Thủ tục tiêu hủy hàng hóa hết hạn sử dụng đối với doanh nghiệp kinh doanh dược phẩm, thực phẩm, hóa mỹ phẩm…

Trong quá trình sản xuất, kinh doanh, đặc biệt đối với các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh dược phẩm, thực phẩm, hóa mỹ phẩm…thì hàng hóa quá hạn, hết hạn sử dụng là điều không thể tránh khỏi. Vậy để tiêu hủy các hàng hóa đã hết hạn này, các doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục gì? Cùng MISA SME tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

2. Quy định về thuế đối với tiêu hủy hàng hóa hết hạn sử dụng

Theo quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC và Thông tư 78/2014/TT-BTC, doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi tiêu hủy hàng hóa bị hư hỏng, hết hạn sử dụng, với điều kiện:

2.1.  Về thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN):

Căn cứ theo Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC, được sửa đổi bổ sung tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC như sau:

“Hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, không được bồi thường thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Hồ sơ đối với hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, được tính vào chi phí được trừ như sau:

– Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng do doanh nghiệp lập.

Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa hư hỏng phải xác định rõ giá trị hàng hóa bị hư hỏng, nguyên nhân hư hỏng; chủng loại, số lượng, giá trị hàng hóa có thể thu hồi được (nếu có) kèm theo bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị hư hỏng có xác nhận do đại diện hợp pháp của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

– Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có).

– Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có).”

Như vậy, Khoản hàng hóa bị tiêu hủy sẽ được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu:

• Có biên bản kiểm kê hàng hóa hư hỏng
• Có biên bản xác nhận mức độ, nguyên nhân hư hỏng, có chữ ký của người đại diện hợp pháp và bộ phận chuyên môn
• Có quyết định tiêu hủy của ban lãnh đạo
• Trường hợp có tổn thất do nguyên nhân khách quan (thiên tai, cháy nổ…), cần có xác nhận của cơ quan chức năng

2.2. Về thuế giá trị gia tăng (GTGT):

Theo quy định tại khoản 1 Điều 23, Nghị định 181/2025/NĐ-CP về nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT đầu vào như sau:

“1. Thuế giá trị gia tăng đầu vào của hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng được khấu trừ toàn bộ kể cả thuế giá trị gia tăng đầu vào không được bồi thường của hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng bị tổn thất, hàng hóa bị hao hụt tự nhiên do tính chất lý hóa trong quá trình vận chuyển. Cơ sở kinh doanh phải có đầy đủ hồ sơ, tài liệu chứng minh các trường hợp tổn thất không được bồi thường để khấu trừ thuế. Trường hợp pháp luật có quy định về định mức hao hụt tự nhiên thì cơ sở kinh doanh được khấu trừ số thuế giá trị gia tăng đầu vào của số lượng hàng hóa thực tế hao hụt tự nhiên không vượt quá định mức hao hụt theo quy định, số thuế giá trị gia tăng đầu vào của số lượng hàng hóa vượt định mức hao hụt không được khấu trừ thuế.”

Như vậy, đối với hàng hóa hết hạn sử dụng nếu không được bồi thường vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào

3. Thủ tục tiêu hủy hàng hóa hết hạn sử dụng đối với dược phẩm, thực phẩm, hóa mỹ phẩm…

Để đảm bảo việc tiêu hủy hàng hóa hết hạn sử dụng được thực hiện đúng quy định pháp luật và được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lệ, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Thành lập hội đồng kiểm kê và tiêu hủy

• Hội đồng thường gồm: đại diện ban giám đốc, kế toán, thủ kho, bộ phận kỹ thuật (nếu có). Nhiệm vụ: kiểm kê thực tế hàng hóa, đánh giá tình trạng, xác định nguyên nhân phải tiêu hủy (hết hạn, hư hỏng, không đạt chất lượng…).
• Lưu ý đối với tiêu hủy thuốc hết hạn sử dụng, Hội đồng phải có ít nhất 03 người, trong đó phải có 01 đại diện là người phụ trách chuyên môn của cơ sở

Bước 2: Lập biên bản kiểm kê hàng hóa

• Ghi rõ: tên hàng hóa, mã số lô, hạn sử dụng, số lượng, tình trạng, giá trị còn lại.
• Biên bản phải có chữ ký của các thành viên trong hội đồng, kế toán và người đại diện theo pháp luật.

Bước 3: Ban hành quyết định tiêu hủy

• Do giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật ký.
• Quyết định cần nêu rõ: lý do tiêu hủy, phương pháp tiêu hủy, địa điểm, thời gian và thành phần tham gia.

Bước 4: Thực hiện tiêu hủy hàng hóa

• Tiến hành tiêu hủy theo phương pháp phù hợp (đốt, chôn lấp, xử lý hóa học…) hoặc thuê đơn vị xử lý chất thải được cấp phép.
• Việc hủy thuốc hết hạn sử dụng phải đảm bảo an toàn cho người, súc vật và tránh ô nhiễm môi trường theo các quy định của pháp luật về bảo vệ môi trường.

Bước 5: Lập biên bản tiêu hủy

• Ghi nhận quá trình tiêu hủy, kèm xác nhận của các bên tham gia.
• Cơ sở có thuốc bị tiêu hủy phải chịu toàn bộ trách nhiệm liên quan đến việc hủy thuốc và phải báo cáo kèm theo biên bản hủy thuốc tới Sở Y tế sở tại theo quy định tại mẫu số 06 Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 03/2020/TT-BYT

Bước 6: Lưu trữ hồ sơ tiêu hủy

Hồ sơ cần đầy đủ để phục vụ quyết toán thuế và kiểm tra sau này, bao gồm:

• Biên bản kiểm kê
• Quyết định tiêu hủy
• Biên bản tiêu hủy
• Bảng kê chi tiết hàng hóa tiêu hủy
• Hóa đơn chi phí tiêu hủy (nếu thuê bên ngoài)
• Văn bản xác nhận của cơ quan chức năng (nếu có yêu cầu)

Tiêu hủy hàng hóa hết hạn sử dụng là nghiệp vụ bắt buộc nhưng phức tạp, đặc biệt trong các ngành có yêu cầu cao như dược phẩm, thực phẩm hay hóa mỹ phẩm. Để tránh rủi ro thuế và đảm bảo chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm túc quy định pháp luật

Phần mềm kế toán MISA SME – giải pháp chuyên biệt dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, giúp kế toán xử lý nhanh, chính xác và kiểm soát toàn diện các giao dịch tài chính nội bộ.

• Ghi nhận và phân loại nghiệp vụ kế toán tự động theo đúng quy định Thông tư 200/133

• Quản lý tạm ứng, hoàn ứng, thanh toán hộ minh bạch, có chứng từ điện tử đính kèm

• Kết nối ngân hàng, hóa đơn điện tử, thuế điện tử và chữ ký số chỉ trên một nền tảng

• Theo dõi dòng tiền, công nợ, báo cáo thu – chi theo thời gian thực trên cả máy tính và mobile

• Hỗ trợ tra soát, đối chiếu và in báo cáo tài chính phục vụ kiểm toán, thanh tra nhanh chóng

Dùng thử miễn phí phần mềm kế toán MISA SME để trải nghiệm đầy đủ các tính năng.