Các công việc của kế toán tiền lương trong doanh nghiệp

Kế toán tiền lương là gì? Những công việc kế toán tiền lương phải làm? Muốn làm được công việc của người kế toán tiền lương bạn phải là người phải am hiểu các chính sách về nhân sự và tiền lương.

Trong bài viết này, MISA sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các công việc thực tế của kế toán tiền lương trong doanh nghiệp:

Xem thêm:

Tổng hợp những chính sách mới về tiền lương áp dụng từ tháng 2/2021

Từ 1/1/2021, đã có mức điều chỉnh tiền lương, thu nhập đóng BHXH 2021

Bãi bỏ 20 thông tư, thông tư liên tịch về lao động – tiền lương, BHXH từ ngày 15/2/2021

I. Kế toán tiền lương là gì?

Kế toán tiền lương (Paymaster Accountant) là vị trí kế toán viên chịu trách nhiệm hạch toán tiền lương dựa vào các yếu tố: bảng chấm công, chấm tăng ca, bảng theo dõi công tác, phiếu làm thêm giờ, hợp đồng lao động, hợp đồng khoán (nếu có), bảng kê chi tiết phụ cấp… để lập bảng tính lương, thang tính lương, thanh toán lương cùng các chế độ bảo hiểm xã hội cho toàn bộ nhân viên sao cho hợp lý nhất.

Kế toán tiền lương là công việc không nên xảy ra sai sót vì vậy bạn hãy cố gắng làm thật cẩn thận tránh để xảy ra thất thoát thu nhập cho người lao động. Bài viết dưới đây, mô tả các công việc cơ bản của một kế toán tiền lương để các bạn tham khảo để hiểu thêm về vị trí này.

Kế toán tiền lương bên cạnh việc tính lương hợp lý và chính xác cho nhân viên; còn phải đảm bảo cân bằng chi phí cho doanh nghiệp.

III. Ý nghĩa của tiền lương

– Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động mà người lao động đã bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh và được thanh toán theo kết quả cuối cùng.

– Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, vừa là một yếu tố chi phí cấu thành nên giá trị các loại sản phẩm, lao vụ, dịch vụ. Do đó, việc chi trả tiền lương hợp lý, phù hợp có tác dụng tích cực thúc đẩy người lao động hăng say trong công việc, tăng năng suất lao động, đẩy nhanh tiến bộ khoa học kỹ thuật.

Các Doanh nghiệp sử dụng có hiệu quả sức lao động nhằm tiết kiệm chi phí tăng tích lũy cho đơn vị.

+ Quỹ tiền lương của Doanh nghiệp: là toàn bộ tiền lương mà Doanh nghiệp dùng để trả cho tất cả các loại lao động do Doanh nghiệp trực tiếp quản lý và sử dụng. Đứng trên giác độ hạch toán, quỹ tiền lương được phân thành 2 loại : tiền lương chính và tiền lương phụ.

+ Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho người lao động được tính theo khối lượng công việc hoàn thành hoặc tính theo thời gian làm nhiệm vụ chính tại doanh nghiệp bao gồm tiền lương theo sản phẩm, tiền lương theo thời gian và các khoản phụ cấp kèm theo.

+ Tiền lương phụ: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian không làm việc tại doanh nghiệp nhưng vẫn được hưởng lương theo chế độ quy định như : tiền lương nghỉ phép, nghĩ lễ, nghĩ việc riêng nhưng được hưởng lương …

Công việc của kế toán tiền lương trong doanh nghiệp

– Công việc của kế toán tiền lương là thực hiện công việc ghi chép, tổng hợp và phản ánh kịp thời, đầy đủ các số liệu về số lượng và chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian kết quả lao động.

– Thực hiện tính lương và các khoản trích theo lương như chế độ bảo hiểm, kinh phí công đoàn,…; các khoản phụ cấp phải trả cho NLĐ đảm bảo tính đúng theo các chính sách chế độ lao động hiện hành

– Phân bổ kịp thời và chính xác chi phí lao động đã được phân chia đến từng đối tượng sử dụng lao động để tiến hành phát lương cho NLĐ.

– Thực hiện hướng dẫn, giám sát, kiểm tra các nhân viên hạch toán kế toán tại các bộ phận sản xuất kinh doanh, các phòng ban có liên quan về tình hình chấp hành các chính sách về chế độ tiền lương lao động, chế độ bảo hiểm, kinh phí công đoàn và các khoản phí có liên quan khác theo quy định.

– Thường xuyên kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng quỹ tiền lương. Báo cáo kịp thời cho cấp trên để có hướng giải quyết khi gặp sự cố.

– Theo dõi tình hình trả – tạm ứng tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp, trợ cấp cho NLĐ.

– Tiến hành phân tích tình hình sử dụng quỹ lương, quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn nhằm phát hiện sai phạm, kiểm soát dòng tiền

– Đề xuất biện pháp tiết kiệm quỹ lương, tổng hợp các số liệu cung cấp cho kế toán tổng hợp và các bộ phận quản lý khác.

– Lập các báo cáo về lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương theo định kỳ.

Nhiệm vụ của kế toán tiền lương

– Có chuyên môn, biết cách tính và khai báo các khoản phụ cấp, thu nhập các khoản khấu trừ.

– Nắm thông tin bảng lương của nhân viên, phụ cấp, BHXH..

– Các yếu tố ảnh hưởng đến nghiệp vụ tính lương: ngày giờ làm việc, bảo hiểm..

– Biết khai báo thuế TNCN.

Phần mềm kế toán MISA SME.NET giúp tự động hóa toàn bộ quy trình tính lương trong doanh nghiệp như: – Có thể lập bảng chấm công trên phần mềm hay nhập khẩu kết quả chấm công tổng hợp của bộ phận nhân sự vào phần mềm để tính lương – Cho phép tính lương theo thời gian, hệ số, hay theo mức lương thỏa thuận của doanh nghiệp, đặc biệt phần mềm còn tính được lương làm thêm giờ và làm đêm và tự động tính bảo hiểm, thuế TNCN tạm tính cho từng cán bộ.

Các chứng từ sử dụng khi thực hiện công việc của kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương

Chi tiết tại: Danh sách mẫu chứng từ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

– Bảng chấm công.

– Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành.

– Hợp đồng lao động.

– Bảng thanh toán lương và BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ

– Lập đề nghị thanh toán lương.

– Bảng tạm ứng lương.

– Báo cáo quyết toán thuế TNCN.

– Bảng thanh toán tiền thưởng.

– Các quyết định thôi việc, chấm dứt Hợp đồng

– Các hồ sơ, giấy tờ khác liên quan

Tài khoản sử dụng chính khi thực hiện công việc của kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương

Kết cấu tài khoản 334
Phát sinh bên Nợ: các khoản khấu trừ vào tiền lương, công của NLĐ ( trừ tiền tạm ứng, các khoản trích bảo hiểm, thuế TNCN), số tiền lương đã thanh toán.
Số dư bên Nợ: Tạm ứng trước lương cho nhân viên
Số dư bên Có: Tiền lương, tiền công và các khoản phải trả cho CNV.

Nghiệp vụ hạch toán chi phí tiền lương, các khoản trích theo lương

Các công việc cần làm cuối tháng liên quan đến kế toán tiền lương

Bước 1: Hàng tháng kế toán phải lập bảng tính lương cho người lao động
Việp lập bảng lương cần căn cứ vào những giấy tờ sau:

– Hợp đồng lao động, quy chế tiền lương, các quyết định (nếu có) của giám đốc ban hành…

– Bảng chấm công do các bộ phận gửi về

– Bảng thống kê khối lượng sản phẩm, doanh thu bán hàng… (nếu trả lương theo sản phẩm, doanh thu…)

Bước 2: Trình ký duyệt bảng lương

Bước 3: Căn cứ vào bảng lương đã duyệt, kế toán hạch toán các nghiệp vụ có liên quan

Trình tự kế toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương, các khoản trích theo lương

 1. Hàng tháng tính tiền lương, các khoản phụ cấp theo quy định phải trả cho người lao động và phân bổ cho các đối tượng, kế toán ghi sổ theo định khoản:

Nợ TK 241: Tiền lương trả cho bộ phận xây dựng cơ bản

Nợ TK 622: Nếu tiền lương phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm.

Nợ TK 623 (6231): Tiền lương trả cho công nhân sử dụng máy

Nợ TK 627 (6271): Tiền lương phải trả cho nhân viên quản lý và phục vụ sản xuất ở phân xưởng sản xuất.

Nợ TK 641(6411): Tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng.

Nợ TK 642 (6421): Tiền lương phải trả cho nhân viên các phòng, ban quản lý doanh nghiệp.

Có TK 334: Tổng số tiền lương phải trả cho công nhân viên trong tháng

2. Tiền thưởng phải trả cho công nhân viên

Nợ TK 431 (4311): Thưởng thi đua từ quĩ khen thưởng

Nợ TK622, 627, 641, 642… : Thưởng tính vào chi phí kinh doanh

Có TK 334: Tổng số tiền thưởng phải trả

3. Trích BHXH, BHYT, KPCĐ hàng tháng Nợ TK 622, 627, 641, 642… Phần tính vào chi phí sản xuất kinh doanh

Nợ TK 334: Phần trừ vào thu nhập của người lao động

Có TK 338 (3382, 3383, 3384 theo tổng các khoản KPCĐ, BHXH, BHYT phải trích lập.

4. Bảo hiểm xã hộị phải trả công nhân viên

– Trường hợp doanh nghiệp được giữ lại một phần bảo hiểm xã hội để trực tiếp chi tại doanh nghiệp, thì số phải trả trực tiếp cho công nhân viên, kế toán ghi sổ theo định khoản:

Nợ TK 338(3383 )

Có TK 334 – Phải trả công nhân viên

– Trường hợp doanh nghiệp phải nộp toàn bộ số trích BHXH cho cơ quan bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp có thể chi hộ (ứng hộ) cơ quan bảo hiểm xã hội để trả cho công nhân viên và thanh quyết toán khi nộp các khoản kinh phí này đối với cơ quan bảo hiểm xã hội; kế toán ghi sổ:

Nợ TK 138 (1388 )

Có TK 334 – Phải trả công nhân viên

5. Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên, kế toán ghi:

Nợ TK 334 – Phải trả công nhân viên: tổng số các khoản khấu trừ

Có TK 333 (3338) thuế và các khoản phải nộp nhà nước

Có TK 141, 138…

6. Thanh toán tiền lương, bảo hiểm xã hội cho công nhân viên; kế toán ghi sổ theo định khoản:

– Nếu thanh toán bằng tiền:
Nợ TK 334: Phải trả công nhân viên
Có TK 111, 112

– Nếu thanh toán bằng vật tư, hàng hóa, kế toán ghi:
+ Giá vốn của vật tư, hàng hóa:
Nợ TK 632: giá vốn vật tư hàng hóa
Có TK 152, 153, 154, 155

+ Ghi nhận giá thanh toán:
Nợ TK 334: Phải trả công nhân viên
Có TK 512: Doanh thu nội bộ
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

7. Chuyển tiền nộp BHXH, BHYT, KPCĐ

Nợ TK 338(3382, 3383, 3384) – Phải trả, phải nộp khác
Có TK 111, 112

8. Chi tiêu kinh phí công đoàn để lại cho doanh nghiệp; kế toán ghi sổ theo định khoản:

Nợ TK 338 (3382)
Có TK 111, 112

9. Đến hết kỳ trả lương còn có công nhân chưa lĩnh lương; kế toán chuyển lương chưa lĩnh thành các khoản phải trả, phải nộp khác

Nợ TK 334 – Phải trả công nhân viên
Có TK 338 (3388)

10. Khoản kinh phí công đoàn vượt chi được cấp bù, khi nhận được kế toán ghi sổ theo định khoản:

Nợ TK 111, 112
Có TK 338 – Phải trả phải nộp khác

11. Đối với những doanh nghiệp sản xuất, để đảm bảo sự ổn định của giá thành sản phẩm, doanh nghiệp có thể trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất tính vào chi phí sản xuất sản phẩm, coi như một khoản chi phí phải trả. Mức trích được tính như sau:

– Khi trích trước tiền lương nghỉ phép kế toán ghi:

 Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp
Có Tk 335 – Chi phí phải trả

– Thực tế khi trả lương nghỉ phép kế toán ghi:

Nợ TK 335 – Chi phí phải trả
Có TK 334 – Phải trả công nhân viên

Quy trình ghi sổ kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương

Các hình thức trả lương

Trong xã hội hiện nay, các doanh nghiệp thường lựa chọn trả lương cho NV mình thông qua các hình thức nào để vừa đảm bảo tính minh bạch vừa chính xác nhất.

Quỹ tiền lương

Qũy tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương tính theo người lao động của doanh nghiệp do doanh nghiệp quản lý và chi trả.

Qũy tiền lương bao gồm :

• Tiền lương trả theo thời gian, trả theo sản phẩm, lương khoán
• Các loại phụ cấp làm đêm, thêm giờ và phụ cấp độc hại…;
• Tiền lương trả cho người lao động sản xuất ra sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ qui định;
• Tiền lương trả cho thời gian người lao động ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan như: đi học, tập quân sự, hội nghị, nghỉ phép năm…;
• Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên…..

Phân loại quỹ tiền lương

Trong doanh nghiệp, để phục vụ cho công tác hạch toán và phân tích tiền lương có thể chia ra tiền lương chính và tiền lương phụ.

Tiền lương chính: là tiền lương trả cho thời gian người lao động làm nhiệm vụ chính của họ, gồm tiền lương trả theo cấp bậc và các khoản phụ cấp kèm theo.

Tiền lương phụ: là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian họ thực hiện các nhiệm vụ khác do doanh nghiệp điều động như: hội họp, tập quân sự, nghỉ phép năm theo chế độ,…

Tiền lương chính của người lao động trực tiếp sản xuất gắn liền với quá trình sản xuất ra sản phẩm; tiền lương phụ của người lao động trực tiếp sản xuất không gắn với quá trình sản xuất ra sản phẩm.

Vì vậy, việc phân chia tiền lương chính và tiền lương phụ có ý nghĩa nhất định đối với công tác hạch toán và phân tích giá thành sản phẩm.

Tiền lương chính thường được hạch toán trực tiếp vào các đối tượng tính giá thành, có quan hệ chặt chẽ với năng suất lao động. Tiền lương phụ thường phải phân bổ gián tiếp vào các đối tượng tính giá thành, không có mối quan hệ trực tiếp đến năng suất lao động.

Để bảo đảm cho doanh nghiệp hoàn thành và vượt mức kế hoạch sản xuất thì việc quản lý và chi tiêu quĩ tiền lương phải hợp lý, tiết kiệm qũy tiền lương nhằm phục vụ tốt cho việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn

Quỹ bảo hiểm xã hội

Qũy bảo hiểm xã hội: được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số quỹ lương cơ bản và các khoản phụ cấp (chức vụ, khu vực,…) của người lao động thực tế phát sinh trong tháng.

Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích bảo hiểm xã hội là 20%, trong đó 15% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động nộp, được tính vào chi phí kinh doanh, 5% còn lại do người lao động đóng góp và được tính trừ vào thu nhập của họ.

Quĩ bảo hiểm xã hội được chi tiêu cho các trường hợp người lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất; quĩ này do cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý.

Quỹ bảo hiểm y tế

Quĩ bảo hiểm y tế: được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám chữa bệnh, thuốc chữa bệnh, viện phí,… cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ,….

Quĩ này được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ qui định trên tổng số tiền lương cơ bản và các khoản phụ cấp của người lao động thực tế phát sinh trong tháng.

Tỷ lệ trích bảo hiểm y tế hiện hành là 3%, trong đó 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và 1% trừ vào thu nhập của người lao động.

Kinh phí công đoàn

* Kinh phí công đoàn: hình thành do việc trích lập theo tỷ lệ qui định trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho người lao động thực tế phát sinh trong tháng, tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.

Tỷ lệ trích kinh phí công đoàn theo chế độ hiện hành là 2%. Số kinh phí công đoàn doanh nghiệp trích được, một phần nộp lên lên cơ quan quản lý công đoàn cấp trên, một phần để lại doanh nghiệp chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp.

Tiền lương phải trả cho người lao động, cùng các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn hợp thành chi phí nhân công trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh.

Ngoài chế độ tiền lương và các khoản trích theo lương, doanh nghiệp còn xây dựng chế độ tiền thưởng tập thể, cá nhân có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Tiền thưởng nhằm kích thích người lao động trong sản xuất kinh doanh gồm có: thưởng thi đua, thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm vật tư, phát minh sáng kiến cải tiến kỹ thuật,…

Tự động tính, phân bổ và hạch toán chi phí lương, chi phí bảo hiểm và thuế TNCN tạm tính.

Phần mềm kế toán MISA SME.NET giúp tự động hóa toàn bộ quy trình tính lương trong doanh nghiệp như:

– Có thể lập bảng chấm công trên phần mềm hay nhập khẩu kết quả chấm công tổng hợp của bộ phận nhân sự vào phần mềm để tính lương

– Cho phép tính lương theo thời gian, hệ số, hay theo mức lương thỏa thuận của doanh nghiệp, đặc biệt phần mềm còn tính được lương làm thêm giờ và làm đêm và tự động tính bảo hiểm, thuế TNCN tạm tính cho từng cán bộ.

– Tự động tính, phân bổ và hạch toán chi phí lương, chi phí bảo hiểm và thuế TNCN tạm tính.

MISA chính thức phát hành Phần mềm Lập dự toán lương và Cải cách tiền lương

Xem thêm:

Lập kế hoạch dòng tiền giúp doanh nghiệp chủ động đạt mục tiêu kinh doanh năm 2021

Quản trị dòng tiền hiệu quả để tránh nguy cơ phá sản

Báo cáo tài chính: Cách đọc, phân tích và thủ thuật

Hướng dẫn hạch toán phí chuyển tiền qua ngân hàng & bài tập ví dụ