Nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động là nghĩa vụ bắt buộc doanh nghiệp phải thực hiện định kỳ theo quy định pháp luật. Tuy nhiên, nhiều đơn vị vẫn chưa nắm rõ thời hạn, cách kê khai và hình thức nộp đúng quy định. Bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA SME sẽ hướng dẫn chi tiết cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất 2026 nhanh chóng và chính xác.
1. Báo cáo tình hình sử dụng lao động là gì?
Báo cáo tình hình sử dụng lao động hay báo cáo thay đổi lao động là thủ tục định kỳ bắt buộc mà người sử dụng lao động phải thực hiện để thông báo với cơ quan Nhà nước về số lượng lao động đang sử dụng, tình hình biến động nhân sự tăng/giảm và các thông tin liên quan đến lao động tại doanh nghiệp.
Đây là nghĩa vụ bắt buộc đối với doanh nghiệp có sử dụng lao động, giúp cơ quan Nhà nước quản lý tình hình lao động và kiểm tra việc thực hiện các quy định về lao động, bảo hiểm xã hội. Đồng thời, báo cáo này còn phục vụ nhiều mục đích quản lý và thống kê lao động quan trọng.
Cụ thể, báo cáo này giúp:
- Theo dõi tình hình sử dụng lao động tại doanh nghiệp
- Quản lý biến động lao động tăng, giảm theo từng giai đoạn
- Kiểm tra việc thực hiện hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội và chế độ cho người lao động
- Đồng thời đồng bộ dữ liệu giữa doanh nghiệp với cơ quan lao động và cơ quan BHXH
- Hỗ trợ cơ quan Nhà nước đánh giá thực trạng thị trường lao động
2. Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động
Căn cứ theo quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng lao động 2 lần/năm. Cụ thể như sau:
- Báo cáo 6 tháng đầu năm: Nộp trước ngày 5/6 hàng năm
- Báo cáo cuối năm: Nộp trước ngày 5/12 hàng năm
Doanh nghiệp cần chú ý nộp báo cáo đúng hạn để tránh bị xử phạt hành chính do nộp chậm hoặc không thực hiện nghĩa vụ báo cáo lao động.
3. Hướng dẫn 3 cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động doanh nghiệp cần biết
Doanh nghiệp hiện có thể nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động theo nhiều hình thức như nộp online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, phần mềm BHXH điện tử hoặc nộp trực tiếp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết 3 cách nộp phổ biến nhất hiện nay.
Tự động hóa quản lý lao động – kế toán – BHXH trên cùng một nền tảng. Giảm thao tác thủ công, hạn chế sai sót và dễ dàng theo dõi báo cáo định kỳ với phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp hiện đại.
3.1 Cách 1. Nộp qua Cổng Dịch vụ công quốc gia
Đây là hình thức nộp online được khuyến khích nhằm đồng bộ dữ liệu giữa cơ quan lao động và cơ quan bảo hiểm xã hội.
Bước 1: Truy cập vào Cổng Dịch vụ công Quốc gia
Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp đã đăng ký. Nếu chưa có tài khoản, doanh nghiệp cần phải thực hiện đăng ký mới.
Bước 3: Chọn vào chức năng Dịch vụ công trực tuyến sau đó nhập cụm từ Báo cáo tình hình sử dụng lao động trên thanh tìm kiếm => Chọn Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng báo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và báo cáo tình hình sử dụng lao động
Bước 4: Chọn vào phần thủ tục sau đó nhấn Nộp trực tuyến
Bước 5: Kê khai đầy đủ thông tin doanh nghiệp và lựa chọn cơ quan tiếp nhận là Sở Nội vụ nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện
Bước 6: Nhấn vào Đăng ký, hệ thống sẽ tự động ghi nhận thông tin
Bước 7: Khi hệ thống hiển thị thông báo cập nhật thành công, nhấn Thoát để hoàn tất thủ tục. Sau khi hoàn tất, hệ thống đồng thời gửi thông tin đến cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý doanh nghiệp.
3.2 Cách 2: Nộp trực tiếp tại Sở Nội vụ
Ngoài Cổng Dịch vụ công Quốc gia, một số địa phương còn hỗ trợ doanh nghiệp nộp báo cáo trực tuyến thông qua Google form hoặc cổng tiếp nhận riêng của Sở Nội vụ.
Ví dụ, ở thành phố Hồ Chí Minh, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ bằng 1 trong 2 cách:
- Truy cập link Google form do Sở Nội vụ cung cấp
- Hoặc quét mã QR để thực hiện nộp báo cáo
Hồ sơ gửi trực tuyến thường bao gồm có:
- Thông tin doanh nghiệp
- File PDF có ký tên, đóng dấu
- File excel báo cáo lao động
Doanh nghiệp cần hoàn tất việc nộp báo cáo trước ngày 05/06 theo đúng thời hạn quy định.
Lưu ý: Sau thời gian này, Sở Nội vụ có thể từ chối tiếp nhận hồ sơ và ghi nhận tình trạng chưa chấp hành nghĩa vụ báo cáo lao động.
3.3 Cách 3: Nộp trực tiếp bằng bản giấy
Trong trường hợp không thể nộp online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI ban hành kèm Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Hồ sơ sẽ được gửi đến Sở Nội vụ nơi doanh nghiệp đặt trụ sở và Cơ quan bản hiểm xã hội quản lý đơn vị.
Đối với doanh nghiệp trong khu công nghiệp hoặc khu kinh tế, báo cáo còn phải gửi thêm cho Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi và quản lý lao động theo quy định.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ giấy, Sở Nội vụ sẽ tổng hợp và cập nhật dữ liệu lao động theo quy định hiện hành.
4. Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động
Hiện nay, doanh nghiệp thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động theo Mẫu số 01/PLI ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Đây là biểu mẫu bắt buộc được sử dụng khi kê khai tình hình lao động định kỳ gửi đến cơ quan quản lý lao động và cơ quan bảo hiểm xã hội.
Về cách ghi biểu mẫu, doanh nghiệp có thể tham khảo hướng dẫn dưới đây:
- Mục (1): Ghi tên cơ quan tiếp nhận gồm
-
-
- Sở Nội vụ
- Cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện
-
-
- Mục (2) – Vị trí việc làm: Doanh nghiệp cần phân loại lao động theo từng nhóm nghề nghiệp, bao gồm:
-
- Cột (8) – Nhà quản lý: Bao gồm các chức danh lãnh đạo, quản lý, điều hành trong cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
- Cột (9) – Chuyên môn kỹ thuật bậc cao: Bao gồm lao động có trình độ đại học trở lên trong các lĩnh vực như công nghệ, giáo dục, y tế, quản trị, luật, CNTT…
- Cột (10) – Chuyên môn kỹ thuật bậc trung: Bao gồm lao động có trình độ cao đẳng, trung cấp hoặc tương đương.
-
5. Không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động có bị xử phạt không?
Câu trả lời là Có. Theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động không thực hiện báo cáo tình hình thay đổi lao động theo quy định sẽ bị xử phạt hành chính.
Cụ thể:
Vi phạm về tuyển dụng, quản lý lao động
…
2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
a) Phân biệt đối xử trong lao động trừ các hành vi phân biệt đối xử quy định tại điểm d khoản 1 Điều 13, khoản 2 Điều 23, khoản 1 Điều 36 và khoản 2 Điều 37 Nghị định này;
b) Sử dụng lao động chưa qua đào tạo hoặc chưa có chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia đối với nghề, công việc phải sử dụng lao động đã được đào tạo hoặc phải có chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia;
c) Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định;
d) Không lập sổ quản lý lao động hoặc lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn hoặc không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật.
…
Ngoài ra, mức xử phạt đối với tổ chức bằng 02 lần mức xử phạt đối với cá nhân được quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
Kết luận
Việc nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động đúng thời hạn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn hạn chế các rủi ro liên quan đến thanh tra lao động, bảo hiểm xã hội và xử phạt hành chính. Doanh nghiệp nên chủ động cập nhật biểu mẫu mới nhất, lựa chọn hình thức nộp phù hợp và hoàn tất kê khai trước thời hạn quy định để đảm bảo quá trình thực hiện diễn ra thuận lợi, chính xác.
Ngoài việc nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động đúng hạn, doanh nghiệp cũng nên chủ động ứng dụng phần mềm kế toán và quản trị nhân sự để đồng bộ dữ liệu lao động, BHXH và tiền lương trên cùng một hệ thống. Đây là giải pháp giúp tiết kiệm thời gian vận hành, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp.
Với phần mềm kế toán online tích hợp AI, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý chứng từ, hóa đơn, tiền lương, bảo hiểm xã hội và dữ liệu nhân sự trên một nền tảng tập trung. Hệ thống hỗ trợ tự động hóa nhiều nghiệp vụ kế toán – nhân sự, đồng thời giúp doanh nghiệp theo dõi biến động lao động và xử lý các thủ tục định kỳ nhanh chóng, chính xác hơn.
Đăng ký dùng thử miễn phí ngay hôm nay để trải nghiệm giải pháp kế toán – nhân sự toàn diện cho doanh nghiệp hiện đại.
0904 885 833
https://sme.misa.vn/
