Hạch toán chuyên sâu tài khoản 111 – Tiền mặt

• Tài khoản 111 dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng tiền tệ.
  Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của doanh nghiệp.
• Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm.
• Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm
• Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
• Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc:
  • Bên Nợ các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế;
  • Bên Có các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá bình quân gia quyền di động hoặc tỷ giá giao dịch thực tế.
• Vàng tiền tệ được phản ánh trong tài khoản này là vàng được sử dụng với các chức năng cất trữ giá trị, không bao gồm các loại vàng được phân loại là hàng tồn kho sử dụng với mục đích là nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm hoặc hàng hoá để bán. Việc quản lý và sử dụng vàng tiền tệ phải thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
• Tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ

3. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 111 – tiền mặt

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 111 được quy định như sau:

Tài khoản 111 – Tiền mặt, có 3 tài khoản cấp 2:

4. Sơ đồ chữ T tài khoản 111

Sơ đồ chữ T tài khoản 111 theo thông tư 200

Sơ đồ chữ T tài khoản 111 theo Thông tư 133

5. Phương pháp hạch toán tài khoản 111

5.2. Khi nhận được tiền của Ngân sách Nhà nước thanh toán về khoản trợ cấp, trợ giá bằng tiền mặt

Nợ TK 111 – Tiền mặt

Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3339).

5.3. Khi phát sinh các khoản doanh thu hoạt động tài chính, các khoản thu nhập khác bằng tiền mặt

Nợ TK 111 – Tiền mặt (tổng giá thanh toán)

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (giá chưa có thuế GTGT)

Có TK 711 – Thu nhập khác (giá chưa có thuế GTGT)

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).

5.4. Rút tiền gửi Ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt; vay dài hạn, ngắn hạn bằng tiền mặt 

Nợ TK 111 – Tiền mặt (1111, 1112)

Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng (1121, 1122)

Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411).

5.5. Thu hồi các khoản nợ phải thu, cho vay, ký cược, ký quỹ bằng tiền mặt

Nợ TK 111 – Tiền mặt (1111, 1112)

Có các TK 128, 131, 136, 138, 141, 244, 344.

5.6. Khi bán các khoản đầu tư ngắn hạn, dài hạn thu bằng tiền mặt

Nợ TK 111 – Tiền mặt (1111, 1112)

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính

Có TK 121 – Chứng khoán kinh doanh (giá vốn)

Có các TK 221, 222, 228 (giá vốn)

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.

5.7. Khi nhận được vốn góp của chủ sở hữu bằng tiền mặt

Nợ TK 111 – Tiền mặt

Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu.

5.8. Khi nhận tiền của các bên trong hợp đồng hợp tác kinh doanh không thành lập pháp nhân để trang trải cho các hoạt động chung

Nợ TK 111 – Tiền mặt

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác.

5.9. Xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản tại Ngân hàng, ký quỹ, ký cược

Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng

Nợ TK 244 – Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược

Có TK 111 – Tiền mặt.

5.10. Xuất quỹ tiền mặt mua chứng khoán, cho vay hoặc đầu tư vào công ty con, đầu tư vào công ty liên doanh, liên kết…, 

Nợ TK 121, 128, 221, 222, 228

Có TK 111 – Tiền mặt.

5.11. Xuất quỹ tiền mặt mua hàng tồn kho (theo phương pháp kê khai thường xuyên), mua TSCĐ, chi cho hoạt động đầu tư XDCB

– Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, kế toán phản ánh giá mua không bao gồm thuế GTGT, ghi:

Nợ các TK 151, 152, 153, 156, 157, 211, 213, 241

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)

Có TK 111 – Tiền mặt.

– Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, kế toán phản ánh giá mua bao gồm cả thuế GTGT.

5.12. Xuất quỹ tiền mặt mua hàng tồn kho (theo phương pháp kiểm kê định kỳ), nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:

Nợ TK 611 – Mua hàng (6111, 6112)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)

Có TK 111 – Tiền mặt.

Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, kế toán phản ánh giá mua bao gồm cả thuế GTGT.

5.15. Khi mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền mặt sử dụng ngay vào sản xuất, kinh doanh, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Nợ các TK 621, 623, 627, 641, 642,…

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)

Có TK 111 – Tiền mặt.

Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, kế toán phản ánh chi phí bao gồm cả thuế GTGT.

5.14. Xuất quỹ tiền mặt thanh toán các khoản vay, nợ phải trả

Nợ các TK 331, 333, 334, 335, 336, 338, 341

Có TK 111 – Tiền mặt.

5.15. Xuất quỹ tiền mặt sử dụng cho hoạt động tài chính, hoạt động khác

Nợ các TK 635, 811,…

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111 – Tiền mặt.

5.16. Các khoản thiếu quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381)

Có TK 111 – Tiền mặt.

5.17. Các khoản thừa quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân

Nợ TK 111 – Tiền mặt

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381).

5.18. Kế toán hợp đồng mua bán lại trái phiếu Chính phủ: Thực hiện theo quy định tại phần hướng dẫn TK 171 – Giao dịch mua, bán lại trái phiếu Chính phủ.

5.19. Các giao dịch liên quan đến ngoại tệ là tiền mặt.

a) Khi mua hàng hóa, dịch vụ thanh toán bằng tiền mặt là ngoại tệ.

– Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái, ghi:

Nợ các TK 151,152,153,156,157,211,213,241, 623, 627, 641,642,133,… (theo tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế tại ngày giao dịch)

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (lỗ tỷ giá hối đoái)

Có TK 111 (1112) (theo tỷ giá ghi sổ kế toán).

– Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái, ghi:

Nợ các TK 151, 152, 153,156,157,211,213,241,623, 627, 641, 642,133,… (theo tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế tại ngày giao dịch)

Có TK 111 (1112) (theo tỷ giá ghi sổ kế toán)

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (lãi tỷ giá hối đoái).

b) Khi thanh toán các khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ:

– Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái , ghi:

Nợ các TK 331, 335, 336, 338, 341,… (tỷ giá ghi sổ kế toán)

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (lỗ tỷ giá hối đoái)

Có TK 111 (1112) (tỷ giá ghi sổ kế toán).

– Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái, ghi:

Nợ các TK 331, 336, 341,… (tỷ giá ghi sổ kế toán)

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (lãi tỷ giá hối đoái)

Có TK 111 (1112) (tỷ giá ghi sổ kế toán).

– Trường hợp trả trước tiền bằng ngoại tệ cho người bán, bên Nợ tài khoản phải trả áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm trả trước, ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (tỷ giá thực tế thời điểm trả trước)

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (lỗ tỷ giá hối đoái)

Có TK 111 (1112) (tỷ giá ghi sổ kế toán).

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (lãi tỷ giá hối đoái).

c) Khi phát sinh doanh thu, thu nhập khác bằng ngoại tệ là tiền mặt, ghi:

Nợ TK 111 (1112) (tỷ giá giao dịch thực tế)

Có các TK 511, 515, 711,… (tỷ giá giao dịch thực tế).

d) Khi thu được tiền nợ phải thu bằng ngoại tệ, ghi:

– Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái, ghi:

Nợ TK 111 (1112) (tỷ giá hối đoái giao dich thực tế tại ngày giao dịch)

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (lỗ tỷ giá hối đoái)

Có các TK 131, 136, 138,… (tỷ giá ghi sổ kế toán).

– Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái, ghi:

Nợ TK 111 (1112) (tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế tại ngày giao dịch)

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (lãi tỷ giá hối đoái)

Có các TK 131, 136, 138,… (tỷ giá ghi sổ kế toán).

– Trường hợp nhận trước tiền của người mua, bên Có tài khoản phải thu áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận trước, ghi:

Nợ TK 111 (1112) (tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận trước)

Có TK 131 (tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận trước).

5.20. Kế toán sử dụng tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế (là tỷ giá mua của ngân hàng) để đánh giá lại các khoản ngoại tệ là tiền mặt tại thời điểm lập Báo cáo tài chính, ghi:

– Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam, kế toán ghi nhận lãi tỷ giá:

Nợ TK 111 (1112)

Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131).

– Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam, kế toán ghi nhận lỗ tỷ giá:

Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)

Có TK 111 (1112).

– Sau khi bù trừ lãi, lỗ tỷ giá phát sinh do đánh giá lại, kế toán kết chuyển phần chênh lệch lãi, lỗ tỷ giá vào doanh thu hoạt động tài chính (nếu lãi lớn hơn lỗ) hoặc chi phí tài chính (nếu lãi nhỏ hơn lỗ).

5.21. Kế toán đánh giá lại vàng tiền tệ

– Trường hợp giá đánh giá lại vàng tiền tệ phát sinh lãi, kế toán ghi nhận doanh thu hoạt động tài chính, ghi:

Nợ TK 1113 – Vàng tiền tệ (theo giá mua trong nước)

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.

– Trường hợp giá đánh giá lại vàng tiền tệ phát sinh lỗ, kế toán ghi nhận chi phí tài chính, ghi:

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính

Có TK 1113 – Vàng tiền tệ (theo giá mua trong nước).

6. Cách ghi sổ cái tài khoản 111

Ghi sổ cái là một phần quan trọng trong công tác kế toán doanh nghiệp, giúp ghi nhận chi tiết và minh bạch các giao dịch tài chính. Đặc biệt đối với tài khoản 111 (Tiền mặt), việc ghi chép đúng đắn và chi tiết không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác tình hình tài chính mà còn là cơ sở để lập báo cáo tài chính và đối chiếu trong quá trình kiểm toán. Dưới đây là cách ghi sổ cái tài khoản 111 chi tiết theo các cột trong sổ cái.

Bước 1: Xác định giao dịch

Trước khi ghi sổ cái tài khoản 111, bạn cần xác định rõ giao dịch hoặc sự kiện tài chính sẽ được ghi vào tài khoản này. Một số giao dịch phổ biến bao gồm:

• Nhận tiền từ khách hàng: Khi doanh nghiệp nhận tiền mặt từ khách hàng, nghiệp vụ này sẽ được ghi vào tài khoản 111 (tiền mặt).
  
• Chi tiền cho nhà cung cấp: Khi thanh toán tiền mặt cho nhà cung cấp, nghiệp vụ này cũng sẽ được ghi vào tài khoản 111.

Bước 2: Lập phiếu ghi sổ

Để ghi nhận giao dịch vào sổ cái, bạn cần tạo một phiếu ghi sổ bao gồm các thông tin sau:

• Ngày ghi sổ: Ghi ngày diễn ra giao dịch.
• Số chứng từ: Gán số chứng từ duy nhất cho giao dịch.
• Diễn giải: Mô tả chi tiết về giao dịch hoặc sự kiện tài chính.
• Tài khoản nợ: Ghi tài khoản 111, đại diện cho tiền mặt hoặc tài khoản ngân hàng.
• Tài khoản có: Ghi tài khoản đối ứng với giao dịch, ví dụ tài khoản khách hàng khi nhận tiền từ khách hàng.
• Số tiền nợ: Ghi số tiền tăng trong tài khoản 111.
• Số tiền có: Ghi số tiền giảm trong tài khoản đối ứng.
  

Bước 3: Kiểm tra tính chính xác

Đảm bảo rằng các thông tin và số liệu trên phiếu ghi sổ là chính xác để tránh sai sót trong việc ghi nhận giao dịch tài chính. Đây là bước rất quan trọng vì sự chính xác của sổ cái ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

Bước 4: Ghi sổ

Dựa vào loại sổ cái đã chọn (sổ cái tay hay phần mềm kế toán), bạn thực hiện ghi sổ. Nếu dùng phần mềm kế toán, bạn sẽ nhập thông tin giao dịch trực tiếp vào hệ thống và hệ thống sẽ tự động cập nhật vào sổ cái.

Bước 5: Lưu trữ tài liệu

Các phiếu ghi sổ cần được bảo quản cẩn thận vì chúng là bằng chứng quan trọng trong kiểm toán và có thể được sử dụng cho mục đích kiểm tra tài chính sau này. Đảm bảo rằng bạn lưu trữ các phiếu này một cách hợp lý và dễ dàng tra cứu khi cần.

7. Giải đáp một số thắc mắc về tài khoản 111

Tài khoản 111 có số dư bên nào? 

Tài khoản 111 thuộc loại tài khoản tài sản, phản ánh số tiền mặt mà doanh nghiệp đang nắm giữ. Khi tiền mặt của doanh nghiệp tăng lên (nhận tiền mặt), tài khoản này sẽ tăng ở bên Nợ và có số dư bên Nợ

Tài khoản 111 và 112 khác nhau như thế nào? 

Tài khoản 111 và 112 đều là tài khoản tài sản nhưng tài khoản 111 liên quan đến tiền mặt, còn tài khoản 112 liên quan đến tiền gửi ngân hàng, mỗi tài khoản phục vụ mục đích sử dụng khác nhau trong quản lý tiền của doanh nghiệp.

Tài khoản 111 – Tiền mặt: Phản ánh số tiền mặt doanh nghiệp đang nắm giữ trong quỹ tiền mặt, dùng để chi trả các giao dịch trực tiếp tại doanh nghiệp. Tài khoản 111 dùng cho các giao dịch tiền mặt tại văn phòng, cửa hàng, hoặc kho.

Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng: Phản ánh số tiền mà doanh nghiệp đang gửi trong tài khoản ngân hàng. Tài khoản 112 dùng để ghi nhận các giao dịch liên quan đến việc chuyển tiền vào tài khoản ngân hàng hoặc rút tiền từ ngân hàng để sử dụng trong doanh nghiệp.

Kết luận