Phân biệt Doanh thu chưa thực hiện và Khách hàng trả trước mà kế toán cần biết

Doanh thu chưa thực hiện thực chất là một trường hợp đặc biệt của doanh thu, đặc biệt ở chỗ số tiền nhận trước và doanh thu có liên quan nhiều kỳ kế toán trong tương lai.

Do đó doanh thu chưa thực hiện nó phải thỏa mãn hai nguyên tắc cơ bản để ghi nhận doanh thu là:

– Hơn nữa, doanh thu nhận trước chỉ được ghi nhận là doanh thu chưa thực hiện khi đã thực thu được tiền

– Chấp nhận thanh toán được hiểu là bên mua “Hứa” trả tiền, có thể là cam kết trong bản báo giá, hợp đồng, hóa đơn, cam kết kết trả tiền mua điện thoại, email, fax,… và tất nhiên hành động giao hàng – khách hàng thanh toán trước đó cũng được xem là chấp nhận thanh toán.

Vậy mấu chốt phân biệt khoản tiền nhận trước là “Doanh thu chưa thực hiện” hay “Khách hàng trả trước” là đã giao hàng (Cung ứng dịch vụ) cho bên mua hay chưa.

Như vậy, việc bên mua trả trước tiền hàng khi bên bán chưa giao hàng cho bên mua thì không được ghi nhận vào Tài khoản 3387 mà ghi nhận vào Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng => Chính xác đây là khoản nợ và nó thể hiện trên Bảng cân đối kế toán cuối kỳ của bên bán ở mục “b trả tiền trước ngắn hạn” (Mã số 312).

– Doanh thu chưa thực hiện được hiểu là khoản tiền mà bên bán nhận trước của bên mua nhưng liên quan đến nhiều kỳ kế toán và bên bán đã giao hàng hóa (Dịch vụ), tài sản cho bên mua sử dụng. Doanh thu chưa thực hiện được hạch toán vào Tài khoản 3387, Dư Có Tài khoản 3387 được thể hiện ở mục “Doanh thu chưa thực hiện dài hạn” (Mã số 336) trên Bảng cân đối kế toán.

– Về bản chất, Khách hàng ứng trước và Doanh thu nhận trước đều là đối tượng kế toán thuộc nợ phải trả. Chúng thể hiện trách nhiệm phải thanh toán trong tương lai của đơn vị. Tuy nhiên, việc phân biệt một số tiền nhận trước cho việc bán hàng hóa dịch vụ là Doanh thu nhận trước hay Khách hàng ứng trước rất dễ nhầm lẫn. Vì vậy cần có một cơ sở lý luận vững chắc liên quan đến 2 khái niệm này để người làm kế toán có thể ghi chép chính xác hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị.

– Khách hàng ứng trước là số tiền Doanh nghiệp nhận trước cho số hàng hóa dịch vụ sẽ bán trong tương lai. Khi đơn vị nhận số tiền này thì hàng hóa dịch vụ chưa chuyển giao quyền sở hữu cho bên mua, dịch vụ chưa hoàn thành chuyển giao nên chưa được ghi nhận doanh thu.

Vì vậy bản chất khoản khách hàng ứng trước là một khoản phải trả. Trong tương lai nếu đơn vị không bán hàng theo như thỏa thuận thì phải hoàn trả lại số tiền đã nhận trước của khách hàng. Và theo hợp đồng, Doanh nghiệp phải giao hàng hóa và thực hiện dịch vụ trong tương lai.

* Ví dụ 1: Công ty A bán hàng hóa cho Công ty B. Công ty A đã nhận trước tiền hàng của Công ty B và chưa giao hàng hóa => Ghi nhận là “Khách hàng trả trước”.

Doanh thu chưa thực hiện: Là nguồn hình thành nên tài sản (Tiền, khoản phải thu khách hàng) của các giao dịch tạo ra doanh thu nhưng một phần trong doanh thu đó đơn vị chưa thực hiện được.

* Ví dụ 2: Công ty A cho công ty B thuê tài sản. Công ty A đã giao tài sản cho Công ty B và đã nhận trước tiền thuê 2 năm => Ghi nhận “Doanh thu chưa thực hiện”.

Khi ghi nhận “Doanh thu chưa thực hiện” với “Khách hàng ứng trước” cần xem xét điểm khác biệt sau:

– Tại thời điểm ghi nhận giao dịch nhận tiền, nếu số tiền sẽ nhận liên quan đến một giao dịch đã tạo ra doanh thu nhưng một phần trong số đó doanh nghiệp chưa thực hiện được => Ghi nhận là “Doanh thu chưa thực hiện”. Giao dịch tạo ra doanh thu là giao dịch doanh nghiệp đã chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho khách hàng hoặc đã hoàn thành dịch vụ và đã chuyển giao cho khách hàng.

– Tại thời điểm ghi nhận giao dịch nhận tiền, nếu số tiền sẽ nhận liên quan đến một giao dịch chưa tạo ra doanh thu nghĩa là chưa chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, chưa hoàn thành chuyển giao dịch vụ => Ghi nhận là “Khách hàng ứng trước”.