ hiệu quả cho doanh nghiệp hiện nay

>> 3 phương pháp quản lý chi tiết công nợ phải trả cho doanh nghiệp hiện nay

>> Kế toán bán hàng và công nợ phải thu trong MISA SME.NET

Vấn đề này ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trực tiếp tác động tới công ăn việc làm của người lao động cũng như sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vì các khoản nợ đến hạn và các khoản doanh nghiệp cho khách hàng vay chính là một loại tài sản của công ty.

Để có thể tránh được tình trạng này, chủ doanh nghiệp cần phải có các phương pháp quản lý công nợ phải thu một cách hiệu quả: “Thu hồi nhanh nhất các khoản nợ của khách hàng: Giảm thời gian và lượng tiền bị chiếm dụng”.

1. Xây dựng một chính sách bán hàng rõ ràng. Hiệu quả của hoạt động về các khoản phải thu trong công ty là sự phối hợp hoạt động nhịp nhàng giữa bộ phận kế toán và các bộ phận khác như: bộ phận Bán hàng, phòng Kinh doanh, bộ phận Dịch vụ khách hàng, và thậm chí cả Ban Giám đốc.

2. Yêu cầu khách hàng ký thoả thuận, quy định việc thanh toán bắt buộc phải thực hiện đúng hạn, đồng thời quy định rõ mức phạt phải chịu nếu thanh toán chậm. Lưu trữ dưới dạng tài liệu mọi giao dịch, liên hệ với khách hàng như: email, thư, cuộc gọi,… đòi nợ, đề phòng nếu cần sử dụng cho việc tranh tụng sau này.

3. Đánh giá và tìm cách cải thiện các quy trình liên quan đến hiệu quả khoản phải thu (chuyển tiền, quản trị tín dụng khách hàng và thu hồi nợ).

4. Thiết lập các chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động các khoản phải thu. Các chỉ số này sẽ giúp các nhà quản lý nhìn thấy được và đo được hiệu quả hoạt động các khoản phải thu. Hiện các công ty thường sử dụng ba chỉ tiêu cơ bản để đo lường hiệu quả hoạt động của công nợ phải thu như vòng quay các khoản phải thu, tỷ lệ các khoản phải thu trên doanh thu, sắp xếp tuổi nợ các khoản phải thu. Các chỉ tiêu này cần phải đáp ứng được 03 tiêu chuẩn: nhất quán, chuẩn hóa, phải được thông báo và hiểu bởi các bộ phận liên quan trong công ty.

Các khoản phải thu sẽ xác định quyền lợi của doanh nghiệp về một khoản tiền, hàng hóa, dịch vụ… mà doanh nghiệp thu về trong tương lai. Đây cũng là loại tài sản của doanh nghiệp đang bị các đơn vị, tổ chức kinh tế, cá nhân khác chiếm dụng, đòi hỏi doanh nghiệp cần có trách nhiệm thu hồi.

Ngoài các cách kể trên, doanh nghiệp có thể tìm hiểu để sử dụng một phần mềm quản lý công nợ tự động, hiệu quả. Phần mềm kế toán MISA SME.NET giúp doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ bán hàng từ việc lập báo giá, tiếp nhận đơn đặt hàng, hợp đồng của khách hàng đến việc xuất hóa đơn bán sản phẩm/dịch vụ, theo dõi, hạch toán các khoản chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại, bán hàng kèm quà tặng,…Phần mềm cho phép doanh nghiệp quản lý tình hình sử dụng hóa đơn, in hóa đơn trực tiếp từ phần mềm, tuân thủ đúng các quy định về phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn. Giám đốc và Kế toán dễ dàng quản trị tình hình bán hàng theo từng Chi nhánh, Phòng kinh doanh, Nhân viên kinh doanh hoặc xem các báo cáo bán hàng theo sản phẩm, nhóm sản phẩm, thị trường.