xuất hóa đơn điều chỉnh lần 2

1. Hóa đơn điều chỉnh lần 2 là gì? 

Hóa đơn điều chỉnh lần 2 là hóa đơn điện tử được người bán lập để tiếp tục xử lý sai sót của hóa đơn gốc khi hóa đơn đã được điều chỉnh lần 1 nhưng vẫn còn nội dung chưa chính xác hoặc phát sinh sai sót cần xử lý thêm. Sai sót có thể liên quan đến thông tin hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất hoặc tiền thuế GTGT.

Để dễ hình dung, quá trình xử lý hóa đơn điều chỉnh nhiều lần được ký hiệu như sau:

• Hóa đơn F0: Hóa đơn gốc ban đầu có sai sót
• Hóa đơn F1: Hóa đơn điều chỉnh lần 1, được lập để điều chỉnh hóa đơn F0
• Hóa đơn F2: Hóa đơn điều chỉnh lần 2, được lập khi tiếp tục phát hiện sai sót sau lần điều chỉnh đầu tiên

Theo khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định:

điều 10. xử lý hóa đơn điện tử đã lập 

6. áp dụng hóa đơn điều chỉnh, thay thế

a) trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai và người bán đã thực hiện theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điều này, sau đó lại phát hiện hóa đơn sai thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý lần đầu;

Vì vậy, nếu doanh nghiệp đã lựa chọn hình thức điều chỉnh thì khi tiếp tục phát hiện sai sót, cần tiếp tục xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh.

2. Hướng dẫn xuất hóa đơn điều chỉnh lần 2 chi tiết 

Khi hóa đơn đã được điều chỉnh lần 1 nhưng vẫn phát hiện sai sót, kế toán cần rà soát lại toàn bộ thông tin và thực hiện điều chỉnh tiếp theo đúng quy định. Theo điểm a khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, nếu lần xử lý đầu tiên đã chọn hình thức điều chỉnh thì các lần xử lý tiếp theo cũng phải thực hiện theo hình thức này.

Cụ thể về các bước xuất hóa đơn điều chỉnh lần 2 như sau:

Bước 1: Rà soát hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh lần 1

Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh lần 2, kế toán cần kiểm tra lại hóa đơn gốc (F0), hóa đơn điều chỉnh lần 1 (F1) và các chứng từ liên quan như hợp đồng, biên bản giao nhận, phiếu xuất kho hoặc biên bản nghiệm thu. Mục đích là xác định nội dung nào đã được điều chỉnh, nội dung nào vẫn sai và nguyên nhân phát sinh sai sót tiếp theo.

Việc rà soát này giúp kế toán tránh điều chỉnh trùng nội dung đã xử lý ở lần 1 hoặc ghi nhận sai giá trị cần điều chỉnh bổ sung.

Bước 2: Xác định nội dung và gí trị cần điều chỉnh lần 2

Sau khi kiểm tra hồ sơ, kế toán cần xác định chính xác thông tin cần điều chỉnh, chẳng hạn như tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất hoặc tiền thuế GTGT.

Đối với nội dung về giá trị, theo điểm c khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, phần điều chỉnh tăng phải ghi số dương, phần điều chỉnh giảm phải ghi số âm, phù hợp với thực tế điều chỉnh. Kế toán cần tính toán dựa trên số liệu đúng của giao dịch và các lần điều chỉnh đã lập để tránh ghi trùng giá trị hoặc sai dấu.

Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh lần 2

Sau khi xác định nội dung cần xử lý, kế toán tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh lần 2 trên hệ thống hóa đơn điện tử của doanh nghiệp. Hóa đơn cần thể hiện đầy đủ thông tin theo quy định, bao gồm thông tin người bán, người mua, nội dung điều chỉnh và thông tin nhận diện hóa đơn được điều chỉnh.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ nhận diện việc điều chỉnh cho hóa đơn đã lập, kèm thông tin về mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn và ngày lập theo quy định áp dụng. Kế toán cần kiểm tra kỹ các thông tin tham chiếu trước khi phát hành.
THƯ VIỆN PHÁP LUẬT+1

Đặc biệt, cần phân biệt hai tình huống: tiếp tục điều chỉnh sai sót của hóa đơn gốc và xử lý sai sót phát sinh trên chính hóa đơn điều chỉnh lần 1. Việc xác định hóa đơn được điều chỉnh phải căn cứ vào bản chất sai sót, chuỗi hóa đơn đã lập và hướng dẫn pháp lý áp dụng, không nên mặc định chọn hóa đơn F1 làm hóa đơn gốc để điều chỉnh.

Bước 4: Lập biên bản hoặc văn bản thỏa thuận nếu thuộc trường hợp cần thực hiện 

Trước khi phát hành hóa đơn điều chỉnh lần 2, kế toán cần kiểm tra quy định về hồ sơ xử lý sai sót và thỏa thuận giữa người bán với người mua. Nếu thuộc trường hợp phải lập văn bản thỏa thuận hoặc hai bên đã có thỏa thuận về việc lập văn bản trước khi điều chỉnh, cần ghi nhận rõ lý do điều chỉnh, nội dung sai sót và giá trị cần xử lý.

Văn bản này nên thống nhất với thông tin trên hóa đơn và các chứng từ giao dịch liên quan, giúp hai bên thuận tiện đối chiếu khi hạch toán, kê khai thuế hoặc giải trình với cơ quan có thẩm quyền.

Bước 5: Kiểm tra, ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh lần 2

Sau khi hoàn tất nội dung, kế toán cần rà soát lần cuối các chỉ tiêu như số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT và tổng giá trị điều chỉnh. Nếu số liệu đã chính xác, người bán thực hiện ký số, phát hành và gửi hóa đơn cho người mua theo quy trình đang áp dụng.

Đồng thời, doanh nghiệp cần đánh giá ảnh hưởng của hóa đơn điều chỉnh đến doanh thu, chi phí, công nợ và nghĩa vụ thuế. Theo điểm d khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, đối với trường hợp điều chỉnh thuộc khoản 5 Điều này, người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, còn người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh. Kế toán cần đối chiếu đúng trường hợp thực tế trước khi thực hiện kê khai.

Bước 6: Lưu trữ đầy đủ hồ sơ hóa đơn điều chỉnh 

Sau khi phát hành hóa đơn điều chỉnh lần 2, kế toán cần lưu trữ đầy đủ hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh lần 1, hóa đơn điều chỉnh lần 2 cùng các tài liệu liên quan như hợp đồng, biên bản giao nhận, văn bản thỏa thuận và chứng từ kê khai thuế nếu có.

Việc lưu trữ đầy đủ chuỗi hóa đơn giúp doanh nghiệp theo dõi lịch sử điều chỉnh, đối chiếu số liệu giữa các kỳ kế toán và cung cấp hồ sơ khi cơ quan thuế yêu cầu. Đây cũng là cơ sở để hạn chế tình trạng điều chỉnh trùng, sai lệch giá trị hoặc thiếu căn cứ giải trình.

Hóa đơn điều chỉnh lần 2 kê khai vào kỳ nào?

Hóa đơn điều chỉnh lần 2 kê khai vào kỳ hiện tại hay kỳ phát sinh hóa đơn gốc phụ thuộc vào nguyên nhân điều chỉnh và trường hợp áp dụng theo quy định pháp luật.

Trường hợp kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh 

Theo điểm d khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, đối với hóa đơn điều chỉnh thuộc các trường hợp quy định tại khoản 5 Điều 10, người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, còn người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

Các trường hợp này gồm một số tình huống đặc thù như điều chỉnh giá trị, khối lượng sau quyết toán; chiết khấu thương mại; trả lại hàng hóa, dịch vụ; hoàn phí dịch vụ và các trường hợp khác được quy định tại khoản 5 điều 10.

Trường hợp hóa đơn điều chỉnh do sai sót đã kê khai ở kỳ trước 

Đối với các trường hợp hóa đơn điều chỉnh do sai sót không thuộc khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, kế toán cần thực hiện theo quy định về khai bổ sung hồ sơ thuế tại khoản 5 Điều 12 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 và khoản 6 Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP. Theo đó, nguyên tắc chung là khai bổ sung cho kỳ phát sinh sai sót; riêng trường hợp điều chỉnh làm tăng hoặc giảm số thuế GTGT được khấu trừ chuyển kỳ sau thì thực hiện khai phần chênh lệch vào kỳ phát hiện sai sót theo quy định.

Lưu ý khi lập hóa đơn điều chỉnh lần 2

Khi lập hóa đơn điều chỉnh lần 2, kế toán cần kiểm tra thông tin hóa đơn, nội dung sai sót và hồ sơ liên quan để bảo đảm việc điều chỉnh đúng quy định, tránh phát sinh sai sót nhiều lần. Một số lưu ý gồm:

• Tuân thủ hình thức xử lý đã lựa chọn ở lần đâu: Tho khoản 6 điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, nếu lần đầu doanh nghiệp chọn lập hóa đơn điều chỉnh thì các lần xử lý tiếp theo phải tiếp tục sử dụng hình thức điều chỉnh; tương tự, nếu đã chọn hình thức thay thế thì tiếp tục thực hiện theo hình thức thay thế
• Xác định đúng hóa đơn và nội dung cần điều chỉnh: Đối chiếu hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh lần 1 và chứng từ giao dịch để xác định chính xác sai sót còn tồn tại. Tránh điều chỉnh trùng nội dung đã xử lý hoặc ghi nhận sai giá trị chênh lệch
• Kiểm tra chính xác giá trị và thuế GTGT: Khi điều chỉnh tăng hoặc giảm giá trị thì cần xác định đúng phần chênh lệch. Theo quy định áp dụng, giá trị điều chỉnh tăng ghi số dương, giá trị điều chỉnh giảm ghi số âm. Đồng thời cần rà soát thuế suất, tiền thuế GTGT và tổng giá trị sau điều chỉnh
• Thực hiện kê khai thuế đúng kỳ: Không mặc định mọi hóa đơn điều chỉnh lần 2 đều kê khai vào ký phát sinh hóa đơn điều chỉnh. Kế toán cần xác định nguyên nhân điều chỉnh, trường hợp áp dụng và ảnh hưởng đến hồ sơ khai thuế trước đó để thực hiện đúng quy định
• Lưu trữ hồ sơ xử lý sai sót đầy đủ: Doanh nghiệp cần lưu hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh lần 1, hóa đơn điều chỉnh lần 2, hợp đồng, chứng từ giao dịch và các văn bản thỏa thuận nếu thuộc trường hợp cần có để phục vụ cho việc đối chiếu, giải trình thuận tiện hơn