Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót, doanh nghiệp cần xác định phương án xử lý phù hợp theo quy định pháp luật. Trong đó, hóa đơn thay thế là một trong những hình thức xử lý giúp ghi nhận lại chính xác thông tin giao dịch. Vậy hóa đơn thay thế là gì, khi nào cần lập và cách lập, kê khai hóa đơn thay thế như thế nào? Bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA sẽ hướng dẫn chi tiết các quy định và nghiệp vụ liên quan, giúp kế toán xử lý hóa đơn sai sót đúng quy định.
1. Hóa đơn thay thế là gì?
Hóa đơn thay thế là hóa đơn điện tử mới được lập để thay thế cho hóa đơn đã phát hành có sai sót, trong trường hợp pháp luật quy định hoặc cho phép áp dụng phương án thay thế. Hình thức này giúp người bán ghi nhận lại chính xác thông tin giao dịch, đồng thời bảo đảm người mua có căn cứ đối chiếu và kê khai theo quy định.
Điểm đặc trưng của hóa đơn thay thế là hóa đơn mới phải thể hiện thông tin tham chiếu đến hóa đơn bị thay thế theo quy định hiện hành. Cụ thể, hóa đơn cần có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”, với đầy đủ thông tin nhận diện hóa đơn gốc.
Nội dung của hóa đơn thay thế sẽ bao gồm có các thông tin cơ bản của hóa đơn điện tử, cụ thể như:
- Thông tin người mua và người bán
- Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá
- Thành tiền, thuế suất thuế GTGt, tiền thuế và tổng tiền thanh toán (nếu có)
- Thời điểm lập hóa đơn và các thông tin khác theo quy định
- Thông tin nhận diện hóa đơn được thay thế
2. Khi nào cần lập hóa đơn thay thế?
Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót, doanh nghiệp cần xác định phương án xử lý phù hợp theo quy định pháp luật hiện hành. Tùy từng trường hợp, người bán có thể phải lập hóa đơn thay thế hoặc được lựa chọn giữa lập hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh.
Trường hợp bắt buộc lập hóa đơn thay thế
Theo quy định tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, người bán phải lập hóa đơn thay thế trong một số trường hợp cụ thể, bao gồm:
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có sai sót: Người bán thực hiện lập hóa đơn thay thế theo quy định áp dụng đối với hóa đơn loại này
- Hóa đơn điện tử bán hàng là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng có sai sót: Người bán lập hóa đơn thay thế, trừ trường hợp ngoại lệ được quy định cụ thể tại văn bản pháp luật
Trường hợp được lựa chọn lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh
Ngoài các trường hợp bắt buộc nêu trên, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh khi hóa đơn điện tử đã lập sai các nội dung thuộc phạm vi quy định.
- Sai mã số thuế của người mua: Thông tin mã số thuế trên hóa đơn không chính xác
- Sai tên hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng
- Sai số tiền trên hóa đơn: Giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc số tiền ghi nhận không chính xác
- Sai thuế suất hoặc tiền thuế GTGT: Thuế suất áp dụng hoặc số thuế tính trên hóa đơn không đúng
- Sai các nội dung bắt buộc khác: Những thông tin bắt buộc trên hóa đơn bị ghi sai hoặc thuộc trường hợp được áp dụng phương án thay thế hoặc điều chỉnh theo quy định
Các trường hợp này cần được xem xét theo đúng quy định tại Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
3. So sánh hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh
| Tiêu chí | Hóa đơn thay thế | Hóa đơn điều chỉnh |
| Khái niệm | Hóa đơn mới được lập để thay thế hóa đơn đã phát hành có sai sót | Hóa đơn được lập để điều chỉnh thông tin hoặc giá trị của hóa đơn đã phát hành có sai sót |
| Mục đích | Ghi nhận lại thông tin chính xác trên hóa đơn thay cho hóa đơn bị sai | Bổ sung, sửa đổi hoặc điều chỉnh các nội dung sai lệch trên hóa đơn gốc |
| Cách thể hiện nội dung | Thể hiện lại các thông tin của giao dịch theo nội dung chính xác và có thông tin diện hóa đơn bị thay thế | Thể hiện nội dung điều chỉnh tăng, giảm hoặc sửa đổi theo trường hợp cụ thể và quy định áp dụng |
| Thông tin tham chiếu hóa đơn gốc | Ghi rõ thông tin hóa đơn được thay thế theo quy định hiện hành. | Ghi rõ thông tin hóa đơn được điều chỉnh theo quy định hiện hành. |
| Trường hợp áp dụng | Áp dụng khi pháp luật quy định phải lập hóa đơn thay thế hoặc khi người bán lựa chọn phương án thay thế trong trường hợp được phép. | Áp dụng khi pháp luật quy định hoặc cho phép xử lý sai sót bằng hóa đơn điều chỉnh. |
| Cách xử lý hóa đơn gốc | Hóa đơn gốc được xác định là hóa đơn bị thay thế; cần lưu trữ và đối chiếu cùng hóa đơn mới. | Hóa đơn gốc được giữ để đối chiếu với hóa đơn điều chỉnh nhằm xác định nội dung thay đổi. |
| Kê khai và hạch toán | Thực hiện theo quy định áp dụng cho hóa đơn thay thế và bản chất giao dịch; tránh ghi nhận trùng doanh thu, chi phí hoặc thuế. | Căn cứ nội dung điều chỉnh và kỳ kê khai liên quan để thực hiện kê khai, hạch toán theo quy định. |
4. Cách lập hóa đơn thay thế
Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thuộc trường hợp cần thay thế, kế toán cần kiểm tra thông tin hóa đơn gốc, xác định phương án xử lý và thực hiện lập hóa đơn mới theo quy định. Dưới đây là các bước hướng dẫn lập hóa đơn thay thế giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót trong quá trình xử lý.
Bước 1: Kiểm tra sai sót trên hóa đơn điện tử
Trước khi lập hóa đơn thay thế, kế toán cần kiểm tra hóa đơn đã phát hành để xác định chính xác nội dung sai sót. Các thông tin cần đối chiếu bao gồm mã số thuế, tên người mua, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế GTGT.
Sau khi xác định lỗi, kế toán cần đối chiếu quy định hiện hành để xác định trường hợp bắt buộc lập hóa đơn thay thế, được lựa chọn giữa hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh, hoặc phải xử lý theo phương án khác.
Bước 2: Thống nhất phương án xử lý với người mua
Kế toán cần phối hợp với người mua để xác định nội dung sai sót và phương án xử lý trước khi lập hóa đơn mới.
Đối với trường hợp pháp luật yêu cầu lập văn bản thỏa thuận, hai bên cần ghi rõ thông tin hóa đơn đã lập sai, nội dung sai sót và phương án xử lý. Văn bản này được lưu cùng hồ sơ hóa đơn để phục vụ việc đối chiếu khi cần thiết.
Buóc 3: Lập hóa đơn điện tử thay thế
Sau khi xác định đúng phương án xử lý, kế toán tiến hành lập hóa đơn điện tử mới với thông tin chính xác. Hóa đơn thay thế cần được bảo đảm đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định, đồng thời ghi rõ thông tin nhận diện hóa đơn gốc được thay thế.
Cụ thể, hóa đơn cần có dòng chữ:
“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”
Kế toán kiểm tra thông tin người bán, người mua, hàng hóa, dịch vụ, giá trị thanh toán và thuế GTGt trước khi phát hành nhằm hạn chế tình trạng hóa đơn thay thế tiếp tục bị sai.
Bước 4: Ký số và gửi hóa đơn thay thế
Sau khi hoàn thiện nội dung, người bán thực hiện ký số và gửi hóa đơn theo quy trình áp dụng đối với loại hóa đơn điện tử đang sử dụng.
- Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Thực hiện gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để cấp mã theo quy định, sau đó gửi hóa đơn đã có mã cho người mua
- Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Thực hiện ký số và gửi hóa đơn cho người mua theo quy định áp dụng đối với loại hóa đơn này
Bước 5: Lưu trữ hồ sơ và cập nhật dữ liệu kế toán
Sau khi phát hành hóa đơn thay thế, doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn gốc, hóa đơn thay thế, văn bản thỏa thuận hoặc thông báo sai sót cùng các chứng từ liên quan theo quy định.
Đồng thời, kế toán cần cập nhật thông tin hóa đơn trên hệ thống kế toán, đối chiếu doanh thu, chi phí và thuế GTGT có liên quan để tránh ghi nhận trùng hoặc bỏ sót dữ liệu. Nếu hóa đơn gốc đã được kê khai, cần xác định cách kê khai bổ sung theo quy định áp dụng cho trường hợp cụ thể.
5. Cách kê khai hóa đơn thay thế
Cách kê khai hóa đơn thay thế phụ thuộc vào thời điểm lập hóa đơn thay thế so với hóa đơn gốc và việc sai sót có làm thay đổi các chỉ tiêu trên tờ khai thuế GTGT hay không. Cụ thể như sau:
5.1. Kê khai hóa đơn thay thế cùng kỳ với hóa đơn gốc
Trường hợp hóa đơn gốc và hóa đơn thay thế được lập trong cùng kỳ kê khai thuế tháng hoặc quý, kế toán chỉ kê khai hóa đơn thay thế có thông tin chính xác, không kê khai đồng thời hóa đơn gốc đã bị thay thế.
Ví dụ: Công ty A kê khai thuế GTGT theo quý, lập hóa đơn số 00001350 vào tháng 6/2026. Ngày 15/6/2026, công ty phát hiện hóa đơn có sai sót và lập hóa đơn thay thế số 00001420.
Khi kê khai thuế GTGT quý II/2026, công ty sử dụng hóa đơn thay thế số 00001420 để kê khai, không kê khai lại hóa đơn gốc số 00001350.
5.2. Kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ với hóa đơn gốc
Nếu hóa đơn thay thế được lập ở kỳ kê khai khác với kỳ của hóa đơn gốc, cách xử lý phụ thuộc vào việc sai sót có ảnh hưởng đến các chỉ tiêu trên tờ khai thuế GTGT hay không.
Trường hợp 1: Hóa đơn thay thế làm thay đổi doanh thu hoặc thuế GTGT
Nếu sai sót liên quan đến giá trị hàng hóa, doanh thu, thuế suất hoặc tiền thuế GTGT, kế toán cần xác định nghĩa vụ khai bổ sung hồ sơ thuế của kỳ phát sinh sai sót theo quy định hiện hành.
- Bên bán: Rà soát và điều chỉnh các chỉ tiêu doanh thu, thuế GTGT đầu ra có liên quan.
- Bên mua: Rà soát và điều chỉnh giá trị mua vào, thuế GTGT đầu vào được khấu trừ tương ứng.
Ví dụ:
Tháng 6/2026, Công ty A xuất hóa đơn bán hàng trị giá 15.000.000 đồng, thuế GTGT 8% là 1.200.000 đồng. Hóa đơn đã được kê khai trong quý II/2026. Đến tháng 8/2026, hai bên phát hiện đơn giá bị ghi sai; giá trị đúng là 14.500.000 đồng, thuế GTGT là 1.160.000 đồng.
Trong trường hợp này, kế toán cần rà soát tờ khai đã nộp và thực hiện khai bổ sung kỳ liên quan nếu thuộc trường hợp phải khai bổ sung, đồng thời điều chỉnh số liệu doanh thu và thuế GTGT giảm tương ứng.
Trường hợp 2: Hóa đơn thay thế không làm thay đổi doanh thu hoặc thuế GTGT
Nếu sai sót chỉ liên quan đến thông tin không làm thay đổi giá trị giao dịch hoặc số thuế GTGT, chẳng hạn tên hàng hóa hoặc thông tin nhận diện khác, kế toán cần xác định nghĩa vụ khai bổ sung theo quy định áp dụng. Không mặc nhiên phải điều chỉnh tờ khai nếu các chỉ tiêu thuế không thay đổi.
Ví dụ:
Công ty B đã kê khai hóa đơn trong quý II/2026 với giá trị hàng hóa 40.000.000 đồng, thuế GTGT 10% là 4.000.000 đồng. Đến tháng 8/2026, công ty phát hiện tên hàng hóa bị ghi sai và lập hóa đơn thay thế, trong khi giá trị hàng hóa và tiền thuế vẫn giữ nguyên.
Trong trường hợp này, kế toán cần lưu hồ sơ liên kết giữa hai hóa đơn và thực hiện kê khai theo quy định áp dụng, bảo đảm không ghi nhận trùng doanh thu hoặc thuế GTGT.
6. Giải đáp một số câu hỏi
Câu 1: Hóa đơn thay thế có phải lập biên bản không?
Có. Trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót, nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót. Văn bản này cần được lưu tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
Trên thực tế, văn bản này thường được gọi là biên bản thỏa thuận hoặc biên bản ghi nhận sai sót hóa đơn. Nội dung cần nêu rõ thông tin hóa đơn gốc, lỗi sai và phương án xử lý bằng hóa đơn thay thế.
Câu 2: Lập hóa đơn thay thế có phải nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT không?
Theo quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC, khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn có sai sót, người bán phải gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót) đến cơ quan thuế, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
Câu 3: Hóa đơn thay thế được kê khai vào kỳ nào?
Kỳ kê khai thuế đối với hóa đơn thay thế phụ thuộc vào thời điểm phát hiện sai sót, tình trạng kê khai của hóa đơn gốc và ảnh hưởng của sai sót đến nghĩa vụ thuế.
Nếu hóa đơn thay thế được lập trong cùng kỳ kê khai với hóa đơn gốc, kế toán căn cứ hóa đơn thay thế để kê khai chính xác, tránh ghi nhận trùng giao dịch.
Nếu hóa đơn thay thế được lập khác kỳ với hóa đơn gốc, kế toán cần xác định nghĩa vụ khai bổ sung hồ sơ thuế của kỳ liên quan theo quy định hiện hành, đặc biệt khi sai sót làm thay đổi doanh thu hoặc số thuế phải kê khai.
Câu 4: Hóa đơn thay thế bị sai thì xử lý thế nào?
Khi hóa đơn thay thế tiếp tục có sai sót, người bán cần căn cứ Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC để xác định phương án xử lý phù hợp. Tùy trường hợp, người bán thực hiện lập hóa đơn thay thế mới hoặc hóa đơn điều chỉnh theo quy định, đồng thời thực hiện các thủ tục thông báo sai sót với cơ quan thuế nếu thuộc trường hợp phải thông báo.
Doanh nghiệp không nên tự ý hủy bỏ hóa đơn đã phát hành khi chưa có căn cứ pháp lý, đồng thời cần lưu trữ đầy đủ hóa đơn gốc, hóa đơn thay thế và hồ sơ xử lý sai sót để phục vụ việc đối chiếu, kiểm tra sau này.
Kết luận
Hóa đơn thay thế là nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp xử lý hóa đơn điện tử có sai sót, bảo đảm thông tin giao dịch và số liệu kê khai thuế được chính xác. Kế toán cần nắm rõ các trường hợp áp dụng, quy trình lập hóa đơn thay thế và cách kê khai tương ứng để hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện.
Lưu ý: Nội dung bài viết được biên soạn dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm đăng tải, nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo, không thay thế hoàn toàn tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán chuyên biệt cho từng trường hợp cụ thể. Do quy định pháp luật có thể thay đổi hoặc áp dụng khác nhau tùy tình huống thực tế, MISA khuyến nghị người đọc đối chiếu văn bản pháp luật gốc (MISA có đính kèm căn cứ pháp lý gốc ở trên bài viết) hoặc liên hệ cơ quan thuế/chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng. MISA không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại phát sinh từ việc áp dụng thông tin trong bài viết mà không có sự xác minh phù hợp.
0904 885 833
https://sme.misa.vn/
