Những lưu ý khi kế toán khoản nợ phải trả cho người bán, người nhận thầu

Nợ phải trả cho người bán, người nhận thầu là một trong những khoản nợ thường gặp nhất đối với một doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm được những lưu ý quan trọng khi kế toán khoản nợ phải trả cho người bán, người nhận thầu. Nhờ vậy, doanh nghiệp của bạn sẽ có thể hoàn thành báo cáo tài chính một cách dễ dàng và chính xác.

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 01: Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các sự kiện và giao dịch đã qua mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình. Nợ phải trả của một doanh nghiệp bao gồm các khoản nợ phải trả thông thường, dự phòng nợ phải trả và nợ tiềm tàng.

Để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết, người nhận thầu xây lắp chính, phụ, ta cần sử dụng Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán. Hãy cùng misa.com.vn tìm hiểu chi tiết về kế toán khoản nợ phải trả cho người bán, người nhận thầu ở các nội dung sau đây.

Để có thể thực hiện các nghiệp vụ kế toán theo đúng thông tư của Bộ tài chính, bạn cần năm rõ 4 quy định hạch toán Tài khoản kế toán 331, đó là:
1. Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hoá, dịch vụ, hoặc cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Trong đó, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao.
2. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ trả tiền ngay (bằng tiền mặt, tiền séc hoặc đã trả qua Ngân hàng).
3. Những vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán.
4. Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp ngoài hoá đơn mua hàng.
Kết cấu của tài khoản 331

Bên Nợ:
– Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp.
– Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao.
– Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hoá hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng.
– Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả cho người bán.
– Giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán.
Bên Có:
– Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp.
– Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức.

Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp.
Số dư bên Nợ (nếu có): Số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở Tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.

Tại bài viết Hạch toán chuyên sâu tài khoản 331 – Phải trả cho người bán, MISA đã cung cấp toàn bộ các nghiệp vụ chủ yếu, các trình tự kế toán khoản nợ phải trả cho người bán, người nhận thầu. Một số phương pháp tiêu biểu phải kể đến như:

– Phương pháp kế toán khi mua vật tư, hàng hoá chưa trả tiền cho người bán về nhập kho, hoặc gửi đi bán thẳng không qua kho trong trường hợp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
– Phương pháp kế toán khi mua vật tư, hàng hoá chưa trả tiền cho người bán về nhập kho, hoặc gửi đi bán thẳng không qua kho trong trường hợp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
– Phương pháp kế toán khi ứng trước hoặc thanh toán số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp…

Việc kế toán khoản nợ phải trả cho người bán, người nhận thầu cần thông qua tài khoản kế toán 331. Bởi đây là một loại tài khoản lưỡng tính, do đó có thể có số dư cả hai bên. Kế toán chỉ được cấn trừ bên Nợ và bên Có TK 331 của cùng một đối tượng.
Tài khoản 331 có số dư bên Nợ khi doanh nghiệp ứng trước tiền mua hàng cho người bán: Số Dư Nợ 331 trên sổ cái = Chỉ tiêu (MS) 132 – trả trước cho người bán trên Bảng cân đối kế toán thuộc khoản phải thu = Số dư Nợ cuối kỳ TK 331 trên bảng cân đối số phát sinh.
Tài khoản 331 có số dư bên Có khi doanh nghiệp đi mua hàng chưa trả tiền người bán. Kiểm tra lại các hợp đồng chưa thanh toán xem đã quá hạn thanh toán chưa và lên kế hoạch thanh toán cho nhà cung cấp.
Số dư Có TK 331 trên sổ cái = Chỉ tiêu (MS) 312 – Phải trả cho người bán trên Bảng cân đối kế toán thuộc khoản phải trả = Số dư Có TK 331 trên bảng cân đối số phát sinh.

Lưu ý:
– Có thể cấn trừ công nợ giữa đối tượng vừa là người mua hàng vừa là nhà cung cấp của doanh nghiệp. Hồ sơ cấn trừ công nợ bao gồm:
+ Bảng đối chiếu công nợ
+ Biên bản thỏa thuận về việc cấn trừ công nợ
+ Cách hoạch toán: Nợ 331/ có TK 131
– Cuối năm, kế toán phải lập biên bản đối chiếu công nợ có chữ ký và dấu của cả 2 bên.

Ngoài ra, nếu bạn có nhu cầu tham khảo nội dung, phương pháp và lưu ý khi kế toán khoản thu khách hàng, bạn có thể truy cập bài viết Hạch toán chuyên sâu tài khoản 131 – Phải thu khách hàng để biết thêm chi tiết.
Như vậy, năm được toàn bộ những nội dung, quy định và những lưu ý được đề cập trong bài viết này, bạn đã có thể hoàn toàn tự tin thực hiện hoạt động kế toán khoản nợ phải trả cho người bán, người nhận thầu một cách hiệu quả và chuẩn xác nhất.

Để hạch toán doanh thu và thu nhập khác theo đúng quy định quản lý tài chính – kế toán của Thông tư 133/2016/TT-BTC và Thông tư 200/2014/TT-BTC, bạn có thể tham khảo phần mềm kế toán doanh nghiệp MISA SME.NET, đây là phần mềm đã được hơn 130.000 doanh nghiệp lựa chọn sử dụng.

Lưu ý: Nội dung bài viết được biên soạn dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm đăng tải, nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo, không thay thế hoàn toàn tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán chuyên biệt cho từng trường hợp cụ thể. Do quy định pháp luật có thể thay đổi hoặc áp dụng khác nhau tùy tình huống thực tế, MISA khuyến nghị người đọc đối chiếu văn bản pháp luật gốc (MISA có đính kèm căn cứ pháp lý gốc ở trên bài viết) hoặc liên hệ cơ quan thuế/chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng. MISA không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại phát sinh từ việc áp dụng thông tin trong bài viết mà không có sự xác minh phù hợp.