Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động 2026 và cách điền chi tiết

19/05/2026

Mục lục hiện

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động là biểu mẫu doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện định kỳ theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, nhiều đơn vị vẫn gặp khó khăn trong quá trình kê khai do chưa nắm rõ thời hạn nộp, cách điền biểu mẫu hoặc quy định liên quan đến BHXH. Trong bài viết dưới đây của phần mềm kế toán quản lý doanh nghiệp MISA SME, chúng tôi sẽ cập nhật mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất kèm hướng dẫn điền chi tiết và những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp kê khai nhanh, đúng quy định.

1. Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

Theo quy định, doanh nghiệp cần thực hiện báo cáo định kỳ 2 lần mỗi năm. Cụ thể, báo cáo 6 tháng đầu năm phải được nộp trước ngày 05/6, trong khi báo cáo năm cần hoàn thành trước ngày 05/12. Nội dung báo cáo bao gồm tình hình sử dụng lao động, số lượng nhân sự tăng giảm trong kỳ và các thay đổi liên quan đến cơ cấu lao động của doanh nghiệp.

mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động — Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

Hiện nay, việc nộp báo cáo được thực hiện chủ yếu thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia và gửi đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện. Song song với đó, doanh nghiệp cũng cần thông báo thông tin tới cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp huyện để đảm bảo dữ liệu lao động được đồng bộ giữa các cơ quan quản lý.

Dữ liệu tiền lương, BHXH và lao động rời rạc dễ khiến kế toán mất nhiều thời gian đối chiếu khi lập báo cáo định kỳ. MISA SME.NET giúp quản lý tập trung dữ liệu kế toán – tiền lương – bảo hiểm, hỗ trợ tổng hợp số liệu nhanh và hạn chế sai sót khi kê khai.

2. Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động doanh nghiệp hiện hành

Hiện nay, mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động doanh nghiệp đang áp dụng theo Mẫu số 01/PLI ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Đây là biểu mẫu được sử dụng để doanh nghiệp kê khai tình hình sử dụng lao động định kỳ, bao gồm số lượng lao động hiện có, biến động tăng giảm nhân sự và thông tin tham gia BHXH của người lao động.

Doanh nghiệp cần sử dụng đúng biểu mẫu theo quy định để đảm bảo hồ sơ hợp lệ khi nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc gửi đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.

xem và tải mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động

link nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động — Mẫu số 01/PLI ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP

3. Hướng dẫn điền mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động

Khi lập báo cáo tình hình sử dụng lao động, doanh nghiệp cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin cơ bản của đơn vị để đảm bảo hồ sơ hợp lệ theo quy định. Cụ thể:

Tên đơn vị: Ghi đúng tên doanh nghiệp theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập
Mã đơn vị/Mã số thuế: Điền mã số thuế hoặc mã đơn vị do cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp
Địa chỉ: Ghi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp theo thông tin đăng ký kinh doanh
Số điện thoại và email: Cung cấp thông tin liên hệ mà doanh nghiệp đã đăng ký với cơ quan BHXH để thuận tiện trong quá trình đối chiếu và quản lý hồ sơ

Về cách điền thông tin, trong mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động, mỗi cột sẽ tương ứng với 1 nhóm thông tin cụ thể về người lao động. Khi điền, doanh nghiệp cần kê khai chính xác để tránh sai sót khi đối chiếu dữ liệu với cơ quan quản lý.

Chỉ tiêu	Nội dung
Cột (1)	Ghi số thứ tự của người lao động theo thứ tự tăng dần
Cột (2)	Ghi đầy đủ họ và tên của người lao động, mỗi người tương ứng với một dòng thông tin riêng biệt
Cột (3)	Điền mã số BHXH đối với người lao động đã được cấp sổ BHXH
Cột (4)	Ghi ngày, tháng, năm sinh theo giấy khai sinh, CCCD/CMND hoặc hộ chiếu
Cột (5)	Ghi giới tính của người lao động (Nam/Nữ)
Cột (6)	Điền số CCCD hoặc CMND còn hiệu lực; đối với lao động nước ngoài thì ghi số hộ chiếu
Cột (7)	Ghi chức danh, vị trí công việc hoặc cấp bậc theo hợp đồng lao động, ví dụ: Nhân viên marketing, kế toán tổng hợp, chuyên viên truyền thống nội bộ…
Cột (8) đến cột (11)	Thực hiện phân lợi lao động theo từng nhóm nghề nghiệp hoặc tính chất công việc. Trong đó, cột (11) có thể ghi các nhóm như trợ lý, nhân viên dịch vụ, công nhân vận hành máy, thợ thủ công…
Cột (12)	Ghi mức lương theo thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động: Nếu áp dụng chế độ lương Nhà nước: Ghi hệ số lương Nếu trả lương theo thỏa thuạn: Ghi mức lương cụ thể bằng VNĐ
Cột (13) đến cột (15)	Ghi các khoản phụ cấp như phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên vượt khung hoặc phụ cấp thâm niên nghề Nếu không phát sinh thì để trống.
Cột (16)	Ghi các khoản phụ cấp lương khác theo quy định của Bộ luật Lao động
Cột (17)	Ghi các khoản bổ sung khác ngoài lương và phụ cấp (Nếu có)
Cột (18) và cột (19)	Áp dụng đối với người lao động làm việc trong môi trường nặng nhọc, độc hại và nguy hiểm. Doanh nghiệp cần ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc công việc
Cột (20) đến cột (22)	Ghi ngày bắt đầu làm việc theo hợp đồng lao động Ghi thời điểm hợp đồng có hiệu lực Ghi ngày hết hiệu lực đối với hợp đồng xác định thời hạn
Cột (23) cột (24)	Áp dụng cho hợp đồng thử việc hoặc hợp đồng dưới 1 tháng; ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc hợp đồng
Cột (25) và cột (26)	Ghi thời điểm doanh nghiệp bắt đầu và kết thúc việc đóng BHXH cho người lao động
Cột (27)	Ghi số hợp đồng lao động, ngày ký, thời gian hiệu lực và thời điểm kết thúc hợp đồng. Trường hợp người lao động thuộc nhóm người hưởng quyền lợi BHYT cao hơn thì cần ghi rõ đối tượng hưởng như người có công, cựu chiến binh…

4. Mức phạt khi không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp hoặc cá nhân không thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động đúng quy định có thể bị xử phạt hành chính như sau:

Đối với cá nhân: Mức phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng
Đối với tổ chức/doanh nghiệp: Mức phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng. Theo quy định, mức xử phạt đối với tổ chức sẽ gấp 2 lần so với cá nhân.

hướng dẫn điền báo cáo tình hình sử dụng lao động — Mức phạt cho hai trường hợp không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

5. Lưu ý khi lập mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động

Doanh nghiệp cần kê khai đầy đủ và chính xác thông tin về BHXH, BHYT, BHTN và BHTNLĐ – BNN của từng người lao động.
Trường hợp đơn vị có nhiều danh sách tham gia BHXH nên đánh số hoặc phân lại rõ ràng để thuận tiện cho việc tra cứu và quản lý hồ sơ
Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ đầy đủ hồ sơ tham gia bảo hiểm của người lao động theo quy định
Nếu người lao động chỉ tham gia BHTNLĐ- BNN cần ghi chú rõ tại cột 27 của biểu mẫu
Trường hợp báo tăng lao động đã có mã số BHXH, doanh nghiệp cần bổ sung thông tin nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu tại cột 27
Sau khi hoàn thiện báo cáo, người đại diện đơn vị phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu doanh nghiệp
Báo cáo chỉ có giá trị pháp lý khi có đầy đủ chữ ký, xác nhận và dấu mộc của công ty

Việc lập và nộp mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động đúng thời hạn giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật và hạn chế rủi ro bị xử phạt. Hy vọng bài viết đã giúp bạn nắm rõ cách kê khai, thời hạn nộp và các lưu ý quan trọng khi thực hiện báo cáo. Để tối ưu quy trình quản lý nhân sự và lập báo cáo định kỳ, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý lao động hoặc kế toán nhằm tiết kiệm thời gian và giảm sai sót trong quá trình vận hành.

Việc lập mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động đòi hỏi doanh nghiệp phải thường xuyên đối chiếu dữ liệu nhân sự, tiền lương và thông tin tham gia BHXH để đảm bảo kê khai chính xác. Tuy nhiên, nếu quản lý bằng Excel hoặc dữ liệu rời rạc, kế toán rất dễ gặp sai sót trong quá trình tổng hợp hồ sơ và báo cáo định kỳ.

là phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp quản lý tập trung dữ liệu kế toán, tiền lương và hồ sơ lao động trên cùng một hệ thống. Nhờ đó, kế toán có thể dễ dàng theo dõi biến động nhân sự, kiểm soát dữ liệu BHXH và hỗ trợ lập các báo cáo liên quan nhanh chóng, chính xác hơn.