Điều chỉnh giảm hóa đơn về 0 được thực hiện khi doanh nghiệp cần giảm toàn bộ giá trị hóa đơn đã lập để xử lý sai sót hoặc nghiệp vụ phát sinh thực tế. Vậy trường hợp nào được điều chỉnh hóa đơn về 0, cách lập hóa đơn điều chỉnh ra sao và cần lưu ý gì khi kê khai thuế? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết căn cứ pháp lý, các trường hợp áp dụng và cách thực hiện trên phần mềm kế toán MISA.
1. Có được điều chỉnh giảm hóa đơn về 0 không?
Có. Doanh nghiệp có thể lập hóa đơn điều chỉnh giảm toàn bộ giá trị hóa đơn về 0 nếu việc điều chỉnh phù hợp với bản chất giao dịch và quy định của pháp luật về xử lý hóa đơn.
Căn cứ khoản 2 và khoản 5 điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, việc xử lý hóa đơn đã lập sai được thực hiện theo từng trường hợp cụ thể:
- Đối với hóa đơn sai các nội dung như MST, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác, người bán lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế
- Đối với trường hợp đặc thù như trả lại toàn bộ hàng hóa hoặc giao dịch bị hủy sau khi đã thu tiền trước, quy định có nêu hướng xử lý riêng
Bên cạnh đó, khoản 6 điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định nội dung giá trị trên hóa đơn điều chỉnh phải phản ánh đúng thực tế: Điều chỉnh tăng ghi số dương, điều chỉnh giảm ghi số âm. Vì vậy, nếu trường hợp cụ thể cần giảm toàn bộ giá trị hóa đơn, kế toán phải xác định số tiền điều chỉnh tương ứng để triệt tiêu giá trị cần giảm trên hóa đơn gốc.
2. Các trường hợp được điều chỉnh giảm hóa đơn về 0
Điều chỉnh giảm hóa đơn về 0 được xem xét khi cần giảm toàn bộ giá trị của hóa đơn đã lập để xử lý một nghiệp vụ cụ thể. Tuy nhiên, không phải mọi hóa đơn sai sót hoặc giao dịch bị hủy đều mặc nhiên áp dụng cách xử lý này. Doanh nghiệp cần căn cứ vào bản chất giao dịch, nguyên nhân sai sót và quy định về hóa đơn điện tử hiện hành để lựa chọn phương án phù hợp.
Một số trường hợp thường cần xem xét điều chỉnh giảm toàn bộ giá trị hóa đơn gồm:
- Hóa đơn có sai sót làm sai toàn bộ giá trị ghi nhận:
- Ghi sai hàng hóa, dịch vụ như mặt hàng hoặc mô tả không đúng nội dung giao dịch
- Ghi sai số lượng, đơn giá dẫn đến tổng giá trị hóa đơn không chính xác
- Ghi sai thuế suất, tiền thuế GTGT hoặc cac chỉ tiêu về giá trị thanh tóan làm sai lệch số tiền trên hóa đơn
- Giao dịch thực tế không phát sinh hoặc bị hủy sau khi lập hóa đơn:
- Hai bên thỏa thuận chấm dứt hoặc hủy giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi hóa đơn đã được lập
- Hàng hóa không được giao, dịch vụ không được cung cấp hoặc giao dịch không được thực hiện như nội dung đã ghi trên hóa đơn, khiến hóa đơn không còn phù hợp với thực tế phát sinh
- Kết quả đối chiếu, quyết toán hoặc kết luận của cơ quan có thẩm quyền làm giảm toàn bộ giá trị hóa đơn
3. Mẫu điều chỉnh giảm hóa đơn
Tải mẫu điều chỉnh giảm hóa đơn
4. Hướng dẫn điều chỉnh giảm hóa đơn về 0
Để điều chỉnh giảm hóa đơn về 0, kế toán cần thực hiện đúng quy trình xử lý hóa đơn điện tử, từ xác định phương án điều chỉnh đến lập hóa đơn, gửi hóa đơn và hoàn thiện hồ sơ kê khai thuế. Các bước thực hiện cụ thể như sau:
Bước 1: Xác định trường hợp và phương án cần xử lý
- Kiểm tra hóa đơn gốc, hồ sơ giao dịch và nguyên nhân cần điều chỉnh giảm toàn bộ giá trị
- Xác định hóa đơn có sai sót toàn bộ giá trị, giao dịch không phát sinh hay thuộc trường hợp cần điều chỉnh giảm toàn bộ
- Lựa chọn phương án xử lý phù hợp
Bước 2: Lập văn bản thỏa thuận hoặc thông báo
Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, người bán thực hiện theo quy định tương ứng với từng đối tượng mua hàng:
- Đối tượng mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận, ghi rõ nội dung sai sót và nội dung dự kiến điều chỉnh
- Người mua là cá nhân: Người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán, đồng thời có lưu trữ hồ sơ liên quan
Bước 3: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm về 0
Khi lập hóa đơn điều chỉnh, kế toán thực hiện các nội dung theo hướng dẫn như sau:
- Ghi rõ thông tin hóa đơn gốc theo cấu trúc: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày… tháng… năm…”.
- Ghi nhận các chỉ tiêu điều chỉnh giảm theo giá trị cần giảm để triệt tiêu toàn bộ giá trị hóa đơn gốc.
- Kiểm tra các chỉ tiêu liên quan như số lượng, thành tiền, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán.
- Trường hợp điều chỉnh nhiều hóa đơn sai sót của cùng một người mua trong cùng tháng, kiểm tra điều kiện áp dụng quy định về lập một hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê.
Bước 4: Ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh
Sau khi hoàn thiện hóa đơn, người bán kiểm tra lại thông tin, ký số và gửi hóa đơn theo loại hóa đơn đang sử dụng:
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Gửi hóa đơn cho người mua theo quy định
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Gửi cơ quan thuế để cấp mã, sau đó gửi hóa đơn cho người mua
Bước 5: Kê khai điều chỉnh và lưu trữ hồ sơ
- Thực hiện kê khai thuế theo quy định áp dụng đối với hóa đơn điều chỉnh
- Đối chiếu số liệu kê khai của người bán và người mua để bảo đảm thống nhất với hóa đơn điều chỉnh và hồ sơ liên quan
- Lưu trữ hồ sơ đầy đủ hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh, văn bản thỏa thuận hoặc thông báo các chứng từ liên quan để phục vụ việc đối chiếu, kiểm tra
5. Ví dụ về điều chỉnh giảm hóa đơn trên phần mềm kế toán MISA
Giả sử doanh nghiệp đã lập hóa đơn số 00000026, ký hiệu 1C26TDI, ngày 04/08/2026 cho khách hàng, tổng giá trị hóa đơn là 7.020.000 đồng. Do hóa đơn được xuất trùng, doanh nghiệp cần điều chỉnh giảm toàn bộ giá trị hóa đơn này về 0.
Kế toán thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh giảm theo các bước như sau:
Bước 1: Lập biên bản thỏa thuận với người mua
- Vào phân hệ Bán hàng, chọn tab Hóa đơn.
- Nhấn biểu tượng mũi tên (▼), chọn Hóa đơn điều chỉnh.
- Khi phần mềm hiển thị thông báo về quy định lập hóa đơn điều chỉnh, nhấn Lập biên bản.
- Phần mềm sẽ chuyển sang MISA meInvoice Web để lập biên bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót và gửi cho người mua trước khi lập hóa đơn điều chỉnh.
Bước 2: Chọn hóa đơn cần điều chỉnh
- Vào phân hệ Bán hàng → tab Hóa đơn.
- Nhấn mũi tên (▼), chọn Hóa đơn điều chỉnh → Lập HĐ điều chỉnh.
- Trên giao diện hóa đơn điều chỉnh, nhấn biểu tượng kính lúp để tìm hóa đơn gốc.
- Thiết lập điều kiện tìm kiếm, nhấn Lấy dữ liệu, chọn hóa đơn cần điều chỉnh rồi nhấn Đồng ý.
Lưu ý:
Nếu kế toán muốn lấy nhanh thông tin hàng hóa chi tiết từ hóa đơn bị điều chrnh lên hóa đơn điều chỉnh tương ứng, hãy chọn vào mục Lấy thông tin chi tiết từ hóa đơn bị điều chỉnh -> Chọn nhanh hóa đơn bằng cách nhấn vào biểu tượng mũi tên.
Sau khi chọn hóa đơn gốc, phần mềm tự động lấy thông tin chung của hóa đơn. Kế toán thực hiện:
- Lý do điều chỉnh: Nhập nội dung phù hợp, ví dụ: “Xuất trùng hóa đơn”
- Bỏ tích chọn “Tự động tính toán số liệu” để chủ động nhập giá trị điều chỉnh.
- Số lượng: Ghi âm toàn bộ số lượng tại từng dòng hàng hóa, dịch vụ bằng cách thêm dấu trừ (-) phía trước.
- Đơn giá: Để trống.
- Thành tiền: Ghi âm toàn bộ thành tiền tại từng dòng hàng hóa, dịch vụ.
- Tiền thuế GTGT: Ghi âm số thuế GTGT tương ứng tại từng dòng hàng hóa, dịch vụ.
Bước 4: Kiểm tra và phát hành hóa đơn điều chỉnh
- Kiểm tra thông tin hóa đơn gốc, lý do điều chỉnh, số lượng, thành tiền và tiền thuế GTGT
- Nhấn Cất và phát hành hóa đơn để phát hành hóa đơn điều chỉnh.
Kết luận
Điều chỉnh giảm hóa đơn về 0 đòi hỏi kế toán xác định đúng nguyên nhân, lựa chọn phương án xử lý phù hợp và thực hiện đầy đủ các bước lập, phát hành hóa đơn, kê khai thuế và lưu trữ hồ sơ theo quy định.
Phần mềm kế toán online MISA AMIS Kế toán hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử, tự động hạch toán dữ liệu từ hóa đơn, kết nối ngân hàng và tổng hợp báo cáo kế toán, thuế nhanh chóng. Nhờ đó, kế toán giảm thao tác thủ công, hạn chế sai sót khi đối chiếu số liệu và tiết kiệm thời gian xử lý chứng từ. Đăng ký trải nghiệm MISA để tối ưu quy trình kế toán và quản lý hóa đơn thuận tiện hơn.
Lưu ý: Nội dung bài viết được biên soạn dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm đăng tải, nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo, không thay thế hoàn toàn tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán chuyên biệt cho từng trường hợp cụ thể. Do quy định pháp luật có thể thay đổi hoặc áp dụng khác nhau tùy tình huống thực tế, MISA khuyến nghị người đọc đối chiếu văn bản pháp luật gốc (MISA có đính kèm căn cứ pháp lý gốc ở trên bài viết) hoặc liên hệ cơ quan thuế/chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng. MISA không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại phát sinh từ việc áp dụng thông tin trong bài viết mà không có sự xác minh phù hợp.
0904 885 833
https://sme.misa.vn/
