Cách hạch toán kế toán đơn vị kinh doanh dược phẩm

Đối với các đơn vị kinh doanh dược phẩm, việc mua bán, nhập khẩu thuốc sẽ thường xuyên diễn ra hằng ngày, vậy đối với những hoạt động này kế toán sẽ thực hiện hạch toán như thế nào. Dưới đây là một số hướng dẫn hạch toán kế toán dược phẩm, kế toán các đơn vị cần lưu ý để tránh sai sót.

1. Đặc thù riêng biệt của ngành kinh doanh dược phẩm

Ngành kinh doanh dược phẩm mang trong mình nhiều đặc thù riêng biệt, từ tính chất sản phẩm, quy định pháp lý, đến yêu cầu bảo quản và phân phối. Những yếu tố này không chỉ khiến ngành trở nên khác biệt mà còn đòi hỏi sự đầu tư kỹ lưỡng, quản lý chuyên nghiệp và cam kết tuân thủ tiêu chuẩn cao nhất.

– Sản phẩm mang tính đặc thù cao:

• Tính chất liên quan đến sức khỏe con người: Dược phẩm là sản phẩm ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe và tính mạng, đòi hỏi phải đạt tiêu chuẩn chất lượng cao nhất.
• Yêu cầu kiểm soát nghiêm ngặt: Trước khi lưu hành, thuốc phải trải qua quy trình nghiên cứu, thử nghiệm lâm sàng, và cấp phép từ các cơ quan quản lý (như Bộ Y tế hoặc FDA).
• Thời hạn sử dụng: Các sản phẩm dược phẩm có hạn sử dụng ngắn, cần được quản lý và kiểm soát tồn kho chặt chẽ để tránh hỏng hóc hoặc mất hiệu lực.

– Quy định pháp lý nghiêm ngặt:

• Tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế và quốc gia: Các tiêu chuẩn như GMP (Good Manufacturing Practices), GDP (Good Distribution Practices), GPP (Good Pharmacy Practices) là bắt buộc đối với sản xuất, phân phối, và kinh doanh dược phẩm.
• Quản lý theo danh mục thuốc: Các loại thuốc kê đơn, thuốc không kê đơn, thuốc gây nghiện hoặc kiểm soát đặc biệt đều phải tuân theo các quy định quản lý riêng biệt.

– Yêu cầu về bảo quản và phân phối:

• Điều kiện bảo quản nghiêm ngặt: Một số loại thuốc yêu cầu điều kiện bảo quản đặc biệt như nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng. Ví dụ, vaccine cần được giữ ở nhiệt độ lạnh trong suốt chuỗi cung ứng.
• Phân phối có kiểm soát: Việc phân phối dược phẩm không chỉ dừng lại ở khâu thương mại mà còn phải đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn, đảm bảo sản phẩm không bị biến chất hay sử dụng sai mục đích.

– Tác động của biến động giá và cung cầu:

• Phụ thuộc vào nguồn nguyên liệu: Nhiều nguyên liệu để sản xuất thuốc được nhập khẩu, chịu ảnh hưởng lớn từ biến động giá quốc tế.
• Sự chi phối của chính sách nhà nước: Giá thuốc thường chịu sự kiểm soát bởi chính phủ nhằm đảm bảo tính công bằng trong tiếp cận dược phẩm.

– Thị trường và đối tượng khách hàng đặc biệt:

• Thị trường phân mảnh: Ngành dược phẩm có nhiều kênh phân phối: nhà thuốc, bệnh viện, trung tâm y tế, đại lý. Mỗi kênh có đặc điểm quản lý và hạch toán riêng.
• Đối tượng khách hàng: Người tiêu dùng cuối cùng là bệnh nhân, nhưng doanh nghiệp thường phải làm việc thông qua bác sĩ, bệnh viện, và các cơ quan quản lý y tế.

– Tầm quan trọng của nghiên cứu và đổi mới:

• Ngành dược phẩm luôn yêu cầu đầu tư mạnh vào nghiên cứu và phát triển (R&D) để cải tiến chất lượng thuốc hoặc tạo ra các sản phẩm mới, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.
• Chu kỳ phát triển sản phẩm dài (từ 10-15 năm) và rủi ro cao trong quá trình nghiên cứu là những thách thức đặc trưng của ngành.

2. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh đối với đơn vị kinh doanh dược phẩm

a) Khi mua thuốc, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Nợ TK 156 – Hàng hóa (1561) (chi tiết hàng hóa mua vào và hàng hóa sử dụng như hàng thay thế đề phòng hư hỏng)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (thuế GTGT đầu vào)
Có các TK 111, 112, 141, 331,… (tổng giá thanh toán).
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì trị giá hàng hóa mua vào bao gồm cả thuế GTGT.

b) Khi nhập khẩu thuốc
Khi nhập khẩu thuốc, ghi:
Nợ TK 156 – Tiền thuốc
Có TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33312) (nếu thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu không được khấu trừ)
Có TK 3332- Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)
Có TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu)

Nếu thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33312).

c) Trường hợp khoản chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán nhận được
Đối với trường hợp này (kể cả các khoản tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế về bản chất làm giảm giá trị bên mua phải thanh toán) sau khi mua hàng thì kế toán phải căn cứ vào tình hình biến động của thuốc để phân bổ số chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán được hưởng dựa trên số hàng còn tồn kho, số đã xuất bán trong kỳ:
Nợ các TK 111, 112, 331,….
Có TK 156 – Hàng hóa (nếu hàng còn tồn kho)
Có TK 632 – Giá vốn hàng bán (nếu đã tiêu thụ trong kỳ)
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có).

d) Giá trị của hàng hóa mua ngoài không đúng quy cách, phẩm chất theo hợp đồng kinh tế phải trả lại cho người bán
Nợ các TK 111, 112,…
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 156 – Hàng hóa (1561)
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có).

e) Phản ánh chi phí thu mua hàng hoá
Nợ TK 156 – Hàng hóa (1562)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 141, 331,…

f) Trị giá hàng hóa xuất bán được xác định là tiêu thụ
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 156 – Hàng hóa (1561).
Đồng thời kế toán phản ánh doanh thu bán hàng:
Nếu tách ngay được các loại thuế gián thu tại thời điểm ghi nhận doanh thu, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 131,… (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

Nếu không tách ngay được thuế, kế toán ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế. Định kỳ kế toán xác định số thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, ghi:
Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ(tổng giá thanh toán)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước

g) Khi xuất thuốc tiêu dùng nội bộ
Nợ các TK 641, 642, 241, 211
Có TK 156 – Hàng hóa.

h) Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hàng hóa để biếu tặng, khuyến mại, quảng cáo (theo pháp luật về thương mại), khi xuất hàng hóa cho mục đích khuyến mại, quảng cáo.
Trường hợp xuất hàng hóa để biếu tặng, khuyến mại, quảng cáo không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa…., kế toán ghi nhận giá trị hàng hóa vào chi phí bán hàng (chi tiết hàng khuyến mại, quảng cáo), ghi:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng
Có TK 156 – Hàng hóa (giá vốn).
Trường hợp xuất hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo nhưng khách hàng chỉ được nhận hàng khuyến mại, quảng cáo kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa (ví dụ như mua 2 sản phẩm được tặng 1 sản phẩm….) thì kế toán phải phân bổ số tiền thu được để tính doanh thu cho cả hàng khuyến mại, giá trị hàng khuyến mại được tính vào giá vốn hàng bán (trường hợp này bản chất giao dịch là giảm giá hàng bán).
Khi xuất hàng hóa khuyến mại, kế toán ghi nhận giá trị hàng khuyến mại vào giá vốn hàng bán, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá thành sản xuất)
Có TK 156 – Hàng hóa.
Ghi nhận doanh thu của hàng khuyến mại trên cơ sở phân bổ số tiền thu được cho cả sản phẩm, hàng hóa được bán và hàng hóa khuyến mại, quảng cáo, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 131…
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311) (nếu có).
Nếu hàng hóa biếu tặng cho cán bộ công nhân viên được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi, kế toán phải ghi nhận doanh thu, giá vốn như giao dịch bán hàng thông thường.
Ghi nhận giá vốn hàng bán đối với giá trị hàng hóa dùng để biếu, tặng công nhân viên và người lao động:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 156 – Hàng hóa.
Ghi nhận doanh thu của hàng hóa được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi, ghi:
Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311) (nếu có).
Trường hợp doanh nghiệp là nhà phân phối hoạt động thương mại được nhận hàng hoá (không phải trả tiền) từ nhà sản xuất để quảng cáo, khuyến mại cho khách hàng mua hàng của nhà sản xuất, nhà phân phối.
Khi nhận hàng của nhà sản xuất (không phải trả tiền) dùng để khuyến mại, quảng cáo cho khách hàng, nhà phân phối phải theo dõi chi tiết số lượng hàng trong hệ thống quản trị nội bộ của mình và thuyết minh trên Bản thuyết minh Báo cáo tài chính đối với hàng nhận được và số hàng đã dùng để khuyến mại cho người mua.
Khi hết chương trình khuyến mại, nếu không phải trả lại nhà sản xuất số hàng khuyến mại chưa sử dụng hết, kế toán ghi nhận thu nhập khác là giá trị số hàng khuyến mại không phải trả lại, ghi:
Nợ TK 156 – Hàng hoá (theo giá trị hợp lý)
Có TK 711 – Thu nhập khác.

i) Kế toán trả lương cho người lao động bằng thuốc
Kế toán ghi nhận doanh thu, ghi:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
Có TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân.

Ghi nhận giá vốn hàng bán đối với giá trị hàng hoá dùng để trả lương cho công nhân viên và người lao động:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 156 – Hàng hóa.

j) Cuối kỳ, khi phân bổ chi phí thu mua cho hàng hóa được xác định là bán trong kỳ
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 156 – Hàng hóa (1562).

k) Mọi trường hợp phát hiện thừa hàng hóa bất kỳ ở khâu nào trong kinh doanh phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân. Kế toán căn cứ vào nguyên nhân đã được xác định để xử lý và hạch toán.
Nếu do nhầm lẫn, cân, đo, đong, đếm, quên ghi sổ,… thì điều chỉnh lại sổ kế toán.
Nếu hàng hoá thừa là thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp khác, thì giá trị hàng hoá thừa doanh nghiệp chủ động theo dõi trong hệ thống quản trị và ghi chép thông tin trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính.
Nếu chưa xác định được nguyên nhân phải chờ xử lý, ghi:
Nợ TK 156 – Hàng hóa
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381).
Khi có quyết định của cấp có thẩm quyền về xử lý hàng hoá thừa, ghi:
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381)
Có TK liên quan

l) Mọi trường hợp phát hiện thiếu hụt, mất mát hàng hoá ở bất kỳ khâu nào trong kinh doanh phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân. Kế toán căn cứ vào quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền theo từng nguyên nhân gây ra để xử lý và ghi sổ kế toán.
Phản ánh giá trị hàng hóa thiếu chưa xác định được nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (TK 1381- Tài sản thiếu chờ xử lý)
Có TK 156 – Hàng hoá.
Khi có quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, ghi:
Nợ các TK 111, 112,… (nếu do cá nhân gây ra phải bồi thường bằng tiền)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (do cá nhân gây ra phải trừ vào lương)
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) (phải thu bồi thường của người phạm lỗi)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần giá trị hao hụt, mất mát còn lại)
Có TK 138 – Phải thu khác (1381).

m) Phản ánh giá vốn hàng hóa ứ đọng không cần dùng khi nhượng bán, thanh lý
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 156 – Hàng hóa

ĐỌC THÊM:

>> Thủ tục tiêu hủy hàng hóa hết hạn sử dụng đối với doanh nghiệp kinh doanh dược phẩm, thực phẩm, hóa mỹ phẩm..

>> Những điều kiện và thủ tục thành lập công ty chế biến thực phẩm
>> Quản trị tài chính kế toán DN dược phẩm, thực phẩm – Giải pháp nào cho doanh nghiệp?
>> Quản lý hàng tồn kho theo số lô, hạn dùng hiệu quả hơn với phần mềm kế toán MISA SME.NET

Căn cứ theo khoản 11 Điều 10 Thông tư 219/2013/TT-BTC được sửa đổi bởi Điều 1 Thông tư 43/2021/TT-BTC quy định như sau:

“Điều 10. Thuế suất 5%

…

11. Thiết bị, dụng cụ y tế gồm máy móc và dụng cụ y tế: các loại máy soi, chiếu, chụp dùng để khám, chữa bệnh; các thiết bị, dụng cụ chuyên dùng để mổ, điều trị vết thương, ô tô cứu thương; dụng cụ đo huyết áp, tim, mạch, dụng cụ truyền máu; bơm kim tiêm; dụng cụ phòng tránh thai; các dụng cụ, thiết bị y tế có Giấy phép nhập khẩu hoặc Giấy chứng nhận đăng ký lưu hành hoặc Phiếu tiếp nhận hồ sơ công bố tiêu chuẩn theo quy định pháp luật về y tế hoặc theo Danh mục trang thiết bị y tế thuộc diện quản lý chuyên ngành của Bộ Y tế được xác định mã số hàng hóa theo Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam ban hành kèm theo Thông tư số 14/2018/TT-BYT ngày 15/5/2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế và văn bản sửa đổi, bổ sung (nếu có).

Bông, băng, gạc y tế và băng vệ sinh y tế; thuốc phòng bệnh, chữa bệnh bao gồm thuốc thành phẩm, nguyên liệu làm thuốc, trừ thực phẩm chức năng; vắc-xin; sinh phẩm y tế, nước cất để pha chế thuốc tiêm, dịch truyền; mũ, quần áo, khẩu trang, săng mổ, bao tay, bao chi dưới, bao giày, khăn, găng tay chuyên dùng cho y tế, túi đặt ngực và chất làm đầy da (không bao gồm mỹ phẩm); vật tư hóa chất xét nghiệm, diệt khuẩn dùng trong y tế.”

Như vậy, mặt hàng thuốc chữa bệnh bao gồm thuốc thành phẩm, nguyên liệu làm thuốc, trừ thực phẩm chức năng sẽ áp dụng mức thuế suất thuế GTGT là 5%.

4. Các thách thức và giải pháp đối với công tác tài chính – kế toán trong lĩnh vực kinh doanh dược phẩm

Để phát triển trong ngành kinh doanh dược phẩm, các doanh nghiệp cần phải xác định rõ những thách thức cần đương đầu, từ đó đề ra các giải pháp phù hợp cho tương lai.

Thách thức đối với ngành dược phẩm:

– Hệ thống quản lý dữ liệu phức tạp:

• Khối lượng dữ liệu lớn và đa dạng: Do đặc thù ngành dược phẩm liên quan đến nhiều loại sản phẩm (thuốc kê đơn, thuốc không kê đơn, thực phẩm chức năng, hóa chất), doanh nghiệp cần quản lý một lượng lớn thông tin từ nguồn gốc, lô hàng, hạn sử dụng, điều kiện bảo quản, đến giá cả và phân phối.
• Tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn: Dữ liệu phải được đồng bộ hóa từ các phòng ban như mua hàng, bán hàng, tồn kho, và kế toán. Điều này đòi hỏi hệ thống quản lý phải vừa toàn diện vừa chính xác.

– Tính chính xác trong quản lý và kiểm kê:

• Kiểm soát tồn kho chặt chẽ: Các sản phẩm dược phẩm cần được bảo quản theo điều kiện cụ thể, tránh tình trạng tồn kho quá hạn, hỏng hóc hoặc thất thoát. Sai sót nhỏ trong quản lý có thể dẫn đến tổn thất lớn về kinh tế và uy tín doanh nghiệp.
• Sai lệch số liệu hạch toán: Việc tính toán giá thành, doanh thu, và lợi nhuận trong kinh doanh dược phẩm thường phức tạp hơn do phải tính đến các yếu tố như chiết khấu, giảm giá, thuế, và các khoản hoàn trả.

– Tuân thủ các quy định pháp lý thay đổi liên tục:

• Quy định về giá thuốc và chính sách Nhà nước: Giá bán thuốc thường chịu sự kiểm soát, đặc biệt là trong các dự án đấu thầu hoặc các loại thuốc nằm trong danh mục bảo hiểm y tế chi trả. Việc cập nhật và tuân thủ những quy định này là thách thức lớn.
• Tiêu chuẩn chất lượng và thủ tục pháp lý: Doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn về sản xuất, phân phối (GMP, GDP, GPP), và lưu trữ đầy đủ giấy tờ pháp lý, hóa đơn, chứng từ theo quy định.

Giải pháp:

– Ứng dụng phần mềm quản lý và hạch toán:

• Phần mềm chuyên biệt cho ngành dược: Lựa chọn các giải pháp phần mềm đáp ứng được đặc thù ngành, như quản lý lô hàng, hạn sử dụng, và truy xuất nguồn gốc sản phẩm.
• Tự động hóa hạch toán: Giảm thiểu lỗi thủ công bằng cách tự động hóa việc tính toán chi phí, doanh thu, và thuế liên quan đến kinh doanh dược phẩm.

– Đào tạo nhân sự về nghiệp vụ kế toán và đặc thù ngành dược phẩm:

• Nâng cao kiến thức chuyên môn: Tổ chức các khóa đào tạo định kỳ cho nhân sự kế toán về quy trình hạch toán, đặc thù sản phẩm dược phẩm, và cập nhật các quy định pháp lý mới.
• Kỹ năng sử dụng phần mềm: Đảm bảo nhân viên có kỹ năng sử dụng thành thạo các công cụ quản lý và hạch toán hiện đại, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc.
• Hiểu biết pháp lý: Nhân viên cần được trang bị kiến thức pháp lý cơ bản về ngành dược để tránh vi phạm quy định trong quá trình làm việc.

– Tăng cường kiểm soát nội bộ và kiểm tra định kỳ:

• Xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ rõ ràng: Thiết lập các quy trình quản lý dữ liệu, kiểm kê hàng tồn kho, và kiểm tra chứng từ, hóa đơn để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
• Kiểm tra định kỳ và đánh giá rủi ro: Tiến hành kiểm tra định kỳ các khâu trong hoạt động kinh doanh để kịp thời phát hiện sai sót hoặc rủi ro.
• Sử dụng báo cáo phân tích: Ứng dụng các công cụ phân tích dữ liệu để theo dõi hiệu quả hoạt động và đưa ra quyết định dựa trên thông tin chính xác.

Phần mềm kế toán MISA SME.NET đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ tài chính kế toán, giúp kế toán tiết kiệm thời gian và công sức. Để tìm hiểu thêm về phần mềm kế toán MISA SME mới nhất cũng như trải nghiệm phần mềm miễn phí, anh/chị vui lòng điền form dưới đây: