Cần chuẩn bị hồ sơ bảo hiểm gì khi có Cơ quan bảo hiểm xuống kiểm tra

1. Trường hợp nào doanh nghiệp bị kiểm tra nhân sự, bảo hiểm?

• Doanh nghiệp quyết toán thuế;
• Cơ quan quản lý trực tiếp kiểm tra định kỳ hoạt động doanh nghiệp (thường doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề có điều kiện theo pháp luật).
• Doanh nghiệp bị nghi ngờ trục lợi bảo hiểm;
• Cơ quan bảo hiểm có thể gửi công văn yêu cầu doanh nghiệp “bố trí lịch kiểm tra với cơ quan bảo hiểm” trong các trường hợp sau:
• Chuẩn bị thanh toán tiền hưởng trợ cấp bảo hiểm: Thai sản, ốm đau
• Báo giảm, bổ sung lao động

2. Hồ sơ cần chuẩn bị

a. Hồ sơ chung

• Hợp đồng lao động, Sơ yếu lý lịch của tất cả các lao động đang sử dụng;
• Bảng chấm công; bảng thanh toán lương;
• Quyết toán thuế thu nhập cá nhân của công ty;
• Đăng ký thang bảng lương và đăng ký sử dụng lao động với phòng lao động thương binh và xã hội;

b. Một số trường hợp đặc biệt

• Quyết định chấm dứt hợp đồng của lao động đề nghị thoái giảm;
• Quyết toán thuế TNCN, bảng công, bảng lương của công ty tại thời điểm đề nghị truy giảm;

• Sổ BHXH và giấy khai sinh con của lao động thai sản;
• Nếu sau thai sản nghỉ chấm dứt hợp đồng lao động phải có quyết định chấm dứt hợp đồng kèm theo;

3. Những điểm cần chú ý khi chuẩn bị hồ sơ

• Hợp đồng lao động: phải ghi đủ các nội dung được ký, đóng dấu đầy đủ hai bên. Chữ ký trên hợp đồng lao động phải giống với chữ ký trên bảng thanh toán lương và sơ yếu lý lịch
• Hợp đồng lao động thời vụ: một số đơn vị bảo hiểm yêu cầu phải tính ra chẵn tháng ví dụ là 1.5 tháng hoặc 2 tháng, không được ghi số ngày 45; 85 ngày. Làm giống với hợp đồng đã gửi cho bên phòng lao động thương binh xã hội khi “đăng ký sử dụng lao động” Lưu ý: Cam kết 23/CK–TNCN hoặc 02/CK–TNCN kẹp cùng hợp đồng lao động.
• Hợp đồng lao động có thời hạn lớn hơn 3 tháng: Nếu không đóng bảo hiểm thì phải có thẻ bảo hiểm còn giá trị sử dụng.
• Hợp đồng lao động với người đã qua độ tuổi lao động: Phải bổ sung Sổ BHXH; quyết định hưu, quyết định hưởng mất sức,….

b. Sơ yếu lí lịch của tất cả lao động

• Sơ yếu lý lịch
• Chứng minh thư/ hộ chiếu
• Giấy khám sức khoẻ
• Sổ lao động (nếu có)
• Giấy chứng nhận hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú
• Bằng cấp và chứng chỉ liên quan

c. Bảng chấm công và bảng thanh toán lương

• Thời gian lập bảng chấm công và bảng thanh toán lương: từ khi người lao động mà doanh nghiệp đang báo giảm / thanh toán trợ cấp bắt đầu đi làm hoặc từ khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động (trường hợp đặc biệt) đến thời điểm báo giảm.
• Thời gian chấm công và tính lương phải khớp với thời gian ghi trong hợp đông lao động. Chữ ký trên bảng thanh toán phải khớp với trên hợp đông lao động và các chứng từ xin việc.
• Để chắc chắn bạn chuẩn bị thêm cả phiếu chi thanh toán lương (thanh toán lương bằng tiền mặt) hoặc danh sách thanh toán kèm uỷ nhiệm chi (nếu doanh nghiệp thanh toán lương qua chuyển khoản).

e. Đăng ký sử dụng lao động