Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động là ngày nào?

Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động là nội dung được nhiều doanh nghiệp quan tâm trong mỗi kỳ kê khai định kỳ nhằm tránh vi phạm và bị xử phạt theo quy định của pháp luật lao động. Vậy doanh nghiệp phải nộp báo cáo trước ngày nào, hình thức nộp ra sao và mức phạt khi chậm nộp là bao nhiêu? Theo dõi ngay nội dung dưới đây của phần mềm kế toán MISA SME để cập nhật đầy đủ thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất theo quy định hiện hành.

1. Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động là ngày nào? 

Theo quy định tại Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp phải hoàn thành báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026 trước ngày 05/06/2026 (Thứ Sáu).

Cụ thể, tại điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP quy định:

…Điều 71. báo cáo sử dụng lao động

Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến sở nội vụ thông qua cổng dịch vụ công quốc gia theo mẫu số 01/pli phụ lục i ban hành kèm theo nghị định số 145/2020/nđ-cp và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chính nhánh, văn phòng đại diện…

Theo đó, người sử dụng lao động phải có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình thay đổi lao động theo mẫu số 01/PLI ban hành kèm Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia và đồng thời gửi thông báo đến cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.

Trường hợp không thể nộp online, doanh nghiệp được phép gửi báo cáo giấy đến Sở Nội vụ và cơ quan BHXH theo quy định.

Đối với doanh nghiệp hoạt động trong khu công nghiệp hoặc khu kinh tế, ngoài Sở Nội vụ và cơ quan BHXH, báo cáo còn phải gửi đến ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để phục vụ công tác quản lý lao động.

2. Không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động có bị phạt không? 

Báo cáo tình hình sử dụng lao động là nghĩa vụ bắt buộc của người sử dụng lao động theo quy định của pháp luật lao động. Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện khai trình hoặc không báo cáo tình hình biến động lao động đúng quy định, có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Cụ thể, mức xử phạt được quy định như sau:

Ngoài ra, theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt nêu trên áp dụng đối với cá nhân. Đối với tổ chức, doanh nghiệp, mức phạt sẽ gấp 02 lần mức phạt áp dụng cho cá nhân.

Như vậy, doanh nghiệp không thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động đúng hạn có thể bị xử phạt lên đến 20 triệu đồng tùy theo hành vi vi phạm thực tế.

3. Hai cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

Hiện nay, doanh nghiệp có thể thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động theo 02 hình thức sau:

Cách 1: Báo cáo online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia 

Doanh nghiệp thực hiện kê khai và nộp báo cáo trực tuyến thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia. Đây là hình thức nộp được khuyến khích giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, dễ dàng theo dõi và tra cứu hồ sơ đã nộp.

Cách 2: Nộp báo cáo trực tiếp bằng bản giấy 

Hình thức nộp trực tiếp được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp không thể thực hiện nộp hồ sơ online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ được quy định như sau:

• Trường hợp thông thường: Doanh nghiệp gửi báo cáo đến Sở Nội vụ và đồng thời thông báo cho cơ quan bảo hiểm nơi đặt trụ sở, chi nhsnh hoặc văn phòng đại diện
• Đối với doanh nghiệp trong khu công nghiệp, khu kinh tế: Ngoài Sở Nội vụ và cơ quan BHXH, doanh nghiệp còn phải gửi báo cáo đến Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để phục vụ công tác theo dõi và quản lý lao động.

Theo quy định tại Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP, báo cáo được thực hiện theo Mẫu số 01/PLI ban hành kèm Nghị định 145/2020/NĐ-CP.