Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn viết sai chi tiết nhất

Rất nhiều trường hợp kế toán viên hoặc đối tác vì sơ xuất nên viết sai hóa đơn quan trọng. Các trường hợp sai thường hay gặp phải như: Sai mã số thuế, sai thuế suất, sai tiền thuế, sai ngày tháng, sai tên Công ty, sai địa chỉ, sai tên hàng hóa, sai số lượng, sai đơn giá, sai hình thức thanh toán, sai số tiền bằng chữ,… theo quy định của Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 119, Thông tư 26. Vậy những trường hợp này cần xử lý thế nào? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau đây!

• Hóa đơn viết sai nhưng chưa xé khỏi cuống
• Hóa đơn viết sai đã xé khỏi cuống nhưng chưa giao cho khách hàng
• Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai
• Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng và đã kê khai

1. Hóa đơn viết sai nhưng chưa xé khỏi cuống

• B1: Gạch chéo các liên và giữ hóa đơn viết sai đó
• B2: Lập lại hóa đơn mới (hoàn thành)

2. Hóa đơn viết sai đã xé nhưng chưa giao cho khách hàng

• B1: Gạch chéo 3 liên của hóa đơn viết sai
• B2: Kẹp lại vào quyển hóa đơn (Nhớ trước khi kẹp phải gạch chéo và lưu trữ để sau này giải trình)
• B3: Lập hóa đơn mới

3. Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai

• B1: Hai bên lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai (chú ý: không phải lập biên bản hủy hóa đơn).
• B2: Lập hóa đơn mới (Lập vào ngày hiện tại nhé và hai bên dùng hóa đơn mới để khai thuế)

Chú ý: Người bán gạch chéo các liên và phải lưu giữ số hóa đơn lập sai đó. (Có thể kẹp vào quyển hóa đơn để giải trình)

4. Hóa đơn viết sai đã giao cho khách và đã kê khai thuế

• Hóa đơn sai sót ảnh hưởng đến giá trị tiền hàng và tiền thuế
• Hóa đơn viết sai không ảnh hưởng đến tiền hàng và tiền thuế

a. Với trường hợp sai sót không ảnh hưởng đến số tiền

• B1: Hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai
• B2: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh (Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ nội dung ghi sai, nội dung điều chỉnh; số hóa đơn; ký hiệu…

Kê khai thuế: Hiện tại, phần mềm HTKK đã bỏ phần phụ lục nên những hóa đơn điều chỉnh dạng này thì kế toán viên không cần kê khai trên Tờ khai 01/GTGT mà chỉ cần lưu cùng với hóa đơn sai để sau này giải trình.

b. Với trường hợp sai sót ảnh hưởng đến số tiền và tiền thuế

• B1: Hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai
• B2: Người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. (Hóa đơn điều chỉnh ghi rõ tăng giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất, thuế GTGT,… tiền thuế GTGT cho hóa đơn số…, kỹ hiệu.

Chú ý: Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Khi kê khai: Kê khai vào kỳ hiện tại: Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào trên bảng kế khai.