Các quỹ doanh nghiệp là gì? Kế toán quỹ doanh nghiệp sử dụng tài khoản nào?

Các quỹ doanh nghiệp được hình thành bằng cách trích một tỷ lệ nhất định từ phần lợi nhuận sau thuế để lại doanh nghiệp theo quy định của chế độ tài chính và từ một số nguồn khác (viện trợ, tặng thưởng, cấp dưới nộp, cấp trên cấp bổ sung…). Các quỹ doanh nghiệp được sử dụng cho từng mục đích chi tiêu riêng. Trong phần tiến theo, MISA SME sẽ làm rõ hơn về quỹ doanh

Việc trích lập các quỹ trong doanh nghiệp là một phần quan trọng trong công tác quản lý tài chính, giúp đảm bảo mục tiêu phát triển bền vững, ổn định tài chính và chăm lo đến đời sống người lao động. Dưới đây là các loại quỹ phổ biến mà doanh nghiệp thường áp dụng:

• Quỹ đầu tư phát triển: Là quỹ được hình thành từ lợi nhuận sau thuế nhằm phục vụ cho các hoạt động đầu tư mở rộng sản xuất–kinh doanh, đổi mới công nghệ, mua sắm tài sản dài hạn hoặc bổ sung vốn điều lệ. Đây là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tái đầu tư và phát triển bền vững.
• Quỹ dự phòng tài chính: Được sử dụng để dự phòng cho các rủi ro tài chính không lường trước như thiên tai, mất mát tài sản, công nợ không thu hồi được hoặc bù đắp lỗ trong các năm tiếp theo. Quỹ này giúp doanh nghiệp duy trì ổn định tài chính khi xảy ra biến động bất lợi.
• Quỹ khen thưởng: Dùng để khen thưởng cho cán bộ, nhân viên, tập thể đạt thành tích trong lao động sản xuất, thi đua. Việc trích lập quỹ khen thưởng thể hiện sự ghi nhận của doanh nghiệp đối với nỗ lực của người lao động và góp phần tạo động lực làm việc.
• Quỹ phúc lợi: Nhằm chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động thông qua các hoạt động như khám sức khỏe, nghỉ mát, trợ cấp khó khăn, hiếu hỷ, hoạt động thể thao, văn nghệ… Đây là quỹ có vai trò quan trọng trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp và giữ chân nhân sự.
• Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu: Bao gồm các quỹ được thành lập theo quy chế riêng của doanh nghiệp như quỹ phát triển khoa học – công nghệ, quỹ hỗ trợ người lao động, quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ… Tùy vào đặc thù hoạt động, doanh nghiệp có thể thiết lập các quỹ này nhằm phục vụ mục tiêu dài hạn cụ thể.

2. Kế toán quỹ doanh nghiệp sử dụng tài khoản nào?

Việc hạch toán các quỹ doanh nghiệp cần tuân thủ đúng nguyên tắc kế toán, đảm bảo minh bạch và phản ánh đầy đủ nguồn hình thành cũng như mục đích sử dụng. Tùy theo loại hình doanh nghiệp và chế độ kế toán áp dụng (Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC), các tài khoản được sử dụng như sau:

• Tài khoản 414 – Quỹ đầu tư phát triển: Dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm quỹ đầu tư phát triển của doanh nghiệp.
• Tài khoản 415 – Quỹ dự phòng tài chính: Ghi nhận các khoản dự phòng tài chính của doanh nghiệp, nhằm mục đích phản ánh số tiền doanh nghiệp dành ra để phòng ngừa các rủi ro tài chính có thể phát sinh trong tương lai..
• Tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi : Dùng để phản ánh số hiện có, tình hình tăng, giảm quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi và quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty của doanh nghiệp.  Tài khoản này có các tiểu khoản chi tiết:
  • Tài khoản 3531 – Quỹ khen thưởng: Phản ánh số hiện có, tình hình trích lập và chi tiêu quỹ khen thưởng của doanh nghiệp.
  • Tài khoản 3532 – Quỹ phúc lợi: Phản ánh số hiện có, tình hình trích lập và chi tiêu quỹ phúc lợi của doanh nghiệp.
  • Tài khoản 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ: Phản ánh số hiện có, tình hình tăng, giảm quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ của doanh nghiệp.
  • Tài khoản 3534 – Quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty: Phản ánh số hiện có, tình hình trích lập và chi tiêu Quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty.
• Tài khoản 418 – Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu: Dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm các quỹ khác thuộc nguồn vốn chủ sở hữu. Các quỹ khác thuộc nguồn vốn chủ sở hữu được hình thành từ lợi nhuận sau thuế. Việc trích và sử dụng quỹ khác thuộc nguồn vốn chủ sở hữu phải theo chính sách tài chính hiện hành đối với từng loại doanh nghiệp hoặc theo quyết định của chủ sở hữu.

3. Nguyên tắc kế toán khi sử dụng các tài khoản quỹ.

Việc hạch toán các tài khoản quỹ cần tuân thủ chặt chẽ các nguyên tắc kế toán nhằm phản ánh trung thực và hợp lý nguồn hình thành cũng như mục đích sử dụng quỹ. Doanh nghiệp cần lưu ý:

• Ghi nhận đúng bản chất nghiệp vụ: Khi trích lập hoặc sử dụng quỹ, cần ghi tăng hoặc giảm đúng tài khoản quỹ tương ứng, thể hiện rõ ràng bản chất kinh tế của từng nghiệp vụ.
• Không sử dụng quỹ sai mục đích: Mỗi quỹ có mục đích riêng (ví dụ: đầu tư, dự phòng, phúc lợi…), không được sử dụng chéo giữa các quỹ nếu không có văn bản phê duyệt từ cơ quan có thẩm quyền trong doanh nghiệp.
• Theo dõi chi tiết từng loại quỹ: Doanh nghiệp cần tổ chức theo dõi riêng biệt từng quỹ để đảm bảo kiểm soát nội bộ, thuận tiện trong việc tổng hợp số liệu, lập báo cáo tài chính và phục vụ công tác kiểm toán.
• Tuân thủ quy định pháp lý và nội bộ: Việc trích lập và sử dụng quỹ phải tuân thủ các quy định, đồng thời căn cứ theo nghị quyết của đại hội đồng cổ đông hoặc quy chế tài chính được phê duyệt.

4. Phương pháp kế toán một số giao dịch chủ yếu

4.1. Phương pháp kế toán một số giao dịch chủ yếu đối với quỹ đầu tư phát triển

a) Trong kỳ, khi tạm trích lập quỹ đầu tư phát triển từ lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối

Có TK 414 – Quỹ đầu tư phát triển.

b) Cuối năm, xác định số quỹ đầu tư phát triển được trích, kế toán tính số được trích thêm, ghi:

Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối

Có TK 414 – Quỹ đầu tư phát triển.

c) Trường hợp công ty cổ phần phát hành thêm cổ phiếu từ nguồn Quỹ đầu tư phát triển, ghi:

Nợ TK 414 – Quỹ đầu tư phát triển

Có TK 4111 – Vốn góp của chủ sở hữu (theo mệnh giá)

Có TK 4112 – Thặng dư vốn cổ phần (phần chênh lệch giữa giá phát hành cao hơn mệnh giá, nếu có).

d) Chuyển số dư quỹ dự phòng tài chính: Số dư quỹ dự phòng tài chính hiện có tại doanh nghiệp được kết chuyển sang quỹ đầu tư phát triển, ghi:

Nợ TK 415 – Quỹ dự phòng tài chính

Có TK 414 – Quỹ đầu tư phát triển.

đ) Khi doanh nghiệp bổ sung vốn điều lệ từ Quỹ đầu tư phát triển, doanh nghiệp phải kết chuyển sang Vốn đầu tư của chủ sở hữu, ghi:

Nợ TK 414 – Quỹ đầu tư phát triển

Có TK 4111 – Vốn góp của chủ sở hữu.

4.2. Phương pháp kế toán một số giao dịch chủ yếu đối với quỹ khen thưởng, phúc lợi

a) Trong năm khi tạm trích quỹ khen thưởng, phúc lợi, ghi:

Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối

Có TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531, 3532, 3534).

b) Cuối năm, xác định quỹ khen thưởng, phúc lợi được trích thêm, ghi:

Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối

Có TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531, 3532, 3534).

c) Tính tiền thưởng phải trả cho công nhân viên và người lao động khác trong doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531).

Có TK 334 – Phải trả người lao động.

d) Dùng quỹ phúc lợi để chi trợ cấp khó khăn, chi cho công nhân viên và người lao động nghỉ mát, chi cho phong trào văn hóa, văn nghệ quần chúng, ghi:

Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532)

Có các TK 111, 112.

đ) Khi bán sản phẩm, hàng hóa trang trải bằng quỹ khen thưởng phúc lợi, kế toán phản ánh doanh thu không bao gồm thuế GTGT phải nộp, ghi:

Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá thanh toán)

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).

e) Khi cấp trên cấp quỹ khen thưởng, phúc lợi cho đơn vị cấp dưới, ghi:

Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531, 3532, 3534)

Có các TK 111, 112.

g) Số quỹ khen thưởng, phúc lợi do đơn vị cấp trên cấp xuống, ghi:

Nợ các TK 111, 112,…

Có TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531, 3532).

h) Dùng quỹ phúc lợi ủng hộ các vùng thiên tai, hỏa hoạn, chi từ thiện… ghi:

Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532)

Có các TK 111, 112.

4.3. Phương pháp kế toán một số giao dịch chủ yếu đối với các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu

a) Trích lập quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu từ lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối

Có TK 418 – Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu.

b) Khi sử dụng quỹ, ghi:

Nợ TK 418 – Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu

Có các TK111, 112.

c) Khi doanh nghiệp bổ sung vốn điều lệ từ các Quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu, doanh nghiệp phải kết chuyển sang Vốn đầu tư của chủ sở hữu, ghi:

Nợ TK 418 – Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu

Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu (4111).

Phần mềm kế toán MISA SME.NET đáp ứng đầy đủ yêu cầu của kế toán nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu như: