Hướng dẫn cách hạch toán tài khoản 344 theo Thông tư 200

Tại điều 60 Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 344 này ghi nhận các khoản tiền ký cược hoặc ký quỹ mà doanh nghiệp nhận từ các đối tượng bên ngoài (cá nhân hoặc tổ chức). Mục đích của các khoản này là đảm bảo việc thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng kinh tế, bao gồm hợp đồng đại lý, dịch vụ kinh doanh, và các thỏa thuận khác.

Theo nguyên tắc, kế toán phải phân loại và theo dõi từng khoản ký cược, ký quỹ cụ thể, dựa trên đối tượng khách hàng, thời hạn thanh toán và loại tiền tệ. Các khoản phải trả trong thời hạn còn lại dưới 12 tháng được ghi nhận là nợ ngắn hạn, trong khi những khoản có thời hạn dài hơn được phân loại là nợ dài hạn.

Đối với các tài sản nhận thế chấp hoặc cầm cố bằng hiện vật, các khoản này không được ghi nhận vào tài khoản mà cần phản ánh riêng trong phần thuyết minh của Báo cáo tài chính.

Khi ký quỹ hoặc ký cược bằng ngoại tệ, kế toán cần tách biệt số gốc và thực hiện quy đổi sang đồng tiền kế toán như sau:

• Tại thời điểm nhận, áp dụng tỷ giá thực tế giao dịch để quy đổi.
• Khi hoàn trả, sử dụng tỷ giá được ghi sổ thực tế đích danh.
• Cuối kỳ, đánh giá lại khoản ngoại tệ phải trả theo tỷ giá thực tế tại thời điểm lập báo cáo tài chính. Phần chênh lệch tỷ giá được ghi nhận trực tiếp vào chi phí tài chính hoặc doanh thu tài chính.

3. Kết cấu của TK 344

Tại khoản 3, Điều 60 Thông tư 200/2014/TT-BTC, kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 344 – Nhận ký quỹ, ký cược như sau:

Bên Nợ: Hoàn trả tiền nhận ký quỹ, ký cược.

Bên Có: Nhận ký quỹ, ký cược bằng tiền.

Số dư bên Có: Số tiền nhận ký quỹ, ký cược chưa trả.

4. Cách hạch toán tài khoản 344 theo Thông tư 200

Một số các nghiệp vụ thường gặp liên quan đến tài khoản 344 và cách hạch toán tài khoản 344 theo Thông tư 200 như sau:

– Khi nhận tiền ký quỹ, ký cược của đơn vị, cá nhân bên ngoài, ghi:

Nợ các TK 111, 112

Có TK 344 – Nhận ký quỹ, ký cược (chi tiết cho từng khách hàng).

– Khi hoàn trả tiền ký quỹ, ký cược cho khách hàng, ghi:

Nợ TK 344 – Nhận ký quỹ, ký cược

Có các TK 111, 112.

– Trường hợp hoàn trả tiền ký quỹ, ký cược bằng ngoại tệ, ghi:

Nợ TK 344 – Nhận ký quỹ, ký cược (theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh của từng đối tượng)

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (lỗ tỷ giá)

Có các TK 111, 112 (theo tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền TK tiền)

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (lãi tỷ giá).

– Trường hợp đơn vị ký quỹ, ký cược vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết với doanh nghiệp, bị phạt theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế:

+ Khi nhận được khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết: Nếu khấu trừ vào tiền nhận ký quỹ, ký cược, ghi:

Nợ TK 344 – Nhận ký quỹ, ký cược

Có TK 711 – Thu nhập khác.

+ Khi thực trả khoản ký quỹ, ký cược còn lại, ghi:

Nợ TK 344 – Nhận ký quỹ, ký cược (đã khấu trừ tiền phạt)

Có các TK 111, 112.

– Khi lập Báo cáo tài chính, kế toán đánh giá lại khoản tiền nhận ký cược, ký quỹ có nghĩa vụ phải trả lại bằng ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm báo cáo:

+ Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái, ghi:

Nợ TK 344 – Nhận ký quỹ, ký cược

Có TK 413- Chênh lệch tỷ giá hối đoái.

+ Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái, ghi:

Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái

Có TK 344 – Nhận ký quỹ, ký cược

5. Các câu hỏi thường gặp

Trường hợp nhận thế chấp hoặc cầm cố bằng tài sản hiện vật có hạch toán vào tài khoản 344 không?

Không. Các khoản thế chấp hoặc cầm cố bằng hiện vật sẽ không được phản ánh vào tài khoản 344 mà cần được trình bày chi tiết trong thuyết minh Báo cáo tài chính.

Làm thế nào để theo dõi chi tiết các khoản ký quỹ, ký cược?

Doanh nghiệp cần mở sổ chi tiết để theo dõi từng khoản ký quỹ, ký cược, bao gồm:

• Đối tượng ký quỹ, ký cược.
• Loại tiền tệ.
• Kỳ hạn thanh toán.
• Mục đích của khoản ký quỹ, ký cược.

Các sai sót thường gặp khi hạch toán tài khoản 344 là gì?

Kế toán viên thường dễ mắc những sai sót sau khi hạch toán tài khoản 344:

• Ghi nhận nhầm lẫn giữa các khoản nhận ký quỹ, ký cược và các khoản vay mượn.
• Không đánh giá lại số dư ngoại tệ vào cuối kỳ.
• Thiếu thông tin chi tiết trên sổ sách, gây khó khăn khi đối chiếu hoặc kiểm tra.