Vi phạm hợp đồng kinh tế, kế toán hạch toán như thế nào?

Trong quá trình kí kết các hợp đồng kinh doanh, doanh nghiệp không thể tránh khỏi những rủi ro có thể xảy ra và phải chịu bồi thường khi vi phạm hợp đồng kinh tế. Dưới đây là một số hướng dẫn kế toán thực hiện hạch toán kế toán khi vi phạm hợp đồng, kế toán các doanh nghiệp cần lưu ý để tránh khỏi các sai sót.

1. Vi phạm hợp đồng kinh tế là gì?

Vi phạm hợp đồng kinh tế xảy ra khi một bên tham gia hợp đồng không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ, không đúng các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế. Các hành vi này có thể dẫn đến tranh chấp, gây thiệt hại tài chính, làm xáo trộn mối quan hệ hợp tác và ảnh hưởng đến hoạt động kế toán của các bên liên quan.

Các hình thức vi phạm hợp đồng kinh tế thường gặp gồm có:

• Không thực hiện hợp đồng.
• Thực hiện không đúng cam kết.
• Chậm thanh toán.
• Bồi thường thiệt hại.

2. Quy định về việc nộp phạt vi phạm hợp đồng

Theo Điều 300 và Điều 301 Luật Thương mại 2005, quy định về phạt vi phạm hợp đồng thương mại được nêu như sau:

Phạt vi phạm là việc bên bị vi phạm yêu cầu bên vi phạm nộp một khoản tiền phạt vì không thực hiện đúng cam kết trong hợp đồng, với điều kiện điều khoản phạt này đã được các bên thỏa thuận trước đó trong hợp đồng. Tuy nhiên, các trường hợp sau đây được miễn trách nhiệm:

• Các tình huống miễn trách nhiệm đã được các bên thống nhất từ trước.
• Sự kiện bất khả kháng xảy ra ngoài ý muốn.
• Lỗi vi phạm hoàn toàn thuộc về bên bị vi phạm.
• Vi phạm xuất phát từ việc thực hiện quyết định của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền mà các bên không thể lường trước khi ký hợp đồng.

Trong trường hợp này, bên vi phạm hợp đồng cần phải đưa ra bằng chứng để chứng minh việc mình thuộc vào các trường hợp được miễn trách nhiệm nêu trên.

Thông thường, mức phạt vi phạm được quyết định dựa trên sự thỏa thuận giữa các bên trong hợp đồng, nhưng không được vượt quá 8% giá trị của phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm.

Đối với kết quả giám định sai:

• Nếu thương nhân kinh doanh dịch vụ giám định cấp chứng thư giám định sai kết quả do lỗi vô ý, họ phải chịu phạt theo thỏa thuận, nhưng mức phạt không được vượt quá mười lần thù lao dịch vụ giám định.
• Trong trường hợp lỗi do cố ý, thương nhân giám định phải bồi thường toàn bộ thiệt hại thực tế phát sinh cho khách hàng đã trực tiếp yêu cầu giám định.
• Khách hàng có trách nhiệm đưa ra bằng chứng chứng minh lỗi và kết quả giám định sai của thương nhân kinh doanh dịch vụ giám định.

Như vậy, luật quy định rõ ràng rằng mức phạt vi phạm hợp đồng thương mại do các bên thỏa thuận, nhưng giới hạn tối đa không được vượt quá 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm.

3. Quy định về Thuế thu nhập doanh nghiệp khi vi phạm hợp đồng kinh tế

Theo Thông tư 78/2014/TT-BTC, Điều 6, quy định về nộp thuế thu nhập doanh nghiệp khi vi phạm hợp đồng kinh tế như sau:

“2.36. Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính bao gồm: vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm chế độ kế toán thống kê, vi phạm pháp luật về thuế bao gồm cả tiền chậm nộp thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế và các khoản phạt về vi phạm hành chính khác theo quy định của pháp luật.”

Như vậy, cơ sở kinh doanh sẽ nộp khoản chi phí nộp phạt vì vi phạm hành chính vào khoản chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu đáp ứng điều kiện sau:

• Cơ sở kinh doanh lập phiếu chi tiền cho khoản phạt vi phạm hợp đồng kinh tế
• Trong hợp đồng kinh tế phải ghi rõ nguyên nhân phạt, mức phạt và tiền phạt

Khoản thu cơ sở kinh doanh nhận từ vi phạm hành chính là khoản thu nhập khác chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

4. Hướng dẫn hạch toán tiền vi phạm hợp đồng kinh tế

Đối với bên thu tiền vi phạm hợp đồng kinh tế:

– Trường hợp 1: Các khoản tiền phạt được ghi giảm giá trị tài sản

Nợ TK 331, 111, 112…

Có các TK 151, 153, 154, 156, 241, 211…

– Trường hợp 2: Các khoản tiền phạt được ghi nhận vào thu nhập khác

Nợ 331, 111, 112…

Có TK 711 – thu nhập khác.

– Trường hợp 3: Các khoản được bên thứ ba bồi thường (như tiền bảo hiểm được bồi thường, tiền đền bù di dời cơ sở kinh doanh…)

Nợ các TK 111, 112,…

Có TK 711 – Thu nhập khác.

– Các khoản chi phí liên quan đến xử lý các thiệt hại đối với những trường hợp đã mua bảo hiểm:

Nợ TK 811 – Chi phí khác

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 112, 152,…

Đối với bên chi tiền vi phạm hợp đồng kinh tế:

Nợ TK 811 – Chi phí khác

Có các TK 111, 112

Có TK 333

Có TK 338

5. Biện pháp phòng ngừa và quản lý kế toán đối với vi phạm hợp đồng kinh tế

Việc phòng ngừa và quản lý kế toán trong các trường hợp vi phạm hợp đồng kinh tế không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro tài chính mà còn đảm bảo tính minh bạch và chính xác của báo cáo tài chính. Các doanh nghiệp có thể tham khảo một số biện pháp dưới đây:

• Quản lý công nợ: Hệ thống kiểm soát nội bộ cần được thiết kế để theo dõi toàn bộ quá trình công nợ, từ khâu ghi nhận, theo dõi đến thu hồi. Việc phân loại các khoản phải thu theo thời hạn (dưới 30 ngày, 30-90 ngày, trên 90 ngày) giúp doanh nghiệp nhận diện sớm các khoản nợ có nguy cơ khó đòi.
• Soạn thảo hợp đồng rõ ràng: Một hợp đồng kinh tế cần được xây dựng với các điều khoản chi tiết về phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại, miễn trách nhiệm, và các phương thức giải quyết tranh chấp. Điều này không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi của các bên mà còn hỗ trợ kế toán trong việc hạch toán chi phí hoặc thu nhập từ vi phạm.
• Theo dõi và đối chiếu thường xuyên: Kế toán cần định kỳ kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các bộ phận nội bộ (kho, kinh doanh, pháp chế) và bên đối tác. Điều này giúp phát hiện sớm các sai lệch, từ đó xử lý kịp thời và tránh vi phạm hợp đồng không đáng có.
• Trích lập dự phòng đầy đủ: Việc trích lập dự phòng là cần thiết để đảm bảo các khoản công nợ khó đòi hoặc tổn thất tiềm tàng được ghi nhận đúng và đủ trên báo cáo tài chính. Tỷ lệ trích lập cần dựa trên các quy định kế toán hiện hành và mức độ rủi ro thực tế của từng khoản công nợ.