Những doanh nghiệp nào cần dùng phần mềm kế toán?

Thay vì sử dụng sổ sách, ghi chép excel, phần mềm kế toán hỗ trợ các anh chị kế toán thực hiện các thao tác nghiệp vụ phức tạp một cách Từ đó, đơn giản hóa công việc kế toán của nhân viên trong các doanh nghiệp. Liệu doanh nghiệp của bạn nên mua phần mềm kế toán chưa? Sử dụng phần mềm kế toán online hay offline? Bài viết này MISA sẽ phân tích những doanh nghiệp nên dùng phần mềm kế toán.

Đọc thêm:
>> Phần mềm kế toán online hay offline thì tốt?
>> Mua phần mềm kế toán, doanh nghiệp nhất thiết phải chú ý đến các điểm sau

1. Doanh nghiệp vừa và nhỏ đang sử dụng excel

Đặc điểm doanh nghiệp:

• Số năm thành lập: từ 1-3 năm
• Quy mô nhân sự: 5-30 người
• Doanh thu hàng năm: 5 – 50 tỷ
• Số lượng kế toán: 1 – 2 người
• Trụ sở, kho hoặc xưởng: DN có văn phòng nhỏ từ 3-10 người làm việc, thường nằm ở các tổ hợp văn phòng trung bình, nhỏ hoặc nằm luôn tại nhà riêng, chung cư, khu tập thể. Nếu có kho, thì kho hàng thường nằm kết hợp luôn tại văn phòng. Nếu có xưởng, thì xưởng thì xưởng nằm tại trong, gần khu dân cư hoặc ở khu công nghiệp nhỏ.

Đặc điểm bộ phận kế toán:

• Kế toán thường thực hiện các nghiệp vụ đơn giản như theo dõi doanh thu chi phí, quản lý xuất nhập tồn, quản lý công nợ khách hàng, thực hiện nghĩa vụ thuế cho doanh nghiệp
• Kế toán kiêm nhiệm thêm các công việc khác như tính công, tính lương, bán hàng.. 

Vấn đề gặp phải trong công việc của kế toán:

• Kế toán sử dụng excel không theo dõi/cung cấp được báo cáo kịp thời khi có yêu cầu, muốn xem báo cáo phải mất công tổng hợp số liệu từ nhiều file, mất thời gian và dễ sai sót, ảnh hưởng tới kết quả công việc.
• Excel không đáp ứng tự động cập nhật được các quy định, thông tư kế toán mới, không tự cập nhật các mẫu biểu mà kế toán phải tự tải và soạn lại thủ công, khiến mất nhiều thời gian, dễ sai sót.
• Excel không kết nối với được với các phần mềm khác như hóa đơn điện tử, tổng cục thuế, khiến kế toán phải mất hai lần nhập liệu thủ công (hóa đơn hoặc báo cáo thuế), mất thời gian và dễ xảy ra sai sót. Khi có sai sót thường thiệt hại rất lớn cho doanh nghiệp. 
• Đặc thù từng lĩnh vực doanh nghiệp: kế toán thương mại sử dụng excel phải quản lý lưu trữ rất nhiều file do đặc thù nhiều hóa đơn, khiến mất nhiều thời gian để truy xuất lại dữ liệu và kiểm tra, tổng hợp, thống kê.

2. Doanh nghiệp lớn có nhiều chi nhánh

Đặc điểm doanh nghiệp

• Số năm thành lập: trên 5 năm
• Quy mô nhân sự: trên 30 người
• Doanh thu hàng năm: trên 50 tỷ
• Số lượng kế toán: trên 2 người
• Trụ sở, kho hoặc xưởng: DN có văn phòng làm việc lớn, thường đặt tại các vị trí trung tâm, các khu văn phòng cao cấp. Nếu có kho, thì kho hàng thường ở vị trí tách riêng với khu làm việc, thường có 1 kho tổng và các kho con. Nếu có xưởng, thì xưởng thì xưởng nằm tại khu công nghiệp vừa và lớn.

Đặc điểm bộ phận kế toán:

• Kế toán viên được chuyên môn hóa để thực hiện các nghiệp vụ riêng theo lĩnh vực ngành nghề như kế toán tổng hợp, kế toán bán hàng, kế toán thuế..
• Bộ phận kế toán thường phải thực hiện nghiệp vụ theo đa lĩnh vực: TM+SX, TM+DV, DV+XL..
• Nếu DN có nhiều chi nhánh thì mỗi chi nhánh sẽ tổ chức 1 bộ phận kế toán riêng

Vấn đề gặp phải trong công việc của kế toán trưởng/giám đốc tài chính:

• Không theo dõi được kịp thời, chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp do excel, sổ sách không đầy đủ báo cáo cần thiết thiết, phải tổng hợp thủ công hoặc phải đợi số liệu từ các chi nhánh (nếu có) chuyển về
• Không nắm bắt, phân tích được doanh thu, chi phí, lãi lỗ theo từng tiêu chí (đơn hàng, hợp đồng, chi nhánh, nhân viên, phòng ban..) dẫn đến quyết định quản trị không chính xác
• Kế toán mất nhiều thời gian để tổng hợp số liệu làm báo cáo, khi xảy ra sai lệch dữ liệu thì mất công rà soát, kiểm tra, làm giảm hiệu quả công việc.

Hiện nay nhu cầu tìm đến phần mềm kế toán cho nhiều doanh nghiệp tăng cao với nhiều lý do, một trong số các lý do đó như công ty phát triển lớn hơn có thêm các chi nhánh, công ty con hay cá nhân làm dịch vụ kế toán cần một phần mềm online để làm việc cho nhiều công ty khác nhau

Phần mềm AMIS kế toán tối ưu cho kế toán muốn làm nhiều doanh nghiệp khi cho phép kết nối với Dịch vụ Kế toán ASP – cho phép kế toán tìm kiếm các doanh nghiệp có nhu cầu thuê ngoài giúp hỗ trợ kế toán tìm kiếm doanh nghiệp, nâng cao thu nhập.

3. Những tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán doanh nghiệp phù hợp

• Phần mềm đáp ứng đúng và đầy đủ yêu cầu của nhà nước
• Phần mềm đáp ứng đầy đủ nhu cầu phát sinh và đặc thù của từng loại hình doanh nghiệp.
• Phần mềm có giao diện thân thiện, dễ tiếp cận và dễ thao tác
• Phần mềm kế toán tự động hóa thực hiện các nghiệp vụ
• Dịch vụ hỗ trợ sau mua

4. Nên dùng phần mềm kế toán doanh nghiệp online hay offline?

Phần mềm kế toán offline thường sử dụng cho các doanh nghiệp không có nhiều chi nhánh, việc quản lý tập trung và không cần phải cập nhật số liệu tức thì cho các bộ phận liên quan hoặc các kế toán khác ở nhiều khu vực nắm bắt. Ưu điểm của các loại hình offline có phần chi phí thấp hơn so với các phần mềm online thực hiện đa chi nhánh.

Phần mềm kế toán online dùng cho doanh nghiệp  đa chi nhánh, nhiều địa điểm giao dịch khác nhau. Với các doanh nghiệp như thế này số liệu cần liên tục cập nhật, phần mềm kế toán online sẽ giải quyết được vấn đề trên.

Phần mềm kế toán MISA SME hiện là phần mềm đóng gói mua bản quyền một lần, với chi phí từ 3 đến 12 triệu đồng tùy phân hệ, doanh nghiệp không tốn tiền trả phí thuê bao cho các năm tiếp theo. Đăng ký tìm hiểu và nhận tư vấn miễn phí: