Hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn điện tử

Cách xuất hóa đơn điện tử là nghiệp vụ quan trọng mà doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần nắm rõ để thực hiện đúng quy định về hóa đơn, chứng từ. Người bán cần xác định trường hợp phải xuất hóa đơn, đáp ứng điều kiện sử dụng và thực hiện đúng quy trình từ lập hóa đơn, kiểm tra thông tin, ký số đến gửi hóa đơn cho người mua. Bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn điện tử từng bước, đồng thời tổng hợp những lưu ý quan trọng giúp hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện.

1. Trường hợp nào phải xuất hóa đơn điện tử? 

Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 7 Nghị định này.

Nghĩ vụ lập hóa đơn không chỉ áp dụng đối với giao dịch bán hàng thông thường mà còn bao gồm cả các trường hợp như sau:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng là doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân
• Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mãi, quảng cáo, làm hàng mẫu
• Hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động
• Hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho tiêu dùng nội bộ và các trường hợp xuất hàng hóa theo quy định

Người bán cần phải căn cứ vào bản chất giao dịch và quy định áp dụng để xác định nghĩa vụ lập hóa đơn, không mặc định chỉ giao dịch có thu tiền mới phải xuất hóa đơn.

2. Điều kiện để xuất hóa đơn điện tử 

Theo khoản 3 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng áp dụng phải đăng ký sử dụng theo quy định. Để xuất hóa đơn điện tử, người bán cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp hoàn thành thủ tục đăng ký với cơ quan thuế và được chấp nhận theo quy định trước khi sử dụng hóa đơn điện tử
• Sử dụng đúng loại hóa đơn: Doanh nghiệp lựa chọn hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã phù hợp với đối tượng và điều kiện áp dụng theo quy định
• Đảm bảo nội dung và định dạng hóa đơn: Hóa đơn phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, được lập theo định dạng chuẩn dữ liệu và thể hiện chính xác thông tin về người bán, người mua, hàng hóa, dịch vụ và các khoản tiền liên quan
• Đáp ứng yêu cầu về chữ ký số: Thực hiện ký số trên hóa đơn trong trường hợp pháp luật yêu cầu. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người bán thực hiện gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để được cấp mã theo quy định trước khi gửi cho người mua
• Đảm bảo điều kiện về hệ thống lập hóa đơn: Sử dụng hệ thống hoặc phần mềm đáp ứng yêu cầu lập, ký số, truyền nhận và quản lý hóa đơn điện tử theo hình thức áp dụng
• Lập hóa đơn đúng giao dịch và thời điểm xuất hóa đơn: Hóa đơn phải phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được lập theo thời điểm quy định và không thuộc trường hợp bị ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định

3. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử chi tiết 

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có thể lập hóa đơn trên hệ thống của cơ quan thuế hoặc phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng. Quy trình thực hiện cơ bản gồm các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử 

Truy cập phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị và đăng nhập bằng tài khoản đã được cấp. Trước khi lập hóa đơn, cần kiểm tra thông tin người bán, mẫu hóa đơn, chữ ký số và các thiết lập liên quan để bảo đảm hệ thống sẵn sàng sử dụng.

Bước 2: Tạo hóa đơn điện tử mới

Tại giao diện phần mềm, chọn chức năng Lập hóa đơn mới hoặc chức năng tương đương, sau đó chọn loại hóa đơn phù hợp với giao dịch phát sinh.

Tiếp theo, nhập các thông tin cần thiết:

• Thông tin người bán: Tên đơn vị hoặc người bán, địa chỉ, mã số thuế hoặc thông tin định danh theo quy định.
• Thông tin người mua: Tên tổ chức, cá nhân, địa chỉ, mã số thuế hoặc thông tin khác tùy trường hợp.
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa hoặc dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền.
• Thông tin thuế: Thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng và các khoản liên quan theo quy định áp dụng.
• Tổng tiền thanh toán: Tổng giá trị giao dịch sau khi tính các khoản thuế, chiết khấu và điều chỉnh có liên quan.

Các thông tin cần thể hiện trên hóa đơn phải phù hợp với giao dịch thực tế và đáp ứng quy định pháp luật. Trường hợp phần mềm tự động lấy dữ liệu từ danh mục khách hàng, hàng hóa hoặc đơn hàng, người lập hóa đơn vẫn cần kiểm tra lại trước khi chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 3: Kiểm tra thông tin và ký số hóa đơn

Trước khi phát hành, cần rà soát toàn bộ nội dung hóa đơn, đặc biệt là thông tin người mua, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất và tổng tiền thanh toán. Nếu phát hiện sai sót khi hóa đơn chưa được phát hành, cần chỉnh sửa thông tin trước khi thực hiện ký số.

Sau khi kiểm tra, người bán thực hiện ký số theo quy trình của phần mềm và loại hóa đơn đang sử dụng.

• Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Người bán gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để được cấp mã theo quy định. Sau khi nhận kết quả xử lý, cần kiểm tra trạng thái hóa đơn trước khi gửi cho người mua.
• Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Người bán thực hiện ký số, gửi hóa đơn cho người mua và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo quy định áp dụng.

Bước 4: Gửi hóa đơn điện tử cho người mua

Sau khi hoàn tất quy trình phát hành, người bán gửi hóa đơn cho người mua bằng phương thức phù hợp, chẳng hạn qua email, đường dẫn tra cứu hoặc hệ thống trao đổi dữ liệu giữa các bên.

Khi gửi hóa đơn, cần kiểm tra địa chỉ email hoặc thông tin liên hệ của người nhận để tránh gửi nhầm. Đồng thời, nên kiểm tra trạng thái gửi và lưu lại thông tin cần thiết để thuận tiện cho việc đối chiếu khi phát sinh yêu cầu từ khách hàng.

Bước 5: Tra cứu và lưu trữ hóa đơn điện tử

Sau khi phát hành, người bán cần kiểm tra trạng thái hóa đơn trên phần mềm hoặc hệ thống quản lý hóa đơn để xác định kết quả xử lý, phát hiện kịp thời các trường hợp chưa được cấp mã hoặc có lỗi truyền dữ liệu.

Hóa đơn điện tử và dữ liệu liên quan phải được lưu trữ, bảo đảm khả năng truy cập, tra cứu và sử dụng khi cần đối chiếu kế toán, kiểm tra hoặc thanh tra thuế. Việc lưu trữ cần tuân thủ quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ và kế toán.

4. Lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử

Khi xuất hóa đơn điện tử, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần kiểm tra kỹ thông tin giao dịch, thời điểm lập hóa đơn và quy trình phát hành để hạn chế sai sót. Một số vấn đề cần lưu ý gồm:

• Lập hóa đơn đúng thời điểm: Thời điểm lập hóa đơn được xác định theo từng loại giao dịch và đúng quy định. Người lập hóa đơn không mặc đinh chỉ xuất hóa đơn khi đã thu đủ tiền vởi nhiều trường hợp phải lập hóa đơn khi bàn giao hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ
• Kiểm tra chính xác thông tin người mua: Đối chiếu tên, địa chỉ, mã số thuế và thông tin định danh của người mua theo yêu cầu áp dụng. Không tự ý điền thông tin hoặc sử dụng dữ liệu của khách hàng kahsc để hoàn thiện hóa đơn
• Ghi đầy đủ thông tin hàng hóa, dich vụ: Tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế phải phản ánh đúng giao dịch thực tế. Người lập hóa đơn phải kiểm tra cách tính tổng tiền, chiết khấu và các điều chỉnh trước khi phát hành
• Xác định đúng loại hóa đơn, thuế suất: Việc lựa chọn hóa đơn phải phù hợp với hoạt động kinh doanh và đối tượng sử dụng. Thuế suất áp dụng cần căn cứ vào quy định thuế hiện hành đối với từng loại hàng hóa, dịch vụ, không áp dụng theo thói quen hoặc sao chép từ hóa đơn cũ.
• Kiểm tra chữ ký số và trạng thái hóa đơn: Sau khi ký số hoặc gửi dữ liệu đến cơ quan thuế, cần kiểm tra kết quả xử lý. Với hóa đơn thuộc diện phải có mã của cơ quan thuế, cần theo dõi trạng thái cấp mã trước khi gửi hóa đơn cho người mua theo quy định.
• Gửi hóa đơn cho đúng người nhận: Kiểm tra địa chỉ email, thông tin liên hệ hoặc phương thức gửi hóa đơn để bảo đảm người mua nhận được hóa đơn. Đồng thời, lưu trữ dữ liệu hóa đơn theo quy định để thuận tiện tra cứu và đối chiếu.
• Xử lý đúng quy trình khi hóa đơn có sai sót: Nếu phát hiện hóa đơn đã phát hành có thông tin sai, người bán cần xác định nội dung sai và thực hiện điều chỉnh, thay thế hoặc xử lý theo phương thức pháp luật quy định. Không tự ý xóa bỏ hóa đơn đã phát hành hoặc lập hóa đơn mới để thay thế mà không thực hiện đúng thủ tục.
• Lưu trữ hóa đơn điện tử đầy đủ: Hóa đơn và dữ liệu liên quan cần được bảo quản, tra cứu và cung cấp khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Doanh nghiệp nên thường xuyên kiểm tra việc sao lưu dữ liệu và phân quyền truy cập để hạn chế mất mát hoặc sử dụng sai mục đích.

Kết luận 

Nắm rõ cách xuất hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh chủ động hơn trong quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và quản lý chứng từ. Khi lập hóa đơn, cần chú ý thời điểm xuất hóa đơn, tính chính xác của thông tin giao dịch, yêu cầu ký số và quy trình xử lý sau phát hành. Đồng thời, việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp sẽ hỗ trợ đơn giản hóa thao tác lập, phát hành, tra cứu và lưu trữ hóa đơn, góp phần nâng cao hiệu quả công tác kế toán và hạn chế sai sót.

Phần mềm kế toán doanh nghiệp MISA – một sản phẩm thuộc hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp MISA AMIS – giúp kết nối dữ liệu kế toán với hóa đơn điện tử, bán hàng, ngân hàng và các nghiệp vụ liên quan trên một nền tảng thống nhất, hỗ trợ kế toán giảm nhập liệu thủ công, dễ dàng tra cứu và kiểm soát chứng từ trong quá trình xử lý nghiệp vụ.

Với phần mềm kế toán MISA, doanh nghiệp có thể:

• Tự động đồng bộ hóa đơn điện tử với dữ liệu kế toán, hạn chế tình trạng thất lạc hoặc bỏ sót hóa đơn trong quá trình nhập liệu.
• Tra cứu và quản lý tập trung hóa đơn, chứng từ, giúp kế toán nhanh chóng tìm lại dữ liệu khi cần kê khai, đối chiếu hoặc giải trình.
• Tự động hạch toán từ hóa đơn đầu vào, giảm thao tác nhập liệu thủ công và hạn chế sai sót khi ghi nhận nghiệp vụ.
• Đối chiếu dữ liệu hóa đơn – chứng từ – sổ kế toán, hỗ trợ phát hiện chênh lệch sớm trước khi kê khai thuế.
• Tự động tổng hợp tờ khai thuế và báo cáo, giúp giảm áp lực xử lý số liệu vào cuối kỳ.

Đừng đợi đến khi mất hóa đơn mới bắt đầu tìm cách khôi phục dữ liệu. Đăng ký trải nghiệm miễn phí 15 ngày MISA AMIS để chủ động lưu trữ, tra cứu và kiểm soát hóa đơn tập trung, giảm rủi ro mất chứng từ và bảo vệ căn cứ kê khai, khấu trừ thuế của doanh nghiệp.