Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất 2026: Cách lập, quy định sử dụng và xử lý sai sót

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN là tài liệu quan trọng giúp người lao động thực hiện quyết toán thuế, hoàn thuế và chứng minh số thuế đã bị khấu trừ. Từ năm 2026, quy định về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân có nhiều thay đổi liên quan đến mẫu biểu điện tử, ký hiệu chứng từ, thời điểm cấp và cách xử lý sai sót.

Trong bài viết dưới đây, phần mềm kế toán MISA SME sẽ giúp doanh nghiệp cập nhật đầy đủ mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất và hướng dẫn thực hiện đúng quy định hiện hành.

1. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mới nhất

Từ năm 2026, mẫu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) điện tử mới nhất là Mẫu số 03/TNCN, được quy định tại Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Theo quy định hiện hành, đây là mẫu chứng từ sử dụng để tổ chức, doanh nghiệp cấp cho cá nhân có thu nhập đã bị khấu trừ thuế TNCN theo đúng quy định pháp luật.

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mới nhất năm 2026 có hình thức như sau:

👉 Tải về mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2026 mới nhất tại đây

2. Quy định về mẫu chứng từ khấu trừ thuế 2026

Theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, từ năm 2026 việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) được thực hiện theo hình thức điện tử và phải tuân thủ quy định về mẫu số, ký hiệu, nội dung thể hiện cũng như thời điểm lập chứng từ.

2.1. Ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN sử dụng thống nhất là Mẫu số 03/TNCN. Trong đó, ký hiệu mẫu gồm 07 ký tự thể hiện đúng cấu trúc theo quy định của cơ quan thuế:

• Hai ký tự đầu “CT/” là chữ viết tắt của từ “Chứng từ”.
• Hai ký tự tiếp theo là hai số cuối của năm lập chứng từ theo năm dương lịch.
• Ký tự cuối là chữ “E” thể hiện chứng từ được lập dưới hình thức điện tử.

Ví dụ:

• Năm 2025 có ký hiệu: CT/25E
• Năm 2026 có ký hiệu: CT/26E

2.2. Quy định về số chứng từ khấu trừ thuế

Số chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là số thứ tự hiển thị trên từng chứng từ, được đánh bằng chữ số Ả-rập và tối đa 07 chữ số.

Nguyên tắc đánh số như sau:

• Bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hàng năm hoặc từ ngày doanh nghiệp bắt đầu sử dụng chứng từ điện tử.
• Kết thúc vào ngày 31/12 của năm đó.
• Mỗi số chứng từ là duy nhất và không được trùng lặp trong cùng năm tài chính.

2.3. Nội dung bắt buộc trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN năm 2026 cần thể hiện đầy đủ các thông tin sau:

• Tên chứng từ, ký hiệu mẫu số, ký hiệu chứng từ và số chứng từ.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập.
• Họ tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân của người nhận thu nhập.
• Số điện thoại liên hệ của người nhận thu nhập (nếu có).
• Quốc tịch đối với cá nhân không mang quốc tịch Việt Nam.
• Khoản thu nhập được chi trả và thời điểm chi trả thu nhập.
• Tổng thu nhập chịu thuế, bảo hiểm bắt buộc đã khấu trừ.
• Các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có).
• Số thuế TNCN đã khấu trừ.
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ.
• Họ tên và chữ ký của người chi trả thu nhập.

Lưu ý: Trường hợp sử dụng chứng từ điện tử thì chữ ký trên chứng từ là chữ ký số hợp lệ.

2.4. Thời điểm lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế

Doanh nghiệp cần lưu ý thời điểm lập chứng từ như sau:

• Lập ngay tại thời điểm khấu trừ thuế trước khi chi trả thu nhập cho người lao động.
• Với chứng từ điện tử, phải ký số ngay khi lập để đảm bảo giá trị pháp lý.
• Cấp cho người lao động khi cá nhân có yêu cầu, trừ trường hợp đã ủy quyền quyết toán thuế.

2.5. Đối tượng được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Tùy từng nhóm lao động, cách cấp chứng từ sẽ khác nhau:

• Người lao động không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng: có thể cấp theo từng lần khấu trừ hoặc cấp một lần cho nhiều lần khấu trừ trong cùng kỳ tính thuế.
• Người lao động ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên: cấp một chứng từ cho cả kỳ tính thuế.

2.6. Nguyên tắc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Khi phát sinh khấu trừ thuế, tổ chức chi trả thu nhập có trách nhiệm lập và giao chứng từ cho cá nhân nếu người lao động có yêu cầu. Đây là nghĩa vụ bắt buộc của đơn vị chi trả thu nhập.

Một số nguyên tắc quan trọng:

• Không cấp chứng từ nếu người lao động đã ủy quyền quyết toán thuế cho doanh nghiệp.
• Chứng từ điện tử phải đúng chuẩn định dạng dữ liệu của cơ quan thuế.
• Thông tin trên chứng từ phải chính xác, đầy đủ và trùng khớp với dữ liệu kê khai thuế.

3. Hướng dẫn ghi thông tin trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Sau đây là hướng dẫn cách điền mẫu số 03 TNCN Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử:

T. Phần thông tin tổ chức trả thu nhập

Điền đầy đủ thông tin tổ chức trả thu nhập bao gồm: Tên tổ chức trả thu nhập, Mã số thuế, Điện thoại, Địa chỉ đều được tự động lấy từ thông tin đơn vị đã khai báo ban đầu.

II. Phần thông tin người nộp thuế

[05] Họ và tên: Ghi chữ in hoa theo tên trên CMND/CCCD/Hộ chiếu.

[06] Mã số thuế: Ghi mã số thuế của người nộp thuế do Cơ quan thuế cấp.

[07] Quốc tịch: Khai trong trường hợp không phải quốc tịch Việt Nam. Nếu người nộp thuế có quốc tịch ở Việt Nam thì có thể để trống trường này.

[08] Cá nhân cư trú: Chọn nếu người nộp thuế là Cá nhân cư trú.

[09] Cá nhân không cư trú: Chọn nếu người nộp thuế là Cá nhân không cư trú.

[10] Địa chỉ hoặc điện thoại liên hệ: Ghi số điện thoại hoặc địa chỉ của người nộp thuế để phục vụ cho mục đích liên hệ giữa Cơ quan thuế và người nộp thuế.

[11] Số CMND/CCCD/Hộ chiếu: Điền CMND/CCCD nếu mang quốc tịch Việt Nam, điền Hộ chiếu nếu mang quốc tịch khác.

[12] Nơi cấp: Ghi Tỉnh/Thành phố đối với CMND/CCCD, điền Quốc gia đối với Hộ chiếu.

[13] Ngày cấp: Ngày cấp được ghi trên CMND/CCCD/Hộ chiếu.

III. Phần thông tin thuế TNCN khấu trừ

[14] Khoản thu nhập: Ghi loại thu nhập cá nhân nhận được như: thu nhập từ tiền lương, tiền công; đầu tư vốn; chuyển nhượng chứng khoán, …

[14a] Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc: Số tiền đóng BHXH hoặc các loại bảo hiểm bắt buộc tương tự mà đơn vị đã nộp cho nhân viên (khoản trừ trên lương của nhân viên) – giống khoản đóng bảo hiểm bắt buộc ghi vào Thư xác nhận thu nhập mẫu giấy (Trường hợp nhân viên chưa đóng BHXH thì ghi = 0).

[15] Thời điểm trả thu nhập: Khoảng thời gian chi trả thu nhập cho nhân viên theo năm dương lịch. Có thể xuất chứng từ theo từng tháng hoặc theo khoảng thời gian

[16] Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ: Là tổng số thu nhập đơn vị đã trả cho cá nhân chưa có các khoản đóng góp hay giảm trừ gia cảnh.

Thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập – Các khoản được miễn thuế

[17] Tổng thu nhập tính thuế: Là tổng thu nhập tính thuế của cá nhân sau khi đã trừ đi các khoản giảm trừ như giảm trừ gia cảnh, giảm trừ người phụ thuộc.

Tổng thu nhập tính thuế = Tổng thu nhập chịu thuế – Các khoản giảm trừ

[18] Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ: Số tiền thuế mà đơn vị đã khấu trừ của người nộp thuế (tiền thuế đã khấu trừ theo biểu thuế lũy tiến hoặc toàn phần của khoảng thời gian trả thu nhập)

[19] Số thu nhập cá nhân còn được nhận: Tổng thu nhập chịu thuế mà đơn vị đã trả cho người nộp thuế (Bằng chỉ tiêu [18] trên mẫu chứng từ giấy cũ).

Số thu nhập cá nhân còn được nhận = Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ – Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ

4. Hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN

4.1. Hủy chứng từ giấy, chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Căn cứ khoản 2 Điều 12 Thông tư 32/2025/TT-BTC, kể từ thời điểm Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực thi hành, các tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải dừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo các quy định cũ và chuyển sang áp dụng mẫu chứng từ điện tử theo quy định mới.

Hiệu lực thi hành

…

2. Kể từ thời điểm Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 của Chính phủ có hiệu lực thi hành, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải ngừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử đã thực hiện theo các quy định trước đây và chuyển sang áp dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử theo quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 của Chính phủ. Đối với chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đã thực hiện theo các quy định trước đây phát hiện chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đã lập sai sau khi áp dụng Nghị định số 70/2025/NĐ-CP thì lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử mới thay thế cho chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đã lập sai.

Theo đó, từ ngày 01/06/2025, doanh nghiệp và tổ chức chi trả thu nhập chính thức ngừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN bản giấy cũng như các mẫu chứng từ điện tử phát hành theo quy định trước đây. Thay vào đó, tất cả đơn vị khấu trừ thuế phải sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo chuẩn mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Điều này đồng nghĩa với việc:

• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN bản giấy đã mua hoặc đặt in trước đây sẽ không còn giá trị sử dụng kể từ ngày 01/06/2025.
• Chứng từ điện tử phát hành theo mẫu cũ cũng phải ngừng sử dụng và chuyển đổi sang mẫu mới đúng quy định.
• Tổ chức chi trả thu nhập cần rà soát toàn bộ quy trình phát hành chứng từ để đảm bảo tuân thủ quy định hiện hành.
• Việc cấp chứng từ cho người lao động sau thời điểm này phải thực hiện dưới hình thức điện tử.

Trường hợp phát hiện chứng từ khấu trừ thuế đã lập trước đây có sai sót sau khi áp dụng quy định mới, doanh nghiệp phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mới để thay thế chứng từ đã lập sai.

4.2. Thủ tục hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy

Trong trường hợp doanh nghiệp còn tồn chứng từ khấu trừ thuế TNCN bản giấy và cần chuyển sang sử dụng chứng từ điện tử theo quy định mới, đơn vị cần thực hiện thủ tục hủy chứng từ chưa sử dụng theo hướng dẫn của cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Dưới đây là các bước thực hiện phổ biến mà doanh nghiệp cần lưu ý:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ hủy chứng từ

Khi không còn nhu cầu sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN dạng giấy, tổ chức khấu trừ thuế cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gồm:

• Công văn đề nghị hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN, nêu rõ lý do hủy do chuyển sang sử dụng chứng từ điện tử.
• Các quyển chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy còn tồn, chưa sử dụng hoặc chưa phát hành hết.
• Hồ sơ nội bộ liên quan (nếu cơ quan thuế yêu cầu) như biên bản kiểm kê số lượng chứng từ tồn.

Doanh nghiệp nên rà soát kỹ số lượng chứng từ còn lại để tránh chênh lệch khi thực hiện thủ tục.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại bộ phận quản lý ấn chỉ của cơ quan thuế

Sau khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ và làm thủ tục hủy tại bộ phận quản lý ấn chỉ thuộc cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Tại bước này, đơn vị cần lưu ý:

• Nộp đúng nơi quản lý thuế hiện tại của doanh nghiệp.
• Thực hiện theo hướng dẫn cụ thể của cán bộ quản lý ấn chỉ.
• Có thể lập biên bản hủy hoặc biên bản xác nhận theo mẫu áp dụng tại từng cơ quan thuế.
• Lưu lại hồ sơ, giấy tiếp nhận hoặc xác nhận đã hoàn tất thủ tục để phục vụ kiểm tra sau này.

Bước 3: Báo cáo số chứng từ đã hủy

Đối với các chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy chưa sử dụng còn tồn, doanh nghiệp cần:

• Thực hiện gạch chéo từng liên chứng từ chưa sử dụng để xác định không còn giá trị sử dụng.
• Lưu giữ hồ sơ hủy chứng từ tại đơn vị theo thời hạn lưu trữ hồ sơ kế toán, thuế.
• Kê khai số lượng chứng từ hủy vào cột “Xóa bỏ” trên Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
• Gửi báo cáo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp đúng thời hạn quy định.

Việc báo cáo đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro khi cơ quan thuế đối chiếu tình hình sử dụng ấn chỉ.

Lưu ý: Kể từ ngày 01/06/2025, chứng từ khấu trừ thuế TNCN bắt buộc phải được khởi tạo dưới hình thức điện tử theo đúng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.

4.3. Cách xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử bị sai năm 2026

Căn cứ khoản 22 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, bổ sung Điều 34a vào sau Điều 34 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đã lập có sai sót, tổ chức khấu trừ thuế phải thực hiện xử lý theo nguyên tắc sau:

Điều 34a. Xử lý chứng từ điện tử đã lập

Trường hợp chứng từ điện tử đã lập sai thì tổ chức khấu trừ thuế thực hiện xử lý chứng từ điện tử đã lập theo nguyên tắc tương tự xử lý hóa đơn điện tử đã lập quy định tại Điều 19 Nghị định này. Thông báo chứng từ đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-CTĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Theo đó, nếu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử bị sai thì tổ chức khấu trừ thuế thực hiện xử lý chứng từ điện tử đã lập theo nguyên tắc tương tự xử lý hóa đơn điện tử đã lập.

Đồng thời, đơn vị có trách nhiệm gửi Thông báo chứng từ điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-CTĐT ban hành kèm theo quy định hiện hành.

Như vậy, nếu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử bị sai trong năm 2026, doanh nghiệp cần rà soát mức độ sai sót để lựa chọn phương án xử lý phù hợp.

5. Một số câu hỏi thường gặp

Dưới đây là tổng hợp những câu hỏi phổ biến liên quan đến chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) mà người lao động và doanh nghiệp thường gặp khi thực hiện quyết toán thuế năm 2026.

Lao động thời vụ được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN vào thời điểm nào?

Theo quy định hiện hành, cá nhân thời vụ hoặc cá nhân không ký hợp đồng lao động, hợp đồng dưới 3 tháng thường thuộc diện khấu trừ thuế TNCN 10% trước khi chi trả thu nhập nếu đủ điều kiện khấu trừ.

Về thời điểm cấp chứng từ, doanh nghiệp có thể thực hiện theo một trong các cách sau:

• Cấp ngay tại thời điểm khấu trừ thuế khi chi trả thu nhập cho người lao động.
• Cấp gộp một lần cho nhiều lần khấu trừ trong cùng kỳ tính thuế nếu người lao động có yêu cầu.
• Cấp vào cuối năm hoặc khi người lao động cần để tự quyết toán thuế.

Người lao động làm việc cả năm có phải cấp chứng từ theo từng lần không?

Đối với người lao động ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên, nếu không ủy quyền quyết toán thuế và có yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN, doanh nghiệp không bắt buộc phải cấp theo từng tháng.

Thông thường, doanh nghiệp có thể lựa chọn:

• Cấp một chứng từ tổng hợp cho cả năm để người lao động tự quyết toán thuế.
• Cấp sau khi kết thúc năm tài chính hoặc sau kỳ quyết toán thuế.
• Cấp khi người lao động nghỉ việc và có nhu cầu sử dụng hồ sơ thuế.

Người lao động vừa có lương chính thức vừa bị khấu trừ 10% thì có cấp chung một chứng từ không?

Trường hợp người lao động vừa có thu nhập tính thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần, vừa có khoản thu nhập khác bị khấu trừ 10%, doanh nghiệp vẫn có thể cấp một chứng từ khấu trừ thuế TNCN tổng hợp.

Chứng từ này có thể thể hiện toàn bộ số thuế đã khấu trừ trong năm, bao gồm:

• Thuế khấu trừ từ tiền lương chính thức.
• Thuế khấu trừ 10% đối với thu nhập vãng lai hoặc thời vụ.
• Tổng thu nhập đã chi trả trong kỳ tính thuế.

Không phát sinh khấu trừ thuế có cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN được không?

Trường hợp người lao động có phát sinh thu nhập nhưng sau khi tính toán không phải nộp thuế TNCN hoặc chưa đến mức khấu trừ, doanh nghiệp vẫn có thể cấp chứng từ nếu người lao động cần hồ sơ chứng minh thu nhập.

Điều này thường phát sinh khi:

• Thu nhập thấp hơn mức giảm trừ gia cảnh.
• Người lao động có nhiều người phụ thuộc nên không phát sinh thuế.
• Cá nhân cần chứng minh thu nhập để tự quyết toán hoặc làm hồ sơ khác.

Doanh nghiệp cần kiểm tra đúng mẫu biểu và thông tin trước khi phát hành.

Người lao động đã ủy quyền quyết toán thuế thì có cần cấp chứng từ không?

Nếu người lao động đã ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho doanh nghiệp, tổ chức chi trả thu nhập không bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cá nhân đó. Tuy nhiên, trong trường hợp người lao động đổi ý và muốn tự quyết toán thuế, doanh nghiệp vẫn có thể hỗ trợ cấp chứng từ để cá nhân sử dụng khi nộp hồ sơ.

Doanh nghiệp cần lưu ý:

• Xác nhận rõ tình trạng ủy quyền trước khi phát hành chứng từ.
• Điều chỉnh hồ sơ nội bộ nếu người lao động chuyển sang tự quyết toán.
• Đảm bảo dữ liệu trên chứng từ khớp với tờ khai thuế đã nộp.

Kết luận

Việc nắm rõ quy định về mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN sẽ giúp doanh nghiệp lập chứng từ đúng chuẩn, cấp đúng thời điểm cho người lao động và hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế. Đặc biệt từ năm 2026, toàn bộ chứng từ khấu trừ thuế TNCN được áp dụng theo hình thức điện tử nên doanh nghiệp cần chủ động chuyển đổi quy trình quản lý phù hợp.

Để tối ưu việc quản lý thuế TNCN và phát hành chứng từ điện tử, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm kế toán MISA SME với nhiều tính năng nổi bật:

• Quản lý bảng lương, thuế TNCN và hồ sơ nhân sự tập trung, hạn chế sai sót dữ liệu.
• Hỗ trợ xử lý điều chỉnh, thay thế chứng từ khi có sai sót, đảm bảo đúng quy trình pháp lý.
• Kết nối đồng bộ kế toán – thuế – hóa đơn điện tử, tiết kiệm thời gian cho bộ phận kế toán.
• Lưu trữ chứng từ điện tử an toàn, tra cứu dễ dàng khi cần quyết toán hoặc kiểm tra thuế.

👉 Đăng ký phần mềm kế toán MISA SME ngay hôm nay để quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.