Phần mềm quản lý hợp đồng, công cụ quản lý hợp đồng chính xác và hiệu quả

Sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng hay công cụ quản lý hợp đồng truyền thống chính là nỗi băn khoăn của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Bởi quản lý hợp đồng chưa bao giờ là dễ dàng,nếu số lượng hợp đồng tăng lên thì việc lẫn lộn các thông tin là điều dễ gặp phải.

1. Vì sao doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng?

Hợp đồng là bản cam kết giữa 2 bên bao gồm khách hàng và đối tác nhằm thống nhất về quyền và nghĩa vụ khi thực hiện cùng 1 nhiệm vụ, mục đích. Hợp đồng bao gồm nhiều loại như hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán, hợp đồng xây dựng. Tại hợp đồng, các thông tin liên quan đến khách hàng và các điều khoản quy định được hai bên thỏa thuận sẽ được ghi chép rõ ràng và là căn cứ pháp lý giải quyết các vướng mắc phát sinh nếu có sau này.

Công tác quản lý các hợp đồng đến hạn, hợp đồng quá hạn cũng gặp nhiều rủi ro. Chưa kể để đối chiếu, thống kê các mẫu hợp đồng Chính vì vậy việc sử dụng công cụ tự động để quản lý hợp đồng là điều hết sức cần thiết, giúp doanh nghiệp hạn chế những sai sót, nhầm lẫn xảy ra.

2. Phần mềm quản lý hợp đồng

2.1. Phần mềm quản lý hợp đồng bằng Excel

Nhiều doanh nghiệp nhỏ hiện đang sử dụng công cụ truyền thống Excel để quản lý hợp đồng. Excel hỗ trợ doanh nghiệp trong việc:

• Thiết lập hệ thống quản lý hợp đồng hiệu quả
• Chuẩn hóa quá trình tạo lập hợp đồng, kiểm duyệt và lưu trữ hợp đồng, hỗ trợ tối ưu hóa việc khởi tạo và kiểm duyệt hợp đồng để đẩy nhanh tiến độ thực hiện hợp đồng
• Kiểm soát chặt chẽ, giảm thiểu các lỗi phát sinh trong quá trình quản lý hợp đồng
• Kế toán dễ dàng tìm kiếm, thực hiện các công việc trong hợp đồng theo ngày ký, ngày gia hạn, ngày thanh lý hợp đồng

Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích thì việc sử dụng công cụ quản lý hợp đồng bằng Excel cũng khiến doanh nghiệp gặp không ít rủi ro. Có thể kể đến những khó khăn như:

• Quản lý hợp đồng bằng Excel mang tính thủ công, đối với doanh nghiệp có số lượng hợp đồng lớn thì việc quản lý gặp nhiều rủi ro, dễ thất lạc
• Các file excel quản lý riêng lẻ, độc lập khiến kế toán mất nhiều thời gian và công sức trong việc tra cứu, tìm kiếm
• Quản lý file excel được lưu trên máy chung nên việc thay thế, sữa chữa hợp đồng được thực hiện bởi người khác là điều dễ xảy ra. Đặc biệt, excel không có tính năng ghi lại lịch sử nên rất khó lấy lại được
• Kế toán khó theo dõi doanh số phát sinh theo từng nhân viên hàng tháng, đối chiếu và chốt bảng doanh số với từng bộ phận kinh doanh.
• Công tác quản lý các hợp đồng phát sinh, đối chiếu tra soát cũng gặp nhiều bất cập do mất nhiều thời tổng hợp để lên các báo cáo phục vụ công tác quản trị

2.2. Phần mềm quản lý hợp đồng MISA SME.NET

Quản lý danh sách hợp đồng phát sinh

Với MISA SME.NET, kế toán dễ dàng xem được danh sách các hợp đồng phát sinh theo thời gian, thị trường…Các thông tin, chứng từ phát sinh liên quan đến đều được tổng hợp về danh sách hợp đồng giúp kế toán dễ dàng quản lý và theo dõi.

Nắm bắt đầy đủ thông tin trên hợp đồng

Trên mỗi hợp đồng, kế toán có thể theo dõi giá trị hợp đồng, giá trị thanh lý, tình hình thu tiền, xuất hóa đơn, dự kiến chi, số lượng hàng hóa dịch vụ đã giao cho khách hàng.

Ghi nhận doanh số của từng hợp đồng cho một hay nhiều nhân viên

Cho phép kế toán ghi nhận doanh số của từng hợp đồng cho một hay nhiều nhân viên để có thể xác định được doanh số đạt được của từng nhân viên hàng tháng, đối chiếu và chốt bảng doanh số với từng bộ phận kinh doanh.

Cung cấp báo cáo đa dạng theo tình trạng hợp đồng

Các báo cáo số liệu phân tích về doanh thu, chi phí, lãi lỗ theo từng dự án, thị trường, bộ phận bán hàng, nhân viên bán hàng, theo tình trạng của hợp đồng…

Lập hợp đồng từ đơn hàng hoặc nhân bản hợp đồng

Cho phép kế toán lập hợp đồng từ đơn hàng hoặc nhân bản từ các hợp đồng đã lập trước đó để tiết kiệm thời gian không phải nhập lại thông tin

Cho phép quản lý được các thông tin liên quan đến từng hợp đồng

• Chi tiết hợp đồng
• Liệt kê hợp đồng

Cho phép theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng

• Tình hình thực hiện hợp đồng bán
• Tình hình thực hiện hợp đồng mua

Cho phép theo dõi được doanh thu, lãi, lỗ của từng hợp đồng theo phòng ban, theo mặt hàng

• Tổng hợp doanh số mặt hàng theo hợp đồng bán
• Báo cáo tổng hợp lãi, lỗ theo hợp đồng
• Tổng hợp doanh số theo phòng ban

Phần mềm kế toán MISA SME.NET đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý hợp đồng của doanh nghiệp. Anh chị đăng kí dùng thử miễn phí phần mềm tại link dưới đây: