Một số lưu ý về hồ sơ, sổ sách và chứng từ quyết toán Thuế

1. Thuế GTGT

• Tờ khai thuế GTGT hàng tháng là căn cứ quan trọng nhất để cơ quan thuế kiểm tra việc kê khai nộp thuế của DN, do vậy khi nhận được thông báo quyết toán, việc đầu tiên là bạn phải tập hợp đầy đủ các tờ khai hàng tháng và xếp theo từng năm với nhau. Trường hợp phát hiện thiếu tờ khai của tháng nào cần phải kiểm tra xem tháng đó có kê khai không hay là đánh mất để xử lý.
• Cán bộ thuế thường bắt đầu bằng công đoạn kiểm tra hoá đơn đầu ra đầu vào theo tờ khai đã kê khai hàng tháng. Do vậy bạn nên sắp xếp hóa đơn GTGT đầu ra đầu vào bản gốc kèm theo các tờ khai để cán bộ thuế “chấm” chứng từ.
• Cần phải kiểm tra lại tất cả các hóa đơn đã kê khai nhưng có vấn đề (bị mất bản gốc, số tiền lớn hơn 20tr nhưng không chuyển tiền qua NH, sai tên, địa chỉ, mã số thuế….) photo ra một bản, lập bảng kê để riêng ra.
• Các hóa đơn bị mất bản gốc, chỉ có bản photo cần chuẩn bị kèm theo các công văn báo mất đã gửi cơ quan thuế
• Các hóa đơn đầu ra hủy cần photo kèm với biên bản hủy để riêng ra
• Các hoá đơn mua hàng có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng trở lên bạn nên có bản sao chứng từ thanh toán kèm theo để đỡ mất công mỗi lần cán bộ thuế hỏi lại phải đi tìm trong tập sổ phụ ngân hàng.
• Nhân viên thuế thường sẽ đòi 1 file excel tổng hợp tất cả các báo cáo thuế cho họ. Nên tốt nhất mình lập sẵn một file excel tổng hợp đó khi họ cần cung cấp được luôn.

2. Thuế TNCN

• Hợp đồng lao động (để xem xét việc trả lương Gross hay là lương net, mức lương, các khoản phụ cấp và các chế độ khác…), hồ sơ nhân sự (để chắc chắn nhân sự đó có tồn tại thật tại công ty.
• Quyết định lương, quyết định tăng lương, quy chế lương công ty.
• Bảng lương và các chứng từ thanh toán lương, kèm một file excel tổng hợp từng năm về tổng thu nhập, tổng thuế phải nộp, đã nộp
• Thẻ lương nhân viên có chữ ký của người nhận, UNC chuyển lương qua Ngân hàng
• Các biên lai khấu trừ thuế cho các lao động không ký hợp đồng, các lao động nghỉ việc giữa năm
• Tờ khai đăng ký giảm trừ gia cảnh có xác nhận của cơ quan thuế của từng nhân sự
• Bản sao công chứng hộ chiếu, visa của các cá nhân người nước ngoài
• Các ủy quyền quyết toán thuế của các lao động quyết toán thuế tại doanh nghiệp
• Các giấy tờ khác liên quan

3. Thuế Tiêu thụ đặc biệt (TTĐB)

• Các chứng minh thuế TTĐB đã nộp ở khâu trước để khấu trừ ở khâu tại doanh nghiệp đối với đơn vị sản xuất mặt hàng chịu thuế
• Các tờ khai nộp thuế, biên lai nộp thuế ở khâu nhập khẩu và bán hàng trong nước
• Tổng hợp doanh số hàng hóa tiêu thụ đặc biệt bán ra
• Các giấy tờ tài liệu khác có liên quan

4. Thuế Xuất nhập khẩu, thuế nhà thầu

• Các hợp đồng ngoại bản Tiếng Anh và tiếng Việt, nếu có dịch công chứng là tốt nhất
• Hồ sơ tài liệu liên quan đến các mặt hàng xuất nhập khẩu như: CO, CQ,…
• Tờ khai nhập khẩu, xuất khẩu
• Chứng từ nộp thuế bằng tiền mặt, chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng (photo)
• Các tài liệu khác có liên quan.

5. Thuế TNDN