Hồ sơ khai thuế, quyết toán thuế bao gồm những loại giấy tờ gì?

Hồ sơ khai thuế (HSKT), quyết toán thuế bao gồm những loại chứng từ, sổ sách, mẫu biểu nào chính là vấn đề nhiều kế toán quan tâm. Bởi nếu xảy ra những sai sót trong quá trình làm sổ sách, doanh nghiệp sẽ tốn nhiều thời gian và công sức để chỉnh sửa, chưa kể đến phải nộp phạt theo quy định về pháp luật. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp đầy đủ các loại giấy tờ trong HSKT và quyết toán thuế, kế toán doanh nghiệp cần lưu ý.

1. Các mẫu hồ sơ khai thuế tháng, quý, năm và từng lần phát sinh mới nhất

Các mẫu tờ khai thuế được quy định cụ thể tại Phụ lục II Danh mục biểu mẫu hồ sơ khai thuế ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC được sửa đổi bởi Thông tư 40/2025/TT-BTC như sau:

2. Quy định về hạn nộp hồ sơ khai thuế

2.1. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm

Theo quy định tại Điều 44 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và Thông tư 80/2021/TT-BTC, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế theo năm được xác định như sau:

• Hồ sơ khai thuế năm: Nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính.

• Hồ sơ quyết toán thuế năm (thuế thu nhập doanh nghiệp, thu nhập cá nhân): Nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng thứ ba kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính.

• Hồ sơ quyết toán thuế TNCN do cá nhân trực tiếp quyết toán: Nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng thứ tư kể từ khi kết thúc năm dương lịch (tức là 30/4 hàng năm).

Lưu ý: Nếu thời hạn rơi vào ngày nghỉ lễ, cuối tuần thì được gia hạn đến ngày làm việc tiếp theo theo Điều 86 Thông tư 80/2021/TT-BTC.

2.2. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai báo theo tháng, theo quý

Tùy theo phương pháp kê khai thuế, doanh nghiệp có thể kê khai theo tháng hoặc theo quý. Cụ thể:

• Khai thuế theo tháng: Chậm nhất ngày 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.

• Khai thuế theo quý: Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.

2.3. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế theo từng lần phát sinh

Căn cứ theo Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019 quy định về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với từng lần phát sinh như sau:

Điều 44. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế

…

3. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai và nộp theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế chậm nhất là ngày thứ 10 kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế.

4. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với trường hợp chấm dứt hoạt động, chấm dứt hợp đồng hoặc tổ chức lại doanh nghiệp chậm nhất là ngày thứ 45 kể từ ngày xảy ra sự kiện.

Như vậy:

• Thời hạn kê khai thuế theo từng lần phát sinh chậm nhất là ngày thứ 10 kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Hồ sơ quyết toán thuế đối với trường hợp doanh nghiệp chấm dứt hoạt động hoặc tổ chức lại doanh nghiệp  chậm nhất là ngày thứ 45, kể từ ngày có quyết định về việc doanh nghiệp chấm dứt hoạt động hoặc tổ chức lại doanh nghiệp.

3. Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2023 hỗ trợ quyết toán thuế nhanh chóng, chính xác

Phiên bản mới phần mềm kế toán MISA SME.NET 2023 được cải tiến, bổ sung thêm tính năng nhắc nhở các doanh nghiệp về hạn kê khai, quyết toán và nộp thuế GTGT, TNDN, TNCN, môn bài…giúp doanh nghiệp tránh khỏi nguy cơ bị phạt quá hạn theo quy định tại nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Ngoài ra, phần mềm tự động lấy số liệu từ bảng lương, hồ sơ nhân viên lên tờ khai khấu trừ thuế, tờ khai quyết toán thuế TNCN ngay trên phần mềm, giúp kế toán không mất công tổng hợp thủ công ở ngoài excel.