Quản lý hàng tồn kho theo số lô, hạn dùng hiệu quả hơn với phần mềm kế toán MISA SME.NET

Đối với lĩnh vực thương mại dược phẩm, thực phẩm…doanh nghiệp cần nắm được tồn kho của hàng hóa theo lô và hạn sử dụng để biết lô nào sắp hết hạn để có kế hoạch xử lý kịp thời. Tuy nhiên hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn chưa theo dõi và quản lý tốt hàng hóa theo số lô và hạn dùng nên thường xuyên phải tiêu hủy những lô hàng bị quá hạn, gây ra những thiệt hại lớn cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số cách giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa theo từng lô, hạn sử dụng hiệu quả hơn.

>> Quản trị tài chính kế toán DN dược phẩm, thực phẩm – Giải pháp nào cho doanh nghiệp?

>> Phần mềm kế toán cho các doanh nghiệp thực phẩm

Hiểu thế nào về quản lý hàng theo lô, hạn sử dụng? 
Các mặt hàng có vòng đời sản phẩm ngắn như thực phẩm, sữa, thuốc, đồ mỹ phẩm, v.v… thường cần phải quản lý hàng theo lô sản xuất với việc quản lý hạn sử dụng. Mỗi mặt hàng (item) được sản xuất theo nhiều đợt khác nhau, mỗi lần sản phẩm tung ra thì thị trường gọi đó là một lô sản xuất (batch/lot). Vòng đời của hàng hoá được quy định bởi sự nghiên cứu của nhà máy và được đo từ ngày sản xuất (manufacture date – viết tắt là mfg date) đến ngày hết hạn (expiration date, viết tắt là exp date). Mỗi lô được đánh số, thường có tên là Lot Number (hay Batch Number).

Tuy nhiên, vấn đề nhiều doanh nghiệp hiện nay đang gặp phải chính là không biết cách quản lý hàng hóa theo số lô và hạn dùng như thế nào cho hiệu quả. Có thể kể đến như việc doanh nghiệp chưa biết cách sắp xếp hàng hóa trong kho hay không biết khách hàng sẽ chọn hàng thuộc lô nào nếu để cả 2 lô trên cùng kệ. Khách hàng tự chọn có thể chọn ngẫu nhiên bất cứ hàng thuộc lô nào (có thể chọn lô cũ hoặc chọn lô mới). Chính vì vậy việc xếp hàng lô cũ (cận date) ra trước để bán hết mới đưa lô mới lên ra bán tiếp vô cùng quan trọng, đây là cách xuất hàng tự động nhằm giảm thời gian bán hàng của thu ngân và tránh tiêu hủy hàng hóa quá hạn gây thiệt hại cho doanh nghiệp.

Phương pháp này yêu cầu chủ cửa hàng phải kiểm soát hoàn toàn từ khâu nhập hàng, khâu quản lý kho cho đến khâu bán hàng. Các nhân viên có trách nhiệm phải theo dõi những mặt hàng theo lô một cách thường xuyên và kỹ càng nhất nhằm nắm rõ trạng thái của hàng hóa. Tuy nhiên cách này sẽ tốn nhiều thời gian cũng như chi phí thuê nhân công.

Đây là phương pháp sử dụng phần mềm để theo dõi tình hình hàng hóa theo lô. Khi các lô hàng được nhập vào kho, thông tin về hàng hóa sẽ được ghi nhận trên hệ thống phần mềm. Người dùng có thể dễ dàng theo dõi và quản lý hàng dựa trên các tính năng thông minh của phần mềm. Đặc biệt khi các lô hàng gần đến ngày hết hạn sử dụng, phần mềm có thể thông báo cho doanh nghiệp để có cách xử lý kịp thời.

Phần mềm kế toán MISA SME.NET hỗ trợ người dùng tạo và in mã vạch từ mã hàng hóa cho các sản phẩm. Với tính năng này, doanh nghiệp có thể tạo các mã vạch giống nhau cho các sản phẩm cùng lô, cùng hạn sử dụng. Từ đó việc tìm kiếm thông tin sản phẩm theo lô hay theo dõi hạn sử dụng cũng trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều.

 
Phần mềm kế toán MISA SME.NET cung cấp biểu đồ phân tích tồn kho theo nhiều tiêu chí, từ đó người sử dụng dễ dàng nắm bắt được giá trị tồn kho tại từng thời điểm cụ thể. Nhờ đó, các doanh nghiệp có thể thiết lập định mức dựa trên tình trạng của các lô hàng trong kho. Điều này không chỉ giúp kiểm soát hàng hóa dễ dàng hơn mà còn nắm rõ hạn sử dụng của các sản phẩm trong kho. Đặc biệt, MISA SME.NET 2017 còn có tính năng thông báo các mặt hàng ở cận định mức tồn kho, giúp doanh nghiệp có phương pháp xử lý phù hợp, đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

 
Khi các lô hàng được nhập vào kho, người dùng có thể nhập các thông tin cụ thể của lô hàng vào hệ thống, trong đó có hạn sử dụng. Chính vì vậy, khi theo dõi và quản lý hàng hóa, kế toán, thủ kho các doanh nghiệp có thể sử dụng thuộc tính hạn sử dụng của MISA SME.NET. Với thuộc tính này, các doanh nghiệp không chỉ có thể lên kế hoạch bán hàng phù hợp mà còn có phương thức xử lý kịp thời cho các mặt hàng gần hết hạn sử dụng. Nhờ đó công việc bán hàng sẽ thuận lợi và hiệu quả hơn, cũng như tránh gây ra lãng phí hay thất thoát cho cửa hàng.

>> Quản trị tài chính kế toán DN dược phẩm, thực phẩm – Giải pháp nào cho doanh nghiệp?

>> Phần mềm kế toán cho các doanh nghiệp thực phẩm

Quản lý hàng hóa theo lô, hạn dùng tuy khá phức tạp nhưng sẽ giúp việc theo dõi các mặt hàng có vòng đời ngắn dễ dàng và thuận tiện hơn. Phần mềm kế toán MISA SME.NET giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho theo số lô và hạn dùng hiệu quả, đơn giản và nhanh chóng.

Lưu ý: Nội dung bài viết được biên soạn dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm đăng tải, nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo, không thay thế hoàn toàn tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán chuyên biệt cho từng trường hợp cụ thể. Do quy định pháp luật có thể thay đổi hoặc áp dụng khác nhau tùy tình huống thực tế, MISA khuyến nghị người đọc đối chiếu văn bản pháp luật gốc (MISA có đính kèm căn cứ pháp lý gốc ở trên bài viết) hoặc liên hệ cơ quan thuế/chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng. MISA không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại phát sinh từ việc áp dụng thông tin trong bài viết mà không có sự xác minh phù hợp.