Chia sẻ kinh nghiệm sắp xếp chứng từ và in sổ sách cuối năm

1. Về cách sắp xếp chứng từ

1.1 Kiểm tra chứng từ

• Kiểm tra lại xem chứng từ kế toán ra vào, hợp đồng kinh tế, hồ sơ nhân sự đã đúng quy định chưa?
• Kiểm tra xem chứng từ đã đầy đủ khớp với tờ khai hay chưa, thiếu những gì, phần nào, lưu ý lại để bổ sung.

1.2 Sắp xếp chứng từ, hồ sơ

• Tiền mặt: Phiếu thu, phiếu chi, Kiểm kê quỹ (đóng quyển hoặc kẹp vào chứng từ là do các bạn lựa chọn)
• Tiền gửi ngân hàng: sắp xếp sổ phụ, giấy báo nợ, giấy báo có theo ngày tháng (Đóng thành file)
• Hóa đơn mua vào và bán ra xếp theo thứ tự ngày tháng (Lưu ý: thường xếp theo thứ tự ngày tháng và khớp với Bảng kê hóa đơn dịch vụ mua vào bán ra kèm theo).
• Kho: Bao gồm thẻ kho, phiếu xuất, phiếu nhập, lệnh xuất kho, giấy cung ứng giao nhận vật tư xếp theo ngày tháng,
• Biên bản kiểm kho theo quý tháng hoặc cuối niên độ kế toán tùy vào yêu cầu quản trị của doanh nghiệp (đóng thành quyển hoặc kẹp vào hóa đơn).
• Tài sản cố định và Công cụ dụng cụ: Tất cả giấy tờ liên quan đến 2 mảng này nếu phát sinh ít bạn có thể gộp lại đóng chung, nếu phát sinh nhiều thì đóng riêng.
• Chứng từ nghiệp vụ khác: in và kẹp thành 1 file.
• Nhân sự: Hợp đồng lao động (cả có thời hạn và thời vụ, thử việc), Bảng chấm công, bảng lương,tạm ứng lương, quyết định tăng lương phiếu chi lương hoặc chứng từ chuyển khoản, chứng minh nhân dân, cam kết 02,… nói chung tất cả những gì liên quan đến nhân sự thì gộp lại, của ai ghim đúng vị trí người đó; kí tá, dấu má đầy đủ và chữ ký của một người phải thống nhất trên mọi văn bản liên quan.
• Hồ sơ thuế: Bao gồm các loại tờ khai thuế đầy đủ từ lần đầu, bổ sung, báo cáo THSDHĐ, kê khai các thuế khác, bảng kê mua vào bán ra, giấy nộp thuế, nộp hộ (nếu có). Nói chung cứ cái gì liên quan đến thuế thì xếp chung một file.
• Bảo hiểm: tất cả các hồ sơ tăng, giảm, chế độ bảo hiểm đau ốm thai sản, nộp bảo hiểm,… đóng thành một file.
• Hồ sơ vay, mượn: Mượn tiền cá nhân, vay tiền ngân hàng, hợp đồng ra sao, chi trả thế nào các bạn đóng vào một tệp.
• Hợp đồng: Hợp đồng đầu vào đóng thành 1 file, hợp đồng đầu ra đóng thành 1 file. Dự thầu này nọ làm 1 file. Nên ghi chú cho từng hợp đồng số hóa đơn, những lần chuyển tiền và thanh toán, mức độ hoàn thành…
• Giá thành công trình: Phần này các bạn nên tập hợp chi phí của công trình nào riêng công trình đó, kẹp theo các phiếu xuất, mua vật tư, tiến độ hoàn thành,….
• Hồ sơ khác: file này bạn lưu tất cả những gì ngoài các mục trên.
• Bộ báo cáo tài chính đầy đủ.
• Nếu doanh nghiệp các bạn đang làm có nhiều danh mục như đầu tư tài chính, lĩnh vực khác các bạn có thể mở thêm file chi tiết. Để dễ hiểu và người khác dễ hiểu không mất công giải thích.

2. Sắp xếp sổ sách

• Sổ nhật ký chung
• Sổ nhật kí bán hàng, mua hàng
• Sổ quỹ tiền mặt
• Sổ tiền gửi ngân hàng
• Sổ chi tiết các tài khoản từ tiền mặt cho đến vay mượn, các tài khoản tài sản, doanh thu, chi phí, lợi nhuận,…
• Sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả (theo nhà cung cấp)
• Sổ chi tiết giá thành (cho từng loại sản phẩm, vụ việc, công trình)
• Sổ cái các tài khoản
• Sổ tổng hợp công nợ phải thu, phải trả
• Các bảng phân bổ công cụ dụng cụ, khấu hao tài sản cố định.

• Tài khoản nào phát sinh trước thì bạn nên in đầy đủ cả sổ chi tiết và sổ cái. Ngoài ra còn có thẻ kho, các loại bảng xuất nhập tồn vật tư, hàng hóa, thành phẩm, sổ tài sản cố định,.. Tất cả các tài liệu này đều cần in đầy đủ, và không được quên kết xuất file excel lưu trữ cẩn thận.
• Tất cả sổ sách chứng từ đều có ghi tên bìa, địa chỉ, mã số thuế doanh nghiệp và được ký, đóng dấu đầy đủ.