Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 05/QTT-TNCN là biểu mẫu quan trọng mà doanh nghiệp, tổ chức chi trả thu nhập phải thực hiện vào kỳ quyết toán thuế cuối năm. Tuy nhiên, nhiều kế toán vẫn gặp khó khăn khi kê khai do phải điền đúng chỉ tiêu và tuân thủ đúng quy định hiện hành. Nếu bạn đang cần tìm hiểu chi tiết về tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 05/QTT-TNCN, hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA SME để cập nhật mẫu mới nhất và hướng dẫn kê khai đầy đủ.
1. Mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 05/QTT/TNCN
Hiện nay, mẫu tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân dành cho tổ chức chi trả thu nhập đang áp dụng là Mẫu số 05/QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II của Thông tư 80/2021/TT-BTC và được sửa đổi, bổ sung tại điểm g khoản 7 Điều 1 Thông tư 40/2025/TT-BTC.
Đây là mẫu tờ khai được sử dụng để doanh nghiệp, tổ chức trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế TNCN cho người lao động theo quy định của pháp luật thuế hiện hành.
xem và tải mẫu tờ khai quyết toán thuế tncn – biểu mẫu 05/qtt-tncn
2. Đối tượng sử dụng mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 05/QTT-TNCN
Mẫu 05/QTT-TNCN áp dụng cho tổ chức, cá nhân có phát sinh chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công và thuộc diện kê khai, khấu trừ hoặc quyết toán thuế TNCN theo quy định hiện hành.
Các đối tượng cụ thể như sau:
- Doanh nghiệp, tổ chức chi trả thu nhập: Bao gồm các đơn vị có phát sinh chi trả tiền lương, tiền công cho người lao động trong năm, không phụ thuộc vào việc có phát sinh khấu trừ thuế TNCN hay không.
- Cá nhân trả thu nhập: Là các cá nhân có thuê lao động và thực hiện chi trả các khoản thu nhập thuộc diện chịu thuế như tiền lương, tiền công hoặc tiền thưởng.
- Một số trường hợp đặc biệt: Bao gồm tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập cho lao động thời vụ, cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc thực hiện quyết toán thay cho người lao động theo giấy ủy quyền hợp lệ.
3. Hướng dẫn cách điền tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 05/QTT-TNCN
Việc kê khai chính xác tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 05/QTT-TNCN sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ thuế đúng quy định và hạn chế sai sót khi nộp hồ sơ quyết toán cuối năm. Dưới đây là hướng dẫn cách điền tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 05/QTT-TNCN chi tiết theo từng chỉ tiêu để kế toán dễ dàng tra cứu và thực hiện.
| Chỉ tiêu | Hướng dẫn nội dung chi tiết |
| [01] Kỳ tính thuế | Ghi theo năm của kỳ thực hiện khai thuế. Tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế TNCN theo năm dương lịch. |
| [02] Lần đầu | Nếu khai quyết toán thuế lần đầu thì đánh dấu “x” vào ô vuông. |
| [03] Bổ sung lần thứ | Nếu khai sau lần đầu thì được xác định là khai bổ sung và ghi số lần khai bổ sung vào chỗ trống. Số lần khai bổ sung được ghi theo chữ số trong dãy chữ số tự nhiên (1, 2, 3….). |
| [04] Tổ chức có quyết toán thuế theo uỷ quyền của cá nhân được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới do tổ chức cũ thực hiện sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc điều chuyển trong cùng hệ thống | Nếu có thì đánh dấu “x” vào ô vuông. |
| [05] Tên người nộp thuế | Ghi rõ ràng, đầy đủ tên của tổ chức, cá nhân trả thu nhập theo Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Giấy chứng nhận đầu tư. |
| [06] Mã số thuế | Ghi rõ ràng, đầy đủ mã số thuế của tổ chức, cá nhân trả thu nhập theo Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế. |
| [07] Địa chỉ | Ghi rõ ràng, đầy đủ địa chỉ trụ sở của tổ chức, địa điểm kinh doanh của cá nhân trả thu nhập theo Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Giấy chứng nhận đầu tư. |
| [08]Quận/huyện | Ghi quận, huyện thuộc tỉnh/thành phố của tổ chức, địa điểm kinh doanh của cá nhân trả thu nhập theo Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Giấy chứng nhận đầu tư. |
| [09] Tỉnh/thành phố | Ghi tỉnh/thành phố của tổ chức, địa điểm kinh doanh của cá nhân trả thu nhập theo Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Giấy chứng nhận đầu tư. |
| [10] Điện thoại | Ghi rõ ràng, đầy đủ số điện thoại của tổ chức, cá nhân trả thu nhập. |
| [11] Fax | Ghi rõ ràng, đầy đủ fax của tổ chức, cá nhân trả thu nhập. |
| [12] Email | Ghi rõ ràng, đầy đủ địa chỉ email số của tổ chức, cá nhân trả thu nhập. |
| [13] Tên đại lý thuế (nếu có) | Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập uỷ quyền khai quyết toán thuế cho Đại lý thuế thì phải ghi rõ ràng, đầy đủ tên của Đại lý thuế theo Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký thuế. |
| [14] Mã số thuế | Ghi rõ ràng, đầy đủ mã số thuế của Đại lý thuế theo theo Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký thuế. |
| [15] Hợp đồng đại lý thuế | Ghi rõ ràng, đầy đủ số, ngày của Hợp đồng đại lý thuế giữa tổ chức, cá nhân trả thu nhập với Đại lý thuế (hợp đồng đang thực hiện). |
| [16] Tổng số người lao động | Là tổng số cá nhân nhận thu nhập từ tiền lương tiền công tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập trong kỳ. |
| [17] Cá nhân cư trú có hợp đồng lao động | Là tổng số cá nhân cư trú nhận thu nhập từ tiền lương tiền công theo hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập trong kỳ. Chỉ tiêu [17] bằng số lượng cá nhân được kê khai tại Phụ lục mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN. |
| [18] Tổng số cá nhân đã khấu trừ thuế | Chỉ tiêu [18] = [19] + [20]. |
| [19] Cá nhân cư trú | Là tổng số cá nhân cư trú mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ thuế trong kỳ. Chỉ tiêu [19] bằng tổng số lượng cá nhân đã kê khai khấu trừ (chỉ tiêu [22]>0) tại Phụ lục mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN và tổng số lượng cá nhân cư trú đã kê khai khấu trừ (chỉ tiêu [10] bỏ trống và chỉ tiêu [15] >0) tại Phụ lục mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN. |
| [20] Cá nhân không cư trú | Là tổng số cá nhân không cư trú mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ thuế trong kỳ. Chỉ tiêu [20] bằng tổng số lượng cá nhân không cư trú đã kê khai khấu trừ (chỉ tiêu [10] có đánh dấu “x” và chỉ tiêu [15] >0) tại Phụ lục mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN. |
| [21] Tổng số cá nhân thuộc diện được miễn, giảm thuế theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần | Là tổng số cá nhân có thu nhập chịu thuế được miễn, giảm thuế TNCN theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần. Chỉ tiêu [21] bằng tổng số lượng cá nhân đã kê khai có chỉ tiêu [14] > 0 tại Phụ lục mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN và tổng số lượng cá nhân đã kê khai có chỉ tiêu [13] > 0 tại Phụ lục mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN. |
| [22] Tổng số cá nhân giảm trừ gia cảnh | Là tổng số người phụ thuộc được tính giảm trừ gia cảnh cho cá nhân đã đăng ký giảm trừ gia cảnh theo quy định. Chỉ tiêu [22] bằng tổng số lượng người phụ thuộc trên chỉ tiêu [16] Phụ lục mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN. |
| [23] Tổng thu nhập chịu thuế (TNCT) trả cho cá nhân | Chỉ tiêu [23] = [24] + [25]. |
| [24] Cá nhân cư trú | Chỉ tiêu [24] bằng tổng TNCT tại chỉ tiêu [12] trừ (-) tổng TNCT tại tổ chức trước khi điều chuyển đã khai tại chỉ tiêu [13] trên Phụ lục mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN và tổng TNCT đã khai tại chỉ tiêu [11] ứng với chỉ tiêu [10] bỏ trống trên Phụ lục mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN. |
| [25] Cá nhân không cư trú | Chỉ tiêu [25] bằng tổng TNCT tại chỉ tiêu [11] ứng với chỉ tiêu [10] có đánh dấu “x” trên Phụ lục mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN. |
| [26] Tổng thu nhập chịu thuế từ tiền phí mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam cho người lao động | Là khoản tiền mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam cho người lao động.
Chỉ tiêu [26] bằng tổng TNCT tại chỉ tiêu [12] trên Phụ lục mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN. |
| [27] Trong đó tổng thu nhập chịu thuế được miễn theo quy định của Hợp đồng dầu khí | Là tổng thu nhập chịu thuế được miễn theo quy định của Hợp đồng dầu khí (nếu có phát sinh). Chỉ tiêu [27] bằng tổng TNCT tại chỉ tiêu [14] trên Phụ lục mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN và tổng TNCT tại chỉ tiêu [14] trên Phụ lục mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN. |
| [28] Tổng TNCT trả cho cá nhân thuộc diện phải khấu trừ thuế | Chỉ tiêu [28] = [29] + [30]. |
| [29] Cá nhân cư trú | Chỉ tiêu [29] bằng tổng TNCT tại chỉ tiêu [12] ứng với chỉ tiêu [22] >0 trên Phụ lục mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN và tổng TNCT tại chỉ tiêu [11] ứng với chỉ tiêu [10] bỏ trống và có chỉ tiêu [15] >0 trên Phụ lục mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN. |
| [30] Cá nhân không cư trú | Chỉ tiêu [30] bằng tổng TNCT tại chi tiêu [11] ứng với chỉ tiêu [10] có đánh dấu “x” và có chỉ tiêu [15] > 0 trên Phụ lục mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN > 0. |
| [31] Tổng số thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đã khấu trừ | Chỉ tiêu [31] = [32] + [33]. |
| [32] Cá nhân cư trú | Là số thuế TNCN mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ của cá nhân cư trú trong kỳ. Chỉ tiêu [32] bằng tổng TNCT tại chỉ tiêu [22] trừ tổng TNCT tại chỉ tiêu [23] trên Phụ lục mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN và tổng TNCT tại chỉ tiêu [15] > 0 ứng với chỉ tiêu [10] bỏ trống trên Phụ lục mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN. |
| [33] Cá nhân không cư trú | Chỉ tiêu [33] bằng tổng TNCT tại chỉ tiêu [15] ứng với chỉ tiêu [10] đánh dấu “x” trên Phụ lục mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN. |
| [34] Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ trên tiền phí mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam cho người lao động | Chỉ tiêu [34] bằng tổng số thuế TNCN tại chỉ tiêu [16] trên Phụ lục mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN hoặc bằng [26] trên tờ khai 05/QTT- TNCN nhân (x) 10% |
| [35] Tổng số cá nhân ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thay | Chỉ tiêu [35] bằng tổng số cá nhân tại Chỉ tiêu [10] đánh dấu “x” trên Phụ lục mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN. |
| [36] Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ | Chỉ tiêu [36] bằng tổng số thuế tại chỉ tiêu [22] ứng với chỉ tiêu [10] có đánh dấu “x” trên Phụ lục mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN |
| [37] Trong đó: Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ tại tổ chức trước khi điều chuyển | Bằng tổng số thuế tại chỉ tiêu [23] ứng với chỉ tiêu [10] có đánh dấu “x” trên Phụ lục mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN |
| [38] Tổng số thuế TNCN phải nộp | Bằng tổng số thuế tại chỉ tiêu [24] ứng với chỉ tiêu [10] có đánh dấu “x” trên Phụ lục mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN |
| [39] Tổng số thuế thu nhập cá nhân được miễn do cá nhân có số thuế còn phải nộp sau ủy quyền quyết toán từ 50.000 đồng trở xuống | Bằng tổng số thuế tại chỉ tiêu [26] ứng với chỉ tiêu [27] có đánh dấu “x” trên Phụ lục mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN. |
| [40] Tổng số thuế TNCN còn phải nộp NSNN | Là tổng số thuế còn phải nộp của các cá nhân uỷ quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thay. Chỉ tiêu [40] = ([38] – [36]-[39]) >= 0 |
| [41] Tổng số thuế TNCN đã nộp thừa | Là tổng số thuế đã nộp thừa của cá nhân uỷ quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế thay. Chỉ tiêu [41]= ([38] – [36]-[39]) < 0 |
4. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN đối với doanh nghiệp là khi nào?
Theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, đối với các loại thuế có kỳ tính thuế theo năm, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính.
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế
1. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai theo tháng, theo quý được quy định như sau:
a) Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo tháng;
b) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo quý.
2. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như sau:
a) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm; chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ khai thuế năm;
b) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế;
c) Chậm nhất là ngày 15 tháng 12 của năm trước liền kề đối với hồ sơ khai thuế khoán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán; trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới kinh doanh thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế khoán chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày bắt đầu kinh doanh.
3. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai và nộp theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế chậm nhất là ngày thứ 10 kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế.
4. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với trường hợp chấm dứt hoạt động, chấm dứt hợp đồng hoặc tổ chức lại doanh nghiệp chậm nhất là ngày thứ 45 kể từ ngày xảy ra sự kiện.
…
Như vậy, đối với tổ chức chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2025 chậm nhất là ngày 31/03/2026.
Ngoài ra, luật cũng quy định thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN đối với cá nhân trực tiếp quyết toán là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ khi kết thúc năm dương lịch.
Do đó, doanh nghiệp cần chủ động hoàn thiện hồ sơ, rà soát dữ liệu lương, chứng từ khấu trừ và các phụ lục liên quan để nộp hồ sơ quyết toán thuế đúng hạn, tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế.
5. Lưu ý khi sử dụng mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN 05/QTT-TNCN
Trong quá trình lập tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 05/QTT-TNCN, kế toán cần lưu ý một số vấn đề quan trọng để hạn chế sai sót và tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế. Dưới đây là những điểm cần đặc biệt lưu ý khi kê khai:
- Thời hạn nộp hồ sơ: Hồ sơ quyết toán thuế TNCN phải được nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ khi kết thúc năm dương lịch, thông thường là ngày 31/03 hằng năm.
- Sử dụng phần mềm HTKK mới nhất: Doanh nghiệp nên kê khai trên phiên bản HTKK mới nhất để được hỗ trợ kiểm tra lỗi dữ liệu và cập nhật đúng biểu mẫu theo quy định hiện hành.
- Chuẩn bị đầy đủ phụ lục đi kèm: Tờ khai 05/QTT-TNCN cần đính kèm đầy đủ các phụ lục gồm:
- Phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN dành cho cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên;
- Phụ lục 05-2/BK-QTT-TNCN dành cho lao động thời vụ, cá nhân vãng lai hoặc hợp đồng dưới 03 tháng;
- Phụ lục 05-3/BK-QTT-TNCN dành cho người phụ thuộc.
- Kiểm tra chính xác mã số thuế của người lao động: Cần rà soát kỹ thông tin MST để tránh nhầm lẫn giữa mã số thuế cá nhân cũ và mã định danh cá nhân/CCCD mới.
- Xác định đúng thời điểm tính thu nhập chịu thuế: Thu nhập chịu thuế được xác định theo thời điểm thực tế chi trả. Trường hợp lương của năm trước nhưng trả vào năm hiện tại thì vẫn kê khai vào quyết toán của năm hiện tại.
- Điều kiện ủy quyền quyết toán thuế: Chỉ tích chọn vào mục “Cá nhân ủy quyền quyết toán thay” trên phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN khi người lao động đáp ứng đầy đủ điều kiện được ủy quyền theo quy định pháp luật.
0904 885 833
https://sme.misa.vn/
