Hướng dẫn hạch toán trường hợp hàng về trước hóa đơn về sau

1. Chứng minh hàng hóa được chuyển về trước hóa đơn

Trước khi tiến hành hạch toán, cần chứng minh hàng hóa được chuyển về trước hóa đơn:

• Có biên bản hợp đồng kí kết giữa hai bên, giấy xuất – nhập của bên cung cấp, biên bản giao nhận hàng hóa.
• Biên bản thỏa thuận, hợp đồng giữa các bên, phiếu xuất kho, nhập kho, chứng từ chuyển tiền, cam kết xuất hóa đơn sau.
• Trong biên bản cần ghi rõ thời gian, địa điểm giao nhận hàng, giao hóa đơn, chứng từ cho hàng đi đường.
• Chỉ doanh nghiệp vận tải mới có thể được phép xuất hóa đơn gộp vào cuối mỗi tháng.

2. Căn cứ vào phiếu nhập kho, hạch toán vào sổ theo giá tạm tính chưa có thuế

Nợ 152 (153, 156): Số lượng nhập x Giá tạm tính

3. Hướng dẫn hạch toán khi hóa đơn về, căn cứ hóa đơn

• Giá mua = giá tạm tính

Nợ TK133: Theo số tiền thuế trên hóa đơn.

Có TK111,112,331: Số lượng mua x Giá mua x % Thuế suất

• Giá mua < giá tạm tính

– Phản ánh thuế:

Nợ TK 133:

Có TK 111,112,331: Số lượng mua x Giá mua x % Thuế suất

– Điều chỉnh giảm:

Nợ TK 111,112,331: Số lượng x (Giá tạm tính – Giá mua)

Có TK 152, 156: Số lượng x (Giá tạm tính – Giá mua)

• Giá mua > giá tạm tính

– Phản ánh thuế

Nợ TK133:

Có TK 111,112,331: Số lượng mua x Giá mua x % Thuế suất

– Điều chỉnh tăng

Nợ TK 152, 156: Số lượng x (Giá mua – Giá tạm tính)

Có TK 111,112,331: Số lượng mua x (Giá mua – Giá tạm tính)

4. Về chi phí thuế

Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về thời điểm lập hóa đơn như sau:

“Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hoá là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.”

– Đối với bên bán:

Bán hàng nhưng không xuất hóa đơn theo đúng thời điểm, được coi là vi phạm quy định về thời điểm lập hóa đơn. Mức vi phạm này sẽ bị phạt từ 4.000.000đ – 8.000.000đ

– Đối với bên mua: Khi nhận những hàng về trước hóa đơn, nhập kho và bán cho đơn vị khác khi chưa có hóa đơn đầu vào thì việc khấu trừ thuế GTGT tuân thủ điều kiện sau ( theo Điều 15, Thông tư số 6/2012/TT-BTC):

• “Có hóa đơn GTGT hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc chứng từ nộp thuế GTGT nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài theo hướng dẫn của Bộ Tài chính áp dụng đối với các tổ chức nước ngoài không có tư cách pháp nhân Việt Nam và cá nhân nước ngoài kinh doanh hoặc có thu nhập phát sinh tại Việt Nam.
• Có chứng từ thanh toán qua ngân hàng đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm hàng hóa nhập khẩu) từ hai mươi triệu đồng trở lên, trừ trường hợp tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới hai mươi triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT.”

Như vậy, nếu cơ quan thuế xác thực được hoạt động mua bán là có thật thì bên mua sẽ được khấu trừ VAT đối với hàng về trước hóa đơn.

– Về thuế thu nhập doanh nghiệp

Với những hóa đơn về sau hàng hóa mà bên mua không được nhận đúng thời điểm thì vẫn sẽ tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Điều kiện là việc mua bán được xác thực là có thật và đầy đủ các loại giấy tờ chứng thực theo đúng quy định.

Với những hóa đơn đầu vào mà bên mua nhận không đúng thời điểm thì sẽ vẫn được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu việc mua bán là có thật và có đầy đủ các giấy tờ liên quan cũng như đáp ứng được các điều kiện được trừ theo quy định.

5. Xử lý tình huống

Doanh nghiệp X mua hàng nhưng người bán không lập hóa đơn giao cho doanh nghiệp X ngay mà đến cuối tháng quyết toán số hàng đã cung cấp trong tháng. Sau đó qua tháng sau người bán mới xuất 1 hóa đơn giao cho doanh nghiệp tôi (có khi nhiều tháng sau mới có hóa đơn nhưng hàng hóa doanh nghiệp X đã bán hết). Như vậy, hàng doanh nghiệp X mua vào rồi bán, có hóa đơn bán nhưng chưa có hóa đơn mua vào thì có sai không? Nếu sai thì bị xử lý thế nào?

Doanh nghiệp X bán hàng rồi mới nhận được hóa đơn của người bán là sai phạm, đó là bán “khống”. Nếu đã kê khai khấu trừ thuế đầu vào thì bị loại ra và xử phạt về hành vi gian lận thuế. Về nguyên tắc, đối với các lô hàng thuộc loại này cũng không được tính vào chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Đối với loại hàng hóa này đã bán, có thu nhập, có tính đủ thuế GTGT, đã kê khai đầu ra, nếu không cho tính chi phí giá vốn thì rất vô lý…

Công văn số 7250/2010 và 518/2011 của Tổng cục thuế có hướng dẫn doanh nghiệp tự khai nhận và chịu trách nhiệm thì vẫn cho tính chi phí.

Tuy rằng có cách giải quyết đối với hàng về trước hóa đơn về sau nhưng lời khuyên dành cho các doanh nghiệp là vẫn nên tuân thủ các quy trình buôn bán, giao nhận hàng hóa đúng pháp luật để tránh những rủi ro không đáng có xảy ra.

>> Hướng dẫn tổng hợp hạch toán cho công ty xây dựng
>> Hướng dẫn hạch toán các nghiệp vụ công ty sản xuất
>> Kế toán lưu ý mức phạt hạch toán sai tài khoản, sửa chữa sổ…
>> Hướng dẫn hạch toán thiệt hại sản phẩm hỏng

Phần mềm kế toán MISA SME.NET là phần mềm đáp ứng đầy đủ yêu cầu của nhà quản trị và kế toán. Phần mềm kế toán MISA SME.NET bao gồm 16 phân hệ phù hợp đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ tài chính kế toán theo đúng Thông tư 133/2016/TT-BTC và Thông tư 200/2014/TT-BTC. Đăng ký dùng thử phần mềm tại đây: