Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là một trong những nội dung doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi xác định thu nhập chịu thuế. Không phải mọi khoản chi phát sinh và được ghi nhận trên sổ sách kế toán đều được cơ quan thuế chấp nhận. Doanh nghiệp cần đáp ứng đúng điều kiện về mục đích khoản chi, hóa đơn chứng từ và phương thức thanh toán theo quy định hiện hành.
Vậy các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN gồm những gì, điều kiện để được trừ ra sao và cần chuẩn bị hồ sơ, chứng từ như thế nào? Nội dung dưới đây của phần mềm kế toán MISA sẽ tổng hợp các quy định doanh nghiệp cần biết để xác định và kê khai chi phí được trừ đúng quy định.
1. Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là gì?
Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là khoản chi phí doanh nghiệp được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định của pháp luật.
Về nguyên tắc, 1 khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN phải đáp ứng các điều kiện về tính thực tế, liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và hóa đơn, chứng từ. Đối với khoản chi có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp còn phải đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định hiện hành.
Công tính thức đơn giản như sau:
| Doanh thu – Chi phí được trừ = Thu nhập tính thuế (theo các quy định về xác định thu nhập chịu thuế) |
Do đó, xác định đúng các khoản chi phí được trừ giúp doanh nghiệp tính chính xác thu nhập chịu thuế và số thuế TNDN phải nộp.
2. Điều kiện để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp được tính các khoản chi vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
- Khoản chi thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần từ 5 triệu đồng trở lên
Riêng hồ sơ, chứng từ và một số trường hợp thanh toán đặc thù được hướng dẫn cụ thể tại Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC. Ví dụ, trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên nhưng chưa thanh toán tại thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp vẫn có thể ghi nhận chi phí nếu đáp ứng điều kiện về hồ sơ; khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Việc kiểm tra điều kiện của từng khoản chi đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý đầy đủ hóa đơn, chứng từ và dữ liệu thanh toán. MISA AMIS Kế toán hỗ trợ quản lý tập trung, giúp kế toán thuận tiện nhập liệu, tra cứu và đối chiếu số liệu.
3. Các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Theo Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, ngoài việc đáp ứng các điều kiện về khoản chi thực tế phát sinh, hóa đơn chứng từ và thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN đối với các khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh và các khoản chi được pháp luật quy định cụ thể.
Cụ thể về các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN như sau:
Khoản chi thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh
- Khoản chi phải thực tế phát sinh và phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Riêng chi phí nghiên cứu và phát triển (R&D) có thể được tính thêm phần chi phí được trừ theo mức quy định, nhưng phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về chi phí R&D.
- Doanh nghiệp được tính thêm tối đa 200% chi phí R&D thực tế phát sinh khi xác định thu nhập chịu thuế.
- Sau khi tính thêm khoản chi R&D này, doanh nghiệp không được rơi vào tình trạng bị lỗ.
- Chi phí R&D thực tế phải được xác định theo quy định của pháp luật về khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo.
Khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp
- Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định.
- Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ thuộc diện được phép không có hóa đơn, doanh nghiệp vẫn phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo quy định.
- Một số trường hợp được mua hàng không có hóa đơn gồm:
- Mua sản phẩm nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra.
- Mua sản phẩm thủ công làm từ nguyên liệu tự nhiên như đay, cói, tre, nứa, song, mây, rơm, vỏ dừa…
- Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt.
- Mua tài sản, đồ dùng, dịch vụ của cá nhân, hộ gia đình không kinh doanh trực tiếp bán ra.
- Mua hàng hóa, dịch vụ của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp không phải kê khai, nộp thuế GTGT theo quy định.
- Với các khoản mua không có hóa đơn nêu trên, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán, hồ sơ mua hàng và Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn (Mẫu số 02/TNDN) theo quy định.
Khoản chi từ 5 triệu đồng phải thanh toán không dùng tiền mặt
- Đối với từng lần mua hàng hóa, dịch vụ hoặc các khoản thanh toán khác có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để khoản chi được tính vào chi phí được trừ.
- Trường hợp mua nhiều lần trong cùng một ngày của cùng một người bán, mỗi lần dưới 5 triệu đồng nhưng tổng giá trị mua trong ngày từ 5 triệu đồng trở lên thì cũng phải thanh toán không dùng tiền mặt.
xEM THÊM: Hướng dẫn điều chỉnh và khấu trừ lại thuế GTGT khi thanh toán không dùng tiền mặt sau hạn
Trường hợp người lao động thanh toán tiền mua hàng thay doanh nghiệp
Khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên vẫn có thể được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện:
- Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
- Có quy định nội bộ hoặc quyết định của doanh nghiệp cho phép người lao động thanh toán thay.
- Người lao động thanh toán cho người bán bằng phương thức không dùng tiền mặt.
- Doanh nghiệp hoàn trả tiền cho người lao động cũng bằng phương thức không dùng tiền mặt.
Trường hợp mua hàng chưa thanh toán tại thời điểm ghi nhận chi phí
- Khoản mua hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên chưa thanh toán tại thời điểm ghi nhận chi phí vẫn có thể được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng điều kiện về hồ sơ, hợp đồng và chứng từ giao nhận.
- Khi thanh toán, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Nếu sau đó doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt thì phải điều chỉnh giảm phần chi phí đã tính vào chi phí được trừ tại kỳ phát sinh thanh toán bằng tiền mặt.
Một số khoản chi đặc thù cũng được tính vào chi phí được trừ
Ngoài các khoản chi thông thường, Điều 9 còn quy định một số khoản chi đặc thù được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng các điều kiện về hóa đơn, chứng từ và thanh toán:
- Chi thực hiện nhiệm vụ quốc phòng, an ninh theo quy định.
- Chi hỗ trợ hoạt động của tổ chức Đảng, tổ chức chính trị và các tổ chức chính trị – xã hội theo quy định.
- Chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp, đào tạo nghề, gồm chi phí giảng dạy, tài liệu, thiết bị, vật tư thực hành, đào tạo nhân viên mới và đào tạo lại người lao động. Nội dung chi phải được quy định phù hợp trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp.
- Chi cho hoạt động phòng, chống HIV/AIDS tại nơi làm việc.
- Các khoản tài trợ cho giáo dục, y tế, văn hóa, khắc phục hậu quả thiên tai, dịch bệnh, xây dựng nhà tình nghĩa, hỗ trợ đối tượng chính sách, địa bàn đặc biệt khó khăn và một số hoạt động khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số theo quy định.
- Chi cho hoạt động khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số.
- Khoản tổn thất do thiên tai, dịch bệnh hoặc sự kiện bất khả kháng mà doanh nghiệp không được bồi thường.
- Chi phí đối với người được cử sang làm việc tại một số tổ chức tín dụng đặc thù theo quy định.
- Một số khoản chi phát sinh trước khi doanh nghiệp đi vào hoạt động, nếu liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và đáp ứng điều kiện theo quy định, như:
- Chi phí tham gia đấu thầu nhưng không trúng thầu.
- Chi nghiên cứu thị trường, nghiên cứu sản phẩm mới nhưng dự án không tiếp tục thực hiện.
- Một số chi phí liên quan đến đất đai, cơ sở hạ tầng.
- Khấu hao tài sản cho thuê trong thời gian chưa có người thuê.
- Chi phí thành lập doanh nghiệp, khởi động lại hoặc khôi phục hoạt động.
- Chi phí marketing trước khi bán sản phẩm.
- Chi phí tiêu hủy hàng tồn kho, nguyên vật liệu bị lỗi thời hoặc hư hỏng.
- Chi phí tiêu hủy tài sản bị hư hỏng và một số sản phẩm, phụ phẩm theo quy định.
- Chi xây dựng, duy trì các công trình công cộng đồng thời phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Chi liên quan đến giảm phát thải khí nhà kính, mục tiêu phát thải ròng bằng 0 và xử lý ô nhiễm môi trường nếu liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
- Các khoản đóng góp bắt buộc vào một số quỹ theo quy định của pháp luật.
4. Hồ sơ, chứng từ để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Để một khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ phù hợp với từng khoản chi. Theo Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC, hồ sơ thường gồm:
- Hóa đơn, chứng từ hợp pháp của khoản chi theo quy định.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần từ 5 triệu đồng trở lên.
- Hợp đồng, biên bản bàn giao/nghiệm thu đối với các khoản mua hàng hóa, dịch vụ hoặc khoản chi cần chứng minh việc cung cấp, hoàn thành.
- Quyết định, quy chế tài chính, quy chế nội bộ của doanh nghiệp đối với các khoản chi có yêu cầu về cơ chế hoặc thẩm quyền phê duyệt.
- Bảng kê và chứng từ chi trả cho người bán đối với các trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ được phép không có hóa đơn.
- Hồ sơ chuyên ngành đối với các khoản chi đặc thù như đào tạo, tài trợ, nghiên cứu khoa học, tổn thất tài sản, hủy hàng hóa, chi phí đấu thầu không trúng thầu…
Một số trường hợp đặc biệt khác cần lưu ý về hồ sơ để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
- Mua hàng, dịch vụ không có hóa đơn: Có chứng từ chi trả cho người bán và bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mẫu số 02/TNDN theo Thông tư 20/2026/TT-BTC
- Người lao động thanh toán hộ doanh nghiệp: Có hóa đơn, chứng từ; quy chế hoặc quyết định cho phép người lao động thanh toán; chứng từ không dùng tiền mặt của người lao động và chứng từ doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động
- Mua hàng chưa thanh toán: Nếu tại thời điểm ghi nhận chi phí chưa thanh toán, doanh nghiệp vẫn có thể tín vào chi phí được trừ khi có hợp đồng và biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ. Khi thanh toán, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
- Thuê tài sản của cá nhân: Hồ sơ gồm hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê. Nếu doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân theo thỏa thuận trong hợp đồng thì cần thêm chứng từ nộp thuế để tính cả phần thuế nộp thay vào chi phí được trừ.
Kết luận
Việc xác định đúng chi phí được trừ khi tính thuế TNDN giúp doanh nghiệp tính chính xác thu nhập chịu thuế và hạn chế rủi ro bị loại chi phí khi thanh tra, kiểm tra thuế. Bên cạnh việc kiểm tra khoản chi có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến hóa đơn, chứng từ và điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng.
Để hạn chế khoản chi bị loại khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp không chỉ cần xác định đúng nội dung chi phí mà còn phải kiểm tra hóa đơn, chứng từ, hồ sơ và điều kiện thanh toán của từng khoản chi. Khi dữ liệu phát sinh ngày càng nhiều, việc quản lý và đối chiếu thủ công dễ mất thời gian, bỏ sót hoặc sai lệch thông tin.
Phần mềm kế toán MISA – một sản phẩm thuộc hệ sinh thái MISA – hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tập trung dữ liệu kế toán, hóa đơn và chứng từ, giúp kế toán thuận tiện kiểm tra và kiểm soát số liệu.
- Tự động nhập và tổng hợp dữ liệu → giảm thao tác nhập liệu, hạn chế sai sót khi ghi nhận chi phí.
- Quản lý hóa đơn, chứng từ tập trung → dễ tra cứu hồ sơ liên quan đến từng khoản chi khi cần kiểm tra, đối chiếu.
- Đối chiếu dữ liệu kế toán và hóa đơn → hỗ trợ phát hiện chênh lệch, thiếu sót trước khi kê khai, quyết toán.
- Tự động lập báo cáo, tờ khai thuế → giảm thời gian tổng hợp và xử lý số liệu cuối kỳ.
Đăng ký tìm hiểu và trải nghiệm dùng thử phần mềm kế toán MISA 15 ngày miễn phí tại đây 👇
Lưu ý: Nội dung bài viết được biên soạn dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm đăng tải, nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo, không thay thế hoàn toàn tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán chuyên biệt cho từng trường hợp cụ thể. Do quy định pháp luật có thể thay đổi hoặc áp dụng khác nhau tùy tình huống thực tế, MISA khuyến nghị người đọc đối chiếu văn bản pháp luật gốc (MISA có đính kèm căn cứ pháp lý gốc ở trên bài viết) hoặc liên hệ cơ quan thuế/chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng. MISA không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại phát sinh từ việc áp dụng thông tin trong bài viết mà không có sự xác minh phù hợp.
0904 885 833
https://sme.misa.vn/
