Hướng dẫn xuất hóa đơn hàng tặng không thu tiền chi tiết năm 2026

Xuất hóa đơn hàng tặng không thu tiền là nghiệp vụ kế toán cần thực hiện đúng quy định về hóa đơn điện tử và thuế GTGT. Doanh nghiệp cần xác định trường hợp nào phải lập hóa đơn, thời điểm xuất hóa đơn, cách tính thuế GTGT và hạch toán hàng biếu tặng để hạn chế sai sót trong quá trình kê khai thuế. Bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA sẽ hướng dẫn chi tiết quy định và cách xuất hóa đơn hàng tặng không thu tiền theo quy định hiện hành.

1. Có phải xuất hóa đơn cho hàng tặng không thu tiền không? 

Theo khoản 1 điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

Điều 4. nguyên tác lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử 

1. khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mãi, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ; xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định của bộ trưởng bộ tài chính, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại điều 7 nghị định này.

Như vậy, doanh nghiệp phải lập hóa đơn khi tặng hàng hóa cho khách hàng, đối tác hoặc người lao động kể cả trường hợp không thu tiền từ người nhận. Các trường hợp phổ biến có thể kể đến như:

• Tặng quà tri ân khách hàng, đối tác vào dịp lễ, Tết
• Tặng sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng trong chương trình chăm sóc khách hàng nhưng không thuộc chương trình khuyến mãi theo quy định
• Tặng quà cho nhân viên hoặc sử dụng hàng hóa để trả thay lương cho người lao động
• Xuất hàng mẫu, hàng dùng thử hoặc hàng hóa phục vụ quảng cáo theo quy định về hóa đơn

Lưu ý: Không thu tiền không đồng nghĩa với việc được bỏ qua nghĩa vụ lập hóa đơn hoặc mặc nhiên ghi giá trị hàng hóa bằng 0 đồng. Với hàng hóa biếu tặng thông thường, giá tính thuế GTGT được xác định theo giá của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh việc biếu, tặng. Trường hợp hàng khuyến mãi được thực hiện đúng quy định pháp luật thương mại, việc xác định giá tính thuế được áp dụng theo quy định riêng đối với hàng khuyến mãi. 

2. Quy định về xuất hóa đơn hàng tặng không thu tiền 

Việc xuất hóa đơn hàng tặng không thu tiền cần tuân thủ các quy định về nguyên tắc lập hóa đơn, thời điểm lập hóa đơn, nội dung hóa đơn và nghĩa vụ thuế GTGT. Theo đó, doanh nghiệp cần xác định đúng bản chất giao dịch để lập hóa đơn, kê khai thuế và lưu trữ hồ sơ theo quy định hiện hành.

2.1 Căn cứ pháp lý 

• Khoản 1 điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: Quy định về nguyên tắc lập hóa đơn
• Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: Quy định về thời điểm lập hóa đơn
• Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: Quy định về nội dung hóa đơn
• Điều 6 Nghị định 181/2025/NĐ-CP: Quy định về giá tính thuế GTGT

2.2 Quy định về thời điểm lập hóa đơn 

Theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa được xác định theo thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã thu tiền hay chưa.

Xem thêm: Quy định về thời điểm xuất hóa đơn

Như vậy, thời điểm lập hóa đơn quà tặng cho khách hàng, nhân viên là ngay tại thời điểm tặng hàng, giao quà cho người nhận. Quà được tặng vào ngày nào, hóa đơn sẽ ghi rõ ngày đó.

2.3 Quy định về nội dung hóa đơn hàng tặng không thu tiền 

Khi lập hóa đơn hàng tặng, doanh nghiệp phải bảo đảm hóa đơn phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đáp ứng các nội dung bắt buộc theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Những thông tin cần có gồm:

2.4 Quy định về thuế GTGT đối với hàng tặng không thu tiền 

Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 6 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, cách xác định giá tính thuế GTGT đối với hàng tặng không thu tiền phụ thuộc vào việc hàng hóa được biếu tặng thông thường hay được sử dụng trong chương trình khuyến mại theo quy định pháp luật về thương mại.

Xem thêm: Tổng hợp danh mục các mặt hàng chịu thuế GTGT 10% mới nhất

Cụ thể:

• Đối với hàng hóa biếu, tặng thông thường: Giá tính thuế GTGT là giá của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh giao dịch. Doanh nghiệp phải xác định thuế GTGT đầu ra theo giá tính thuế và thuế suất áp dụng đối với hàng hóa đó, dù không thu tiền từ người nhận.
• Đối với hàng hóa tặng trong chương trình khuyến mại đúng quy định pháp luật về thương mại: Giá tính thuế GTGT được xác định bằng 0 đối với hàng hóa tặng không thu tiền thuộc trường hợp được quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn theo quy định, nhưng không phát sinh tiền thuế GTGT đầu ra tính trên giá trị hàng khuyến mại này.
• Đối với hàng hóa khuyến mại theo hình thức giảm giá: Nếu doanh nghiệp bán hàng hóa với giá thấp hơn giá bán trước đó trong thời gian khuyến mại, giá tính thuế GTGT là giá bán đã giảm áp dụng trong thời gian khuyến mại đã đăng ký hoặc thông báo theo quy định pháp luật về thương mại.

Như vậy, khi xuất hóa đơn hàng tặng không thu tiền, kế toán cần xác định rõ mục đích tặng hàng và hồ sơ của chương trình khuyến mại (nếu có) để áp dụng đúng giá tính thuế GTGT. Không nên mặc định mọi hàng tặng đều có giá tính thuế bằng 0 hoặc đều phải tính thuế theo giá hàng hóa cùng loại, bởi mỗi trường hợp có cách xử lý khác nhau theo quy định hiện hành.

3. Cách xuất hóa đơn quà tặng cho khách hàng 

Khi tặng quà cho khách hàng, doanh nghiệp cần lập hóa đơn theo quy định hiện hành, đồng thời xác định đúng giá tính thuế GTGT và lưu trữ đầy đủ chứng từ liên quan. Tùy số lượng giao dịch và nhu cầu nhận hóa đơn của khách hàng, doanh nghiệp có thể lựa chọn lập hóa đơn riêng cho từng lần tặng hoặc lập hóa đơn tổng hợp nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định.

3.1 Phương án lập hóa đơn quà tặng cho khách hàng 

Theo điểm a.3 mục 5 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng thuộc trường hợp được áp dụng quy định tương ứng, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương án sau:

• Lập hóa đơn tổng hợp theo tháng hoặc quý: Doanh nghiệp tổng hợp các giao dịch cho, biếu, tặng phát sinh trong kỳ theo kỳ khai thuế GTGT tương ứng, khi đáp ứng các điều kiện theo quy định. Doanh nghiệp cần lập và lưu giữ bảng kê chi tiết hàng hóa, dịch vụ đã tặng cùng các chứng từ liên quan để phục vụ việc đối chiếu, kiểm tra khi cần thiết.
• Lập hóa đơn riêng cho từng giao dịch: Doanh nghiệp lập hóa đơn cho từng lần tặng hàng theo quy định. Trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn riêng, người bán thực hiện lập hóa đơn theo yêu cầu và quy định áp dụng.

Đối với hóa đơn tổng hợp, doanh nghiệp cần ghi rõ nội dung “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm…”. Bảng kê phải thể hiện đầy đủ các thông tin theo quy định, bao gồm thông tin người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, ngày lập và người lập bảng kê.

Trường hợp doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, bảng kê cần thể hiện thêm thuế suất GTGT và tiền thuế GTGT tương ứng. Tổng giá trị hàng hóa, tiền thuế và các chỉ tiêu liên quan trên bảng kê phải phù hợp với hóa đơn tổng hợp.

3.2 Các bước xuất hóa đơn quà tặng cho khách hàng 

Bước 1: Xác định bản chất quà tặng

Trước tiên, kế toán cần xác định hàng hóa thuộc trường hợp biếu, tặng thông thường hay hàng khuyến mại theo quy định pháp luật về thương mại. Việc phân loại này là căn cứ để xác định giá tính thuế GTGT và cách thể hiện thông tin trên hóa đơn.

Bước 2: Xác định giá tính thuế GTGT

Đối với hàng biếu, tặng thông thường, giá tính thuế GTGT được xác định theo giá của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh giao dịch.

Kế toán không nên mặc định ghi đơn giá bằng 0 đồng chỉ vì khách hàng không phải thanh toán. Trường hợp hàng khuyến mại đáp ứng đúng quy định pháp luật về thương mại, việc xác định giá tính thuế GTGT được thực hiện theo quy định riêng đối với hàng khuyến mại.

Bước 3: Lựa chọn phương án lập hóa đơn

Căn cứ số lượng giao dịch, kỳ khai thuế GTGT và nhu cầu nhận hóa đơn của khách hàng, doanh nghiệp lựa chọn lập hóa đơn riêng cho từng giao dịch hoặc lập hóa đơn tổng hợp nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định hiện hành.

Bước 4: Lập hóa đơn điện tử

Kế toán nhập đầy đủ thông tin hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế GTGT theo quy định. Để thuận tiện cho việc quản lý, doanh nghiệp có thể thể hiện nội dung như “Hàng biếu tặng khách hàng, không thu tiền”, phù hợp với bản chất giao dịch và cách ghi hóa đơn được phép áp dụng.

Bước 5: Ký số và lưu trữ hồ sơ

Sau khi kiểm tra tính chính xác của hóa đơn, doanh nghiệp thực hiện ký số, phát hành hóa đơn và lưu trữ hồ sơ liên quan. Bộ hồ sơ nên bao gồm:

• Quyết định hoặc kế hoạch tặng quà của doanh nghiệp (nếu có).
• Danh sách khách hàng nhận quà.
• Hóa đơn mua hàng hóa dùng làm quà tặng.
• Phiếu xuất kho hàng hóa.
• Biên bản bàn giao hoặc xác nhận nhận quà (nếu có).
• Hóa đơn đầu ra và bảng kê chi tiết kèm theo, nếu áp dụng hình thức lập hóa đơn tổng hợp.

4. Cách hạch toán hóa đơn quà tặng không thu tiền 

Khi hạch toán hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng, kế toán cần xác định rõ doanh nghiệp là bên tặng hay bên nhận, đồng thời phân biệt trường hợp hàng mua về được tặng ngay hay nhập kho trước khi xuất tặng.

Đối với bên cho, biếu, tặng

Trường hợp mua hàng về tặng ngay, không nhập kho:

Nợ TK 641, 642 theo Thông tư 99; hoặc Nợ TK 642 nếu doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133.

Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ nếu đáp ứng đủ điều kiện.

Có TK 111, 112, 331: Tổng số tiền thanh toán.

Trường hợp mua hàng về nhập kho trước:

Nợ TK 152, 153, 156: Giá trị hàng hóa nhập kho.

Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có).

Có TK 111, 112, 331: Tổng số tiền thanh toán.

Khi xuất hàng để cho, biếu, tặng, kế toán tiếp tục ghi nhận chi phí và thuế GTGT đầu ra theo từng trường hợp cụ thể. Nếu hàng biếu tặng thuộc trường hợp phải tính thuế GTGT, doanh nghiệp ghi nhận thêm thuế GTGT đầu ra; nếu giá tính thuế bằng 0 thì thực hiện hạch toán theo quy định tương ứng.

Thay vì mất thời gian định khoản, lập phiếu xuất kho và xuất hóa đơn riêng lẻ, MISA AMIS Kế toán hỗ trợ xử lý nghiệp vụ hàng biếu tặng trên một giao diện duy nhất: tự động định khoản, lập chứng từ xuất kho, phát hành hóa đơn GTGT và hạch toán thuế GTGT. Nhờ đó, kế toán giảm thao tác thủ công, hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian xử lý chứng từ, kê khai thuế.

Đối với bên nhận quà tặng

Trường hợp nhận hàng biếu tặng trong nước:

Nợ TK 156, 242, 211…: Giá trị hàng hóa, tài sản nhận được.

Có TK 711: Thu nhập khác.

Trường hợp thuế GTGT đầu vào không đủ điều kiện khấu trừ, phần thuế này được tính vào giá trị hàng hóa hoặc tài sản nhận được.

Trường hợp nhận hàng nhập khẩu phi mậu dịch:

Kế toán ghi nhận giá trị hàng hóa và thuế nhập khẩu như sau:

Nợ TK 152, 156, 211: Giá trị tính thuế cộng thuế nhập khẩu.

Có TK 711: Giá trị tính thuế theo cơ quan hải quan.

Có TK 3333: Thuế nhập khẩu phải nộp.

Đối với thuế GTGT hàng nhập khẩu:

Nếu được khấu trừ:

Nợ TK 133

Có TK 33312

Nếu không được khấu trừ:

Nợ TK 152, 156, 211,

Có TK 33312

Khi nộp thuế vào ngân sách nhà nước:

Nợ TK 3333

Nợ TK 33312

Có TK 111, 112

5. Giải đáp một số câu hỏi liên quan 

Câu 1: Quà tặng cho khách hàng có ghi nhận vào doanh thu không?

Trả lời: Thông thường, hàng hóa tặng khách hàng không thu tiền nhằm mục đích chăm sóc khách hàng, quảng bá hoặc hỗ trợ bán hàng được ghi nhận vào chi phí bán hàng, không ghi nhận doanh thu như giao dịch bán hàng thông thường.

Câu 2: Hàng mua vào để làm quà tặng khách hàng có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào không?

Trả lời: Có. Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa mua để cho, biếu, tặng được khấu trừ nếu doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hóa đơn, chứng từ và thanh toán theo quy định.

Câu 3: Chi phí mua quà tặng khách hàng có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?

Trả lời: Khoản chi mua quà tặng khách hàng có thể được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi thuộc diện bắt buộc.

Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên thuộc trường hợp phải thanh toán không dùng tiền mặt cần có chứng từ thanh toán phù hợp để được tính vào chi phí được trừ.

Câu 4: Có được xuất một hóa đơn tổng cho nhiều khách hàng nhận quà không?

Trả lời: Có. Từ ngày 01/07/2026, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn tổng hợp cho nhiều giao dịch cho, biếu, tặng phát sinh trong tháng hoặc quý tương ứng với kỳ khai thuế GTGT, nếu đáp ứng điều kiện theo quy định hiện hành.

Doanh nghiệp cần lưu danh sách chi tiết người nhận và hàng hóa quà tặng, đồng thời ghi trên hóa đơn nội dung “kèm theo bảng kê số…, ngày…”. Trường hợp khách hàng yêu cầu hóa đơn riêng cho từng giao dịch, doanh nghiệp thực hiện lập hóa đơn riêng theo quy định.

Kết luận 

Xuất hóa đơn hàng tặng không thu tiền tưởng chừng đơn giản nhưng lại khiến kế toán mất nhiều thời gian xử lý: từ xác định giá tính thuế GTGT, kiểm tra thuế suất đến lập hóa đơn, hạch toán và đối chiếu chứng từ. Đặc biệt, khi doanh nghiệp tặng quà cho nhiều khách hàng hoặc triển khai chương trình tri ân vào dịp lễ, Tết, khối lượng dữ liệu tăng lên khiến kế toán dễ nhập liệu trùng lặp, bỏ sót chứng từ hoặc sai lệch số liệu khi kê khai thuế. Việc xử lý thủ công trên nhiều hệ thống không chỉ tốn thời gian mà còn làm tăng áp lực rà soát và kiểm soát dữ liệu.

Để giảm tải công việc và hạn chế sai sót trong quá trình xử lý nghiệp vụ, phần mềm kế toán MISA hỗ trợ doanh nghiệp số hóa quy trình kế toán với các tính năng nổi bật:

• Tự động hạch toán từ hóa đơn điện tử: Giảm thao tác nhập liệu thủ công, tiết kiệm thời gian ghi nhận nghiệp vụ.
• Kết nối dữ liệu hóa đơn điện tử và ngân hàng: Hỗ trợ đồng bộ, đối chiếu dữ liệu và giảm công sức kiểm tra chứng từ từ nhiều nguồn.
• Tự động tổng hợp báo cáo thuế, báo cáo tài chính: Hạn chế việc tổng hợp số liệu thủ công, hỗ trợ kế toán lập báo cáo thuận tiện hơn.
• Quản lý dữ liệu tập trung: Giúp kế toán tra cứu, theo dõi và kiểm soát thông tin phục vụ công tác kế toán, thuế.

Đừng để những nghiệp vụ hóa đơn lặp đi lặp lại chiếm quá nhiều thời gian của bộ phận kế toán. Đăng ký dùng thử phần mềm kế toán MISA để trải nghiệm quy trình kế toán số hóa, giảm thao tác thủ công và chủ động hơn trong việc quản lý hóa đơn, chứng từ và báo cáo thuế.