Hướng dẫn thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử năm 2026

Khi doanh nghiệp chuyển trụ sở, thay đổi địa giới hành chính hoặc phát hiện hóa đơn điện tử ghi sai địa chỉ, kế toán cần xác định đúng trường hợp để cập nhật thông tin và xử lý hóa đơn theo quy định. Bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA hướng dẫn chi tiết cách thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử, từ thủ tục đăng ký với cơ quan thuế đến cách cập nhật địa chỉ trên MISA meInvoice, giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót và tránh gián đoạn quá trình xuất hóa đơn.

1. Khi nào cần thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử? 

Việc thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử phụ thuộc vào nguyên nhân thay đổi và thông tin đăng ký của doanh nghiệp. Có trường hợp doanh nghiệp cần cập nhật địa chỉ trước khi tiếp tục xuất hoá đơn, nhưng cũng có trường hợp được sử dụng địa chỉ cũ mà không cần phải điều chỉnh thông tin.

Cụ thể về các trường hợp cần thay đổi địa chỉ trên hóa đơn gồm có:

Trường hợp 1: Doanh nghiệp chuyển trụ sở sang địa chỉ mới 

Khi doanh nghiệp chuyển trụ sở chính hoặc địa điểm kinh doanh sang địa chỉ khác, làm phát sinh việc thay đổi thông tin đăng ký, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục cập nhật thông tin với cơ quan có thẩm quyền theo quy định. Sau đó, kế toán cần kiểm tra thông tin đăng ký thuế và địa chỉ hiển thị trên phần mềm hóa đơn điện tử để bảo đảm hóa đơn phát hành theo thông tin phù hợp.

Theo quy định về nội dung hóa đơn tại Điều 10 và Phụ lục ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thông tin địa chỉ người bán phải được thể hiện theo hướng dẫn tương ứng với từng đối tượng. Vì vậy, doanh nghiệp nên rà soát thông tin đăng ký và cập nhật hệ thống hóa đơn trước khi tiếp tục sử dụng địa chỉ mới.

Trường hợp 2: Thay đổi địa chỉ do sáp nhập, điều chỉnh địa giới hành chính 

Nếu địa chỉ thay đổi do sáp nhập tỉnh, xã hoặc điều chỉnh địa giới hành chính, doanh nghiệp không mặc nhiên phải làm thủ tục thay đổi địa chỉ trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc điều chỉnh toàn bộ hóa đơn đã phát hành.

Theo hướng dẫn tại Công văn 4370/BTC-DNTN ngày 05/04/2025 và hướng dẫn của cơ quan thuế về ghi địa chỉ trên hóa đơn khi thay đổi địa giới hành chính, địa chỉ trên giấy chứng nhận đăng ký còn hiệu lực và địa chỉ được cơ quan thuế cập nhật theo địa giới hành chính mới đều có giá trị sử dụng để ghi trên hóa đơn.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin địa chỉ trên hệ thống thuế và phần mềm hóa đơn điện tử. Nếu chỉ thay đổi tên đơn vị hành chính mà không thay đổi địa điểm trụ sở thực tế, doanh nghiệp không nên tự động xem hóa đơn ghi địa chỉ cũ là hóa đơn sai sót.

Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử đã lập bị ghi sai địa chỉ 

Nếu hóa đơn đã phát hành ghi sai địa chỉ người mua hoặc người bán, kế toán cần xác định đây là lỗi khi lập hóa đơn hay là trường hợp địa chỉ thay đổi sau thời điểm hóa đơn được lập.

• Sai địa chỉ nhưng không sai mã số thuế: Cần đối chiếu quy định xử lý hóa đơn có sai sót đang có hiệu lực để xác định cách xử lý phù hợp
• Sai địa chỉ kèm sai mã số thuế hoặc thông tin khác: Cần kiểm tra đầy đủ các sai sót để thực hiện thủ tục theo quy định tương ứng
• Hóa đơn lập đúng thời điểm phát hành, sau đó doanh nghiệp mới chuyển trụ sở: Không mặc nhiên phải điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn đã lập vì địa chỉ hiện tại đã thay đổi

2. Hướng dẫn cách thay đổi địa chỉ trên hóa đơn 

Doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở và đã hoàn tất thủ tục đăng ký thay đổi cơ cấu với cơ quan có thẩm quyền, kế toán cần thực hiện thủ tục thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Các bước thực hiện thay đổi như sau:

Bước 1: Cập nhật địa chỉ mới trên phần mềm hóa đơn điện tử 

Kế toán đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang sử dụng, tìm mục thông tin doanh nghiệp hoặc thông tin người bán và cập nhật địa chỉ theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã thay đổi.

Sau khi cập nhật, cần kiểm tra lại địa chỉ, mã số thuế và các thông tin liên quan để bảo đảm dữ liệu chính xác trước khi lập tờ khai thay đổi thông tin.

Bước 2: Lập và gửi tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử 

Theo khoản 4 Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC, doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 01/ĐKTD-HĐĐT tại Phụ lục III để đăng ký thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.

Tải biểu mẫu số 01/ĐKTĐ – HĐĐT theo thông tư 91/2026/TT_BTC

Trong thời hạn 1 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đăng ký, hệ thống thông tin quản lý thuế sẽ tự động đối chiếu thông tin của người đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đối với dữ liệu đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế và cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc hệ thống định danh, xác thực điện tử.

Bước 3: Theo dõi kết quả xử lý của cơ quan thuế 

Sau khi gửi tờ khai, doanh nghiệp theo dõi thông báo từ hệ thống thuế để biết hồ sơ đã được chấp nhận hay chưa.

• Trường hợp thông tin không khớp: Hệ thống gửi thông báo không chấp nhận đăng ký hóa đơn điện tử, đồng thời nêu rõ những thông tin chưa chính xác để người nộp thuế kiểm tra, điều chỉnh. Thông báo được gửi ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo
• Trường hợp thông tin khớp: Hệ thống gửi yêu cầu xác nhận qua email hoặc số điện thoại của người đại diện theo pháp luật theo thông tin đã đăng ký. Người nộp thuế cần phản hồi ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo. Nếu quá thời hạn mà người nộp thuế không xác nhận hoặc xác nhận không thành công, hệ thống sẽ gửi thông báo không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01/TB-ĐKĐT tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC

Bước 4: Kiểm tra thông tin và tiếp tục sử dụng hóa đơn theo địa chỉ mới 

Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi thông tin, kế toán kiểm tra địa chỉ hiển thị trên phần mềm và bản xem trước hóa đơn. Khi thông tin đã được cập nhật theo quy định, doanh nghiệp sử dụng địa chỉ mới để lập hóa đơn cho các giao dịch phát sinh tiếp theo.

Doanh nghiệp không mặc nhiên phải lập mẫu hóa đơn mới chỉ vì thay đổi địa chỉ. Nếu phần mềm cần hỗ trợ cập nhật dữ liệu hoặc đồng bộ thông tin, kế toán có thể liên hệ nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

3. Hướng dẫn cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử qua phần mềm hóa đơn điện tử MISA MeInvoice 

Bước 1: Kiểm tra địa chỉ mới qua website http://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp của doanh nghiệp

Bước 2: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice

Bước 3: Vào mục Hệ thống/Hồ sơ hóa đơn điện tử, tại mục Thông tin đơn vị tiến hành chọn biểu tượng Sửa để cập nhật thông tin

Bước 4: Cập nhật địa chỉ mới của doanh nghiệp sau đó tiến hành bấm Lưu

Bước 5: Kiểm tra lại địa chỉ đơn vị của doanh nghiệp ở giao diện hóa đơn đã giống với địa chỉ được cập nhật tại Hồ sơ hóa đơn điện tử hay chưa

Bước 6: Khi lập hóa đơn điện tử, cần kiểm tra lại địa chỉ khách hàng

Trường hợp nhập trực tiếp Mã số thuế khách hàng và lấy Tên, Địa chỉ người mua theo mã số thuế tại giao diện lập hóa đơn, đơn vị cần kiểm tra lại thông tin chương trình trả về đã khớp với thông tin người mua hàng trên hệ thống Cơ quan thuế hay chưa trước khi xuất hóa đơn hoặc liên hệ trực tiếp với bên mua để xác nhận địa chỉ mới nhất.

Có thể gõ trực tiếp địa chỉ mới nhất của người mua tại giao diện lập hóa đơn.

Lưu ý: Nên kiểm tra lại hóa đơn nháp trước khi phát hành (cả địa chỉ người mua và người bán)

Đặc biệt, phần mềm hóa đơn MISA meInvoice còn kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán MISA, giúp đồng bộ hóa đữ liệu và tự động hóa nhiều nghiệp vụ kế toán trên cùng 1 hệ thống. Thay vì mất thời gian nhập liệu nhiều lần, đối chiếu chứng từ giữa các phần mềm và xử lý sai lệch dữ liệu, kế toán có thể tận dụng các tính năng nổi bật như:

• Kết nối trực tiếp với MISA meInvoice, tự động đồng bộ hóa đơn điện tử để phát hành, hạch toán và quản lý ngay trên phần mềm kế toán.
• Tích hợp Trợ lý AI MISA AVA, hỗ trợ tự động phân loại và hạch toán hóa đơn đầu vào, đầu ra, giảm thời gian xử lý nghiệp vụ cho kế toán.
• Tự động lấy hóa đơn từ MISA meInvoice, đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực mà không cần nhập liệu thủ công.
• Tự động kiểm tra hóa đơn, nhận diện và bổ sung mới thông tin khách hàng, hàng hóa chưa có trong danh mục, giúp dữ liệu luôn đầy đủ và chính xác.
• Tự động lập chứng từ hạch toán cho các hóa đơn đã đồng bộ, giúp kế toán xử lý nhanh, hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian.

Hơn 350.000 doanh nghiệp đã tin tưởng lựa chọn các giải pháp của MISA để quản lý tài chính – kế toán và vận hành doanh nghiệp. Với phần mềm kế toán MISA, doanh nghiệp không chỉ đáp ứng đầy đủ quy định về hóa đơn điện tử mà còn giảm đáng kể thời gian xử lý chứng từ, hạn chế rủi ro về thuế và có số liệu tài chính chính xác để ra quyết định.

Đăng ký trải nghiệm miễn phí 15 ngày AMIS Kế toán để tự động hóa quy trình hóa đơn điện tử và kế toán, giảm đến 80% thời gian nhập liệu, hạn chế sai sót và khai thác sức mạnh của hệ sinh thái MISA AMIS nhằm nâng cao hiệu quả quản trị tài chính cho doanh nghiệp.