Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm chi tiết kèm ví dụ minh họa

Hóa đơn điều chỉnh giảm phát sinh khi doanh nghiệp cần giảm giá trị hàng hóa, dịch vụ, doanh thu hoặc thuế GTGT đã ghi nhận trước đó. Để hạch toán đúng, kế toán cần xác định nguyên nhân điều chỉnh, thời điểm ghi nhận doanh thu và tài khoản liên quan theo từng trường hợp. Bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA hướng dẫn chi tiết quy định về điều chỉnh giảm doanh thu, cách hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm kèm ví dụ minh họa giúp kế toán hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian xử lý chứng từ và kiểm soát số liệu hiệu quả hơn.

1. Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm là gì? 

Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm là việc ghi nhận các bút toán kế toán để phản ánh phần giá trị hàng hóa, dịch vụ, doanh thu, chi phí hoăc thuế GTGT giảm theo hóa đơn điều chỉnh được lập cho hóa đơn đã phát hành trước đó.

2. Quy định về điều chỉnh giảm doanh thu

Căn cứ theo điểm b phần Nguyên tắc kế toán của Tài khoản 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu tại Thông tư 99/2025’/TT-BTC, việc ghi nhận doanh thu được thực hiện căn cứ vào thời điểm phát sinh khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hoặc hàng bán bị trả lại so với kỳ tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ.

Cụ thể:

b) việc điều chỉnh giảm doanh thu được thực hiện như sau: 

– khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại phát sinh cùng kỳ tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa dịch vụ được điều chỉnh giảm doanh thu của kỳ phát sinh; 

– trường hợp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ từ các kỳ trước, đến kỳ sau mới phát sinh chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hoặc hàng bán bị trả lại thì doanh nghiệp ghi giảm doanh thu theo nguyên tắc: 

+ nếu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ từ các kỳ trước, đến kỳ sau phải giảm giá, phải chiết khấu thương mại, bị trả lại nhưng phát sinh trước thời điểm phát hành báo cáo tài chính,  kế toán phải coi đây là một sự kiện cần điều chỉnh phát sinh sau ngày lập báo cáo tài chính và ghi giảm doanh thu, trên báo cáo tài chính của kỳ lập báo cáo (kỳ trước) 

+ trường hợp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ từ các kỳ trước, đến kỳ sau phải giảm giá, phải chiết khấu thương mại, bị trả lại sau thời điểm phát hành báo cáo tài chính thì doanh nghiệp ghi giảm doanh thu của kỳ phát sinh (kỳ sau). 

3. Khi nào phát sinh hóa đơn điều chỉnh giảm? 

Hóa đơn điều chỉnh giảm thường phát sinh khi doanh nghiệp cần điều chỉnh giảm giá trị hàng hóa, dịch vụ, doanh thu hoặc thuế GTGT trên hóa đơn đã lập trước đó.

Những trường hợp phổ biến có thể kể đến như:

• Hóa đơn lập có sai sót: Phát hiện sai đơn giá, số lượng, thành tiền hoặc tiền thuế GTGT khiến giá trị trên hóa đơn cao hơn thực tế và cần xử lý theo quy định về hóa đơn điện tử
• Phát sinh giảm giá hàng bán: Doanh nghiệp chấp thuận giảm giá cho khách hàng sau khi lập hóa đơn, chẳng hạn do hàng hóa không đạt chất lượng hoặc có lỗi kỹ thuật
• Phát sinh chiết khấu thương mại: Khách hàng đáp ứng điều kiện hưởng chiết khấu theo chính sách bán hàng hoặc thỏa thuận giữa 2 bên, dẫn đến cần điều chỉnh giá trị và thuế GTGT tương ứng
• Điều chỉnh giảm giá trị công trình, hợp đồng: Giá trị nghiệm thu hoặc quyết toán công trình xây dựng, hợp đồng lắp đặt được xác định thấp hơn giá trị đã lập hóa đơn trước đó, làm phát sinh nhu cầu điều chỉnh hóa đơn theo quy định

4. Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu 

Nghiệp vụ hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu, kế toán thực hiện như sau:

4.1 Hạch toán bên bán 

Nợ TK 511

Nợ TK 33311

Có TK 111, 112, 131

4.2 Hạch toán bên mua 

a) Nếu mua hàng còn tồn trong kho thì ghi giảm giá trị hàng hóa:

Nợ TK 111, 112, 131

Có TK 156

Có TK 1331

b) Nếu hàng đã bán thì ghi giảm giá vốn hàng bán:

Nợ TK 111, 112, 131

Có TK 156

Có TK 1331

c) Nếu hàng đó đã đưa vào sản xuất, kinh doanh hoặc quản lý thì ghi giảm chi phí đó xuống:

Nợ TK 111, 112, 331

Có TK 154, 642

Có TK 1331

5. Ví dụ hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu

Bước 2: Tại giao diện Hóa đơn điều chỉnh, nhấn biểu tượng kính lúp để tìm hóa đơn gốc. Thiết lập điều kiện tìm kiếm, nhấn Lấy dữ liệu, chọn hóa đơn cần điều chỉnh rồi nhấn Đồng ý.

Kế toán cần kiểm tra kỹ số hóa đơn, ký hiệu, ngày lập và thông tin khách hàng để bảo đảm điều chỉnh đúng hóa đơn ban đầu.

Bước 3: Phần mềm tự động lấy thông tin chung từ hóa đơn gốc. Kế toán kiểm tra lại thông tin và nhập lý do điều chỉnh, chẳng hạn:

Lý do điều chỉnh cần phù hợp với hồ sơ thực tế và nội dung thể hiện trên hóa đơn điều chỉnh.

Bước 4: Kế toán lựa chọn loại hóa đơn điều chỉnh phù hợp với nghiệp vụ phát sinh, sau đó kiểm tra các thông tin liên quan trước khi nhập giá trị điều chỉnh

Bước 5: Nhập thông tin cần điều chỉnh như tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế GTGT theo nghiệp vụ thực tế.

Đối với hàng hóa điều chỉnh giảm, cần kiểm tra kỹ phần giá trị giảm để tránh nhập nhầm thành giá trị đầy đủ của hóa đơn gốc. Nếu điều chỉnh giảm đơn giá, số tiền giảm phải được xác định dựa trên chênh lệch giữa giá đã ghi nhận và giá trị đúng.

Bước 6: Sau khi hoàn tất các thông tin, nhấn Cất để lưu hóa đơn. Trước khi lưu, kế toán nên kiểm tra lại thông tin hóa đơn gốc, lý do điều chỉnh, giá trị hàng hóa và thuế GTGT.

Bước 7: Nhấn Phát hành hóa đơn điện tử để thực hiện phát hành theo quy định trên phần mềm.

Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh, kế toán cần tiếp tục lập hoặc kiểm tra chứng từ hạch toán tương ứng để ghi nhận đúng phần doanh thu, thuế GTGT, công nợ, hàng tồn kho hoặc giá vốn cần điều chỉnh. Việc phát hành hóa đơn điện tử không đồng nghĩa với việc tất cả bút toán kế toán đã được ghi nhận đầy đủ.

Bên cạnh đó, phần mềm kế toán MISA còn có nhiều tính năng nổi bật khác giúp công tác kế toán thêm hiệu quả hơn như:

• Kết nối trực tiếp với phần mềm bán hàng, hóa đơn điện tử: Giúp lấy về tất cả hóa đơn, chứng từ để hạch toán mà không mất công nhập liệu lại. Đồng thời, lập nhanh chóng chứng từ bán hàng có nội dung tương tự từ báo giá/đặt đơn hàng/hợp đồng bán/phiếu xuất kho bán hàng/chứng từ mua hàng…
• Tự động nhập liệu: Tự động nhận và hạch toán chứng từ mua – bán hàng, thu tiền gửi… từ bảng excel, giúp nhập liệu nhanh chóng, chuẩn xác. Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ đầu vào phòng tránh rủi ro
• Tự động lập báo cáo, tờ khai thuế nhanh chóng, đảm bảo tính chính xác