Chiếm dụng vốn là gì? Những điều căn bản về vốn chiếm dụng mà bạn cần biết

Vốn chiếm dụng là một bộ phận cấu thành nên nguồn vốn lưu động của một doanh nghiệp. Vậy chiếm dụng vốn là gì và vốn chiếm dụng gồm những loại nào? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức cơ bản nhất về vốn chiếm dụng mà bạn cần phải biết để có thể sử dụng hiệu quả nhất nguồn vốn của doanh nghiệp.

Vốn chiếm dụng là phần nguồn vốn tạm thời mà doanh nghiệp huy động được từ bên thứ ba như nhà cung cấp, khách hàng, người lao động hoặc Nhà nước thông qua các khoản phải trả chưa đến hạn và không phải chịu chi phí sử dụng vốn (như lãi suất).

Đây là một biện pháp tài trợ vốn ngắn hạn tự nhiên trong hoạt động kinh doanh, giúp doanh nghiệp cải thiện dòng tiền mà không cần vay ngân hàng hay sử dụng vốn chủ sở hữu. Tuy nhiên, nếu quản lý không chặt chẽ, vốn chiếm dụng có thể gây ra mất cân đối tài chính hoặc rủi ro pháp lý.

Xem thêm:
>> 5 cách quản lý công nợ hiệu quả cho các doanh nghiệp hiện nay
>> Thế nào là công nợ khách hàng và làm thế nào để quản lý công nợ khách hàng hiệu quả

Doanh nghiệp có thể chiếm dụng vốn từ nhiều nguồn khác nhau, tuy nhiên dưới đây là một số loại hình chiếm dụng vốn hay được các doanh nghiệp sử dụng nhất:

Chiếm dụng vốn của khách hàng có thể được doanh nghiệp thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau. Doanh nghiệp có thể nhận tiền ứng trước hay tiền đặt cọc của khách hàng và số tiền này sẽ được ghi tương ứng khoản mục phải trả khách hàng trong báo cáo tài chính. Đây là hình thức chiếm dụng phổ biến trong ngành bán lẻ, thương mại điện tử, giáo dục – y tế. Ví dụ:

2.2. Chiếm dụng vốn của nhà cung cấp

Chiếm dụng vốn của nhà cung cấp cũng là một hình thực được nhiều doanh nghiệp sử dụng thông qua nợ tiền hàng của nhà cung cấp. Số tiền chiếm dụng này sẽ được ghi tương ứng khoản mục Phải trả người bán trong báo cáo tài chính. Việc chiếm dụng vốn này được nhiều nhà cung cấp chấp thuận, tuy nhiên bạn cũng nên cân nhắc về lượng vốn và tần suất chiếm dụng để tránh gây mất uy tín của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp chiếm dụng vốn của nhà nước thông qua việc chậm nộp các khoản thuế và các khoản lệ phí phải nộp khác. Tuy nhiên bạn cần thận trọng khi sử dụng hình thức chiếm dụng vốn này để tránh nhận phải những hình phạt từ phía chính quyền.

Một số mô hình kinh doanh đặc thù như giáo dục, bảo hiểm, thương mại điện tử hoặc các dịch vụ theo gói cũng cho phép doanh nghiệp thu tiền trước, cung cấp dịch vụ sau, tạo ra nguồn vốn tạm thời không chi phí từ khách hàng. Ngoài ra, không ít doanh nghiệp phát sinh chiếm dụng vốn do tận dụng kẽ hở trong hợp đồng, chẳng hạn như không quy định rõ thời điểm thanh toán, điều kiện nghiệm thu hay thời hạn xuất hóa đơn, khiến bên mua có thể trì hoãn nghĩa vụ chi trả mà không vi phạm điều khoản nào.

4. Cách xác định chiếm dụng vốn của doanh nghiệp

Để xác định chính xác doanh nghiệp có đang chiếm dụng vốn hay không, cần phân tích hai chỉ tiêu quan trọng là tài sản thanh toán và nguồn vốn thanh toán, dựa trên số liệu từ bảng cân đối kế toán.

• Tài sản thanh toán: Đây là các khoản phải thu mà doanh nghiệp chưa thu được tiền nhưng cũng không phát sinh lãi suất trong thời gian chờ thanh toán, phản ánh phần vốn mà doanh nghiệp đang bị chiếm dụng từ khách hàng, Nhà nước hoặc đối tác. Các khoản phổ biến bao gồm:
  • Phải thu khách hàng (ngắn hạn, dài hạn, phải thu khác)
  • Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
  • Thuế và các khoản phải thu từ Nhà nước
  • Thuế thu nhập doanh nghiệp hoàn lại
  • Phải thu từ giao dịch mua bán lại trái phiếu
  • Các khoản phải thu dài hạn khác
  • Các khoản phải thu kinh doanh khác
• Nguồn vốn thanh toán: Là các khoản phải trả mà doanh nghiệp đang được “tạm thời giữ lại” để sử dụng trong sản xuất kinh doanh, chưa đến hạn thanh toán và không chịu chi phí tài chính. Đây chính là phần vốn doanh nghiệp đang chiếm dụng từ đối tác, người lao động hoặc Nhà nước. Các khoản điển hình gồm:
  • Phải trả người bán (ngắn hạn, dài hạn)
  • Phải trả người lao động
  • Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (chưa đến hạn)
  • Tiền ứng trước của khách hàng
  • Các khoản phải trả khác không lãi suất

Sau khi xác định được hai nhóm chỉ tiêu trên, có thể áp dụng công thức:

Chiếm dụng vốn

=

Nguồn vốn thanh toán

–

Tài sản thanh toán

Kết quả:

• Nếu > 0: Doanh nghiệp đang chiếm dụng vốn.
• Nếu < 0: Doanh nghiệp đang bị chiếm dụng vốn.

Kết luận

Chiếm dụng vốn là một công cụ tài chính mang tính hai mặt: vừa giúp doanh nghiệp cải thiện dòng tiền trong ngắn hạn, vừa tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu sử dụng thiếu kiểm soát. Việc nắm rõ bản chất, các hình thức chiếm dụng và cách xác định đúng tình trạng tài chính là điều cần thiết để ra quyết định hợp lý, tránh sai sót và vi phạm nghĩa vụ thanh toán.

Để quản lý hiệu quả vốn chiếm dụng, doanh nghiệp nên đầu tư vào hệ thống kế toán hiện đại giúp theo dõi công nợ chính xác, kiểm soát thời hạn thanh toán, cảnh báo rủi ro sớm.

Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2023 hỗ trợ cảnh báo các khoản công nợ quá hạn và cung cấp các báo cáo phân tích công nợ quá hạn, trước hạn chi tiết theo khách hàng để chủ doanh nghiệp có kế hoạch thu nợ hợp lý, tránh xảy ra tình trạng chiếm dụng vốn tại doanh nghiệp.

Anh Chị chủ Doanh Nghiệp có thể đăng ký dùng thử phần mềm kế toán MISA bằng việc click link dưới đây: