1. Quy định về việc lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

a. Doanh nghiệp nộp báo cáo theo quý

b. Doanh nghiệp nộp báo cáo theo quý

• Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn tức là không phát sinh hoạt động bán hàng thì vẫn phải làm Báo cáo THSDHĐ tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (= 0). (Quy định tại Điều 27 của TT 39/2014/TT-BTC).
• Không phải làm báo cáo hóa đơn nếu chỉ mới thông báo phát hành mà chưa sử dụng. Theo Công văn số 4861/TCT-CS ngày 4/12/2018 của Tổng cục Thuế về việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thì: trường hợp doanh nghiệp nộp thông báo phát hành hóa đơn trong quý I nhưng đăng ký thời điểm bắt đâuỳ sử dụng hóa đơn là từ quý II thì không phải nộp báo cáo hóa đơn của quý I, theo đó không bị xử phạt đối với hành vi không nộp báo cáo hóa đơn quý I.

2. Cách làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo mẫu BC26/AC trên HTKK mới nhất

Bước 1: Đăng nhập vào HTKK

Bước 2: Điền đầy đủ các chỉ tiêu ở các cột trên báo cáo

• Sau khi chọn mẫu hóa đơn phần mềm sẽ tự động nhảy tên loại hóa đơn ở cột 2

• Cột “Ký hiệu mẫu hóa đơn” phần mềm sẽ tự nhảy nhưng chỉ hiển thị “01GTKT” hoặc “02GTTT” tùy theo lựa chọn ban đầu của bạn. Bạn phải điền nốt hậu tố theo đúng ký hiệu mẫu hóa đơn của Công ty (ở góc trên cùng bên phải của hóa đơn) VD: 01GTKT3/001
• Cột “Ký hiệu hóa đơn” lấy thông tin ở góc phải của hóa đơn để điền vào

• Cột “Tổng số” Không cần điền

• Cột “Số tồn đầu kỳ”

• Cột số 8 và 9 “số mua/phát hành trong kỳ”: là số hóa đơn GTGT đặt in mà kỳ này các bạn đã làm thông báo phát hành, hoặc số hóa đơn bán hàng mà kỳ này các bạn đã mua của Chi cục thuế. (Nếu trong kỳ bạn không mua hóa đơn của chi cục thuế hoặc không phát hành thêm hóa đơn thì 2 cột này bỏ trống)

• Cột 10, 11, 12 ” Tổng số sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy” – máy tự tổng hợp.

• Cột 15 – số xóa bỏ: là số hóa đơn đã lập nhưng do các bạn viết sai nên phải xóa bỏ (mà các bạn gạch chéo, hoặc làm biên bản thu hồi) (bạn phải điền đầy đủ tất cả các số hóa đơn xóa bỏ)

• Cột 19 – số Hủy: là những hóa đơn được hủy theo quy định do hoá đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hoá đơn, công ty bạn giải thể, chia tách, sáp nhập… không tiếp tục sử dụng hóa đơn. phải thành lập hội đồng hủy, có quyết định hủy và phải thông báo kết quả hủy với cơ quan thuế.
  Chú ý: khi đưa các số hóa đơn hủy hoặc xóa bỏ vào phần mềm các bạn phải gõ đủ 7 chữ số của 1 số hóa đơn, và ngăn cách giữa các số = dấu chấm phẩy “;”, không sử dụng dấu cách.

• Cột số 13″ Số lượng hóa đơn đã sử dụng” : các bạn điền số lượng hóa đơn đã xuất ra, không bao gồm các số đã xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ.

• Cột 13 = số hóa đơn viết cuối cùng trong kỳ – số hóa đơn viết đầu tiên trong kỳ + 1 – các số hóa đơn: xóa bỏ, mất, hủy. 

• Cột 20, 21, 22 ” Tồn cuối kỳ”: Phần mềm tự nhảy, bạn không cần điền.

• Cuối cùng là các bạn nhập tên Người đại diện pháp luật là xong.