Sau khi nghỉ việc, nhiều người lao động gặp khó khăn khi quyết toán hoặc hoàn thuế do chưa biết cách xin chứng từ khấu trừ thuế TNCN ở công ty cũ. Đây là giấy tờ quan trọng giúp chứng minh số thuế đã được doanh nghiệp khấu trừ và nộp thay cho cá nhân trong quá trình làm việc. Vậy thủ tục xin chứng từ thực hiện như thế nào, cần lưu ý gì và mẫu chứng từ mới nhất hiện nay ra sao? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA SME để tránh sai sót khi quyết toán thuế TNCN.
1. Xin cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN ở công ty cũ như thế nào?
Theo khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, doanh nghiệp có trách nhiệm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động khi có yêu cầu, trừ trường hợp cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho công ty.
Như vậy, nếu đã nghỉ việc tại công ty cũ nhưng có phát sinh thu nhập bị khấu trừ thuế TNCN, người lao động vẫn có thể liên hệ doanh nghiệp để xin cấp chứng từ phục vụ cho việc quyết toán hoặc hoàn thuế.
Dưới đây là 2 cách xin chứng từ khấu trừ thuế TNCN phổ biến hiện nay:
1.1 Cách 1: Gửi email đến phòng kế toán hoặc HR công ty cũ
Người lao động có thể gửi email đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN đến bộ phận kế toán hoặc nhân sự của doanh nghiệp. Nội dung email nên bao gồm:
- Họ và tên.
- Mã số thuế cá nhân hoặc số CCCD.
- Thời gian làm việc tại công ty.
- Đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
- Hình thức nhận chứng từ (bản giấy hoặc file điện tử qua email).
Hình thức này giúp lưu lại lịch sử trao đổi và thuận tiện khi cần đối chiếu thông tin sau này.
1.2 Cách 2: Liên hệ trực tiếp
Ngoài email, người lao động cũng có thể liên hệ trực tiếp đến công ty cũ để xin chứng từ khấu trừ thuế bằng 1 trong 3 cách:
- Gọi điện cho bộ phận kế toán hoặc HR.
- Nhắn tin trao đổi trực tiếp.
- Đến trực tiếp công ty để làm việc và nhận chứng từ.
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp hiện nay hỗ trợ gửi chứng từ khấu trừ thuế điện tử qua email, giúp người lao động dễ dàng sử dụng khi tự quyết toán thuế TNCN online.
2. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất hiện nay
Hiện nay, mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN đang được áp dụng là Mẫu số 03/TNCN ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Đây là mẫu chứng từ được doanh nghiệp sử dụng để xác nhận số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ trước khi chi trả thu nhập cho người lao động.
3. Lưu ý khi nhận chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ công ty cũ
Sau khi nghỉ việc, người lao động cần kiểm tra kỹ chứng từ khấu trừ thuế TNCN do công ty cũ cung cấp để đảm bảo hồ sơ quyết toán thuế chính xác và hợp lệ. Đây là căn cứ quan trọng giúp cơ quan thuế xác định số thuế đã tạm nộp, đồng thời tránh phát sinh sai sót trong quá trình hoàn thuế hoặc quyết toán cuối năm.
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một chứng từ khấu trừ thuế TNCN hợp lệ cần có đầy đủ các nội dung sau:
- Kiểm tra đúng tên chứng từ “Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.”
- Kiểm tra ký hiệu mẫu chứng từ (Ví dụ: Mẫu 03/TNCN)
- Đối chiếu số chứng từ và ký hiệu chứng từ do doanh nghiệp phát hành
- Kiểm tra đầy đủ thông tin doanh nghiệp: Tên công ty, địa chỉ trụ sở, mã số thuế doanh nghiệp
- Kiểm tra thông tin cá nhân xem đã chính xác chưa: Họ tên, mã số thuế cá nhân, CCCD/Số định danh cá nhân, địa chỉ và số điện thoại (Nếu có)
- Đối chiếu thời gian làm việc và thời điểm chi trả thu nhập
- Kiểm tra tổng thu nhập chịu thuế ghi trên chứng từ
- Rà soát các khoản giảm trừ được tính gồm BHXH, BHYT, BHTN, khoản từ thiện, khuyến học, nhân đạo hợp lệ (Nếu có)
- Kieerm tra số thuế TNCN đã khấu trừ có khớp với bảng lương/thực tế nhận thu nhập hay không
- Kiểm tra ngày lập chứng từ
- Đảm bảo chứng từ có chữ ký của người đại diện doanh nghiệp hoặc chữ ký số đối với chứng từ điện tử
- Nên lưu lại cả bản giấy và file điện tử để sử dụng khi quyết toán thuế hoặc tra cứu về sau
- Nếu phát hiện sai thông tin, cần liên hệ ngay bộ phận kế toán hoặc nhân sự của công ty cũ để điều chỉnh kịp thời
4. Giải đáp câu hỏi thường gặp
Câu hỏi: Một người có thể nhận nhiều chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?
Trả lời: Có. Trường hợp bạn làm việc tại nhiều doanh nghiệp trong cùng một năm và bị khấu trừ thuế tại từng nơi, mỗi công ty sẽ cấp một chứng từ khấu trừ thuế riêng. Khi thực hiện quyết toán thuế, bạn cần tổng hợp đầy đủ các chứng từ này để kê khai chính xác.
Câu hỏi: Làm mất chứng từ khấu trừ thuế TNCN có xin cấp lại được không?
Trả lời: Có thể. Bạn nên liên hệ bộ phận kế toán hoặc nhân sự của công ty cũ để đề nghị hỗ trợ cấp lại bản sao hoặc gửi lại file điện tử của chứng từ đã cấp trước đó. Để thuận tiện cho việc quyết toán sau này, nên lưu trữ bản mềm ngay khi nhận chứng từ.
Câu hỏi: Có chứng từ khấu trừ thuế TNCN thì có cần quyết toán thuế nữa không?
Trả lời: Có. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN chỉ dùng để xác nhận số thuế đã được tạm khấu trừ và nộp thay cho người lao động. Cá nhân vẫn cần thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế để xác định chính xác số thuế phải nộp, được hoàn hoặc cần nộp bổ sung trong năm.
Việc xin chứng từ khấu trừ thuế TNCN ở công ty cũ là quyền lợi chính đáng của người lao động khi có phát sinh thu nhập bị khấu trừ thuế. Chủ động liên hệ doanh nghiệp, kiểm tra kỹ thông tin trên chứng từ và lưu trữ đầy đủ hồ sơ sẽ giúp quá trình quyết toán hoặc hoàn thuế diễn ra nhanh chóng, chính xác hơn. Hy vọng những thông tin trong bài viết đã giúp bạn hiểu rõ cách xin cấp chứng từ, mẫu chứng từ mới nhất cũng như các lưu ý quan trọng cần biết khi làm thủ tục thuế TNCN.
0904 885 833
https://sme.misa.vn/
