Đăng ký mã số thuế cá nhân là thủ tục quan trọng giúp người lao động thực hiện kê khai, quyết toán thuế thu nhập cá nhân và đăng ký người phụ thuộc theo đúng quy định. Tuy nhiên, nhiều cá nhân và doanh nghiệp vẫn chưa nắm rõ hồ sơ, quy trình cũng như cách đăng ký online nhanh chóng.
Bài viết dưới đây phần mềm kế toán MISA SME sẽ hướng dẫn chi tiết 3 cách đăng ký mã số thuế cá nhân mới nhất năm 2026, đồng thời cập nhật 10 trạng thái mã số thuế cần lưu ý để tra cứu và sử dụng đúng quy định.
Cách 1: Cá nhân ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập đăng ký mã số thuế cá nhân
Người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp, cơ quan hoặc tổ chức chi trả thu nhập có thể lựa chọn hình thức ủy quyền cho đơn vị trả thu nhập đăng ký mã số thuế cá nhân thay vì tự thực hiện với cơ quan thuế. Đây là cách làm phổ biến giúp tiết kiệm thời gian, giảm thủ tục và thuận tiện cho cả người lao động lẫn bộ phận kế toán, nhân sự trong quá trình kê khai thuế. Dưới đây là quy trình thực hiện chi tiết.
Bước 1: Cá nhân chuẩn bị hồ sơ gửi doanh nghiệp
Người lao động có thể ủy quyền cho doanh nghiệp nơi trả thu nhập thực hiện đăng ký mã số thuế cá nhân. Khi đó, cá nhân cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và gửi cho đơn vị chi trả để tổng hợp đăng ký với cơ quan thuế.
Hồ sơ cần chuẩn bị gồm:
- Giấy ủy quyền đăng ký mã số thuế cá nhân.
- Bản sao giấy tờ tùy thân của cá nhân.
- Bản sao CCCD/CMND còn hiệu lực đối với cá nhân là công dân Việt Nam.
- Bản sao hộ chiếu còn hiệu lực đối với cá nhân là người nước ngoài hoặc công dân Việt Nam sinh sống ở nước ngoài.
- Các giấy tờ khác có liên quan (nếu có).
Lưu ý: Nếu cá nhân có thu nhập tại nhiều đơn vị trong cùng kỳ tính thuế thì chỉ được ủy quyền đăng ký mã số thuế tại một đơn vị trả thu nhập. Sau khi được cấp mã số thuế, cá nhân thông báo lại cho các đơn vị còn lại để kê khai đúng quy định.
Bước 2: Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký mã số thuế với cơ quan thuế
Sau khi nhận hồ sơ từ người lao động, doanh nghiệp có trách nhiệm tổng hợp thông tin và thực hiện đăng ký mã số thuế cá nhân.
Công việc cần thực hiện gồm:
- Lập Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TCT dựa trên hồ sơ người lao động cung cấp.
- Nộp hồ sơ đăng ký thuế trực tiếp hoặc điện tử đến cơ quan thuế quản lý nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
Bước 3: Tra cứu kết quả đăng ký mã số thuế cá nhân
Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp có thể tra cứu tình trạng xử lý hồ sơ trên hệ thống Dịch vụ công
Thao tác thực hiện:
- Đăng nhập vào trang https://dichvucong.gdt.gov.vn/ => Đăng nhập => chọn đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử hoặc bằng tài khoản định danh điện tử đều được => chọn Doanh nghiệp
- Chọn Tra cứu hồ sơ đã nộp => Chọn thời gian => Chọn tìm kiếm để xem kết quả.
Cách 2: Cá nhân tự đăng ký mã số thuế trực tiếp với cơ quan thuế
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mã số thuế
Trong một số trường hợp, cá nhân có thể trực tiếp đăng ký mã số thuế với cơ quan thuế quản lý nơi cư trú hoặc nơi phát sinh nghĩa vụ thuế.
Trường hợp 1: Làm việc tại tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam
Hồ sơ gồm:
- Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TCT.
- Bản sao CCCD/CMND còn hiệu lực (đối với công dân Việt Nam).
- Bản sao hộ chiếu còn hiệu lực (đối với người nước ngoài hoặc công dân Việt Nam ở nước ngoài).
- Các giấy tờ liên quan khác.
Trường hợp 2: Làm việc cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ nước ngoài
Hồ sơ gồm:
- Các giấy tờ như Trường hợp 1.
- Bản sao quyết định bổ nhiệm hoặc văn bản cử sang Việt Nam làm việc (đối với người nước ngoài không cư trú).
Trường hợp 3: Cá nhân phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước
Ví dụ: chuyển nhượng bất động sản, nộp thuế đất,…
Hồ sơ gồm các giấy tờ như Trường hợp 1.
Trường hợp 4: Cá nhân thuộc trường hợp khác đăng ký tại nơi cư trú
Hồ sơ gồm các giấy tờ như Trường hợp 1.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế
Cá nhân có thể nộp trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua đường bưu điện.
Nếu nộp trực tiếp, cơ quan thuế sẽ:
- Đóng dấu tiếp nhận hồ sơ.
- Ghi ngày nhận hồ sơ.
- Ghi số lượng tài liệu theo danh mục hồ sơ.
Nếu gửi qua bưu điện, cơ quan thuế sẽ:
- Đóng dấu tiếp nhận hồ sơ.
- Ghi ngày nhận.
- Ghi số văn thư tiếp nhận.
Bước 3: Tra cứu kết quả đăng ký mã số thuế cá nhân
Sau khi nộp hồ sơ, cá nhân có thể tra cứu tình trạng xử lý hồ sơ online. Cách thực hiện như sau:
- Đăng nhập vào trang https://canhan.gdt.gov.vn/ => Chọn mục Tra cứu hồ sơ tại phần Đăng ký thuế lần đầu => Nhập mã giao dịch và mã bảo mật => Nhấn Tra cứu để xem kết quả.
Cách 3: Đăng ký mã số thuế cá nhân online
Bước 1: Truy cập cổng thông tin Dịch vụ công
- Cá nhân truy cập Cổng thông tin của Dịch vụ công qua địa chỉ: https://dichvucong.gdt.gov.vn/tthc/homelogin/tthc.
- Tại giao diện trang chủ, chọn mục “Đăng nhập bằng tài khoản định danh” => Chọn “Cá nhân” và đăng nhập bằng tài khoản đã được cấp.
Bước 3: Chọn chức năng Thủ tục hành chính
Sau khi đăng nhập thành công >> chọn Thủ tục hành chính => Chọn tờ khai “05-ĐK-TCT – Tờ khai đăng ký thuế (Dùng cho cá nhân khác) (TT86/2024) “
Bước 4: Chọn kê khai và nộp hồ sơ
Người nộp thuế chọn mục “Nộp hồ sơ để chuyển sang bước lập tờ khai điện tử.
Bước 5: Lựa chọn đối tượng kê khai
Hệ thống sẽ hiển thị các nhóm đối tượng đăng ký thuế. Cá nhân chọn đúng đối tượng phù hợp để hệ thống xác định mẫu biểu và thông tin cần khai báo.
Bước 6: Nhập thông tin ban đầu
Người dùng điền đầy đủ các thông tin cơ bản theo yêu cầu của hệ thống và chọn Tiếp tục để sang bước kê khai chi tiết.
Bước 8: Hoàn thành kê khai
- Sau khi rà soát thông tin, nếu thông tin đúng >> Nhập mã Captcha >> chọn Tiếp tục
- Xác thực bằng mã OTP gửi qua điện thoại hoặc email đã đăng ký.
Bước 9: Nhận kết quả
Sau khi nộp hồ sơ thành công sẽ được cấp mã hồ sơ để tra cứu thông tin.
Trong thời hạn khoảng 03 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ hợp lệ được tiếp nhận, cá nhân sẽ được cấp mã số thuế. Kết quả thường được gửi qua email hoặc hiển thị trên hệ thống tra cứu.
Tổng hợp 10 trạng thái mã số thuế mới nhất 2026 cần lưu ý
Căn cứ Phụ lục I – Danh mục trạng thái mã số thuế ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC (có hiệu lực từ ngày 06/02/2025), hệ thống trạng thái mã số thuế hiện vẫn tiếp tục được áp dụng trong năm 2026 do chưa có văn bản thay thế.
Theo đó, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân nộp thuế cần lưu ý 10 trạng thái mã số thuế mới nhất năm 2026 như sau:
- (1) Mã trạng thái 00: Người nộp thuế đã được cấp mã số thuế
- (2) Mã trạng thái 01: Ngừng hoạt động và đã hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế
- (3) Mã trạng thái 02: Đã chuyển cơ quan thuế quản lý
- (4) Mã trạng thái 03: Ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế
- (5) Mã trạng thái 04: Đang hoạt động
- (6) Mã trạng thái 05: Tạm ngừng hoạt động, kinh doanh
- (7) Mã trạng thái 06: Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký
- (8) Mã trạng thái 07: Chờ làm thủ tục phá sản
- (9) Mã trạng thái 09: Chờ xác minh tình trạng hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký
- (10) Mã trạng thái 10: Mã số thuế chờ cập nhật thông tin số định danh cá nhân
Kết luận
Có thể thấy, việc đăng ký mã số thuế cá nhân hiện nay được thực hiện khá thuận tiện với nhiều hình thức như ủy quyền cho doanh nghiệp, nộp trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc đăng ký online. Người lao động và doanh nghiệp cần lựa chọn phương án phù hợp, chuẩn bị đúng hồ sơ và theo dõi trạng thái mã số thuế để tránh phát sinh sai sót trong quá trình kê khai, quyết toán thuế. Để hỗ trợ đăng ký mã số thuế cá nhân, mã số thuế người phụ thuộc và quản lý thuế TNCN hiệu quả, doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm kế toán MISA SME với nhiều tính năng nổi bật như:
- Hỗ trợ đăng ký mã số thuế cá nhân và người phụ thuộc nhanh chóng.
- Tự động tổng hợp dữ liệu thu nhập, khấu trừ thuế TNCN.
- Kết nối kê khai thuế điện tử, giảm thao tác thủ công.
- Quản lý hồ sơ nhân sự, tiền lương và thuế tập trung.
- Hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian cho bộ phận kế toán – nhân sự.
Đăng ký dùng thử MISA SME ngay hôm nay để tối ưu công tác kế toán thuế và quản lý nhân sự trong doanh nghiệp.
0904 885 833
https://sme.misa.vn/
