xuất hóa đơn sai thời điểm

Xuất hóa đơn sai thời điểm là lỗi thường gặp trong quá trình bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành chính. Vậy xuất hóa đơn sai thời điểm bị phạt bao nhiêu tiền năm 2026, mức phạt được xác định theo số lượng hóa đơn như thế nào và doanh nghiệp cần xử lý ra sao khi phát hiện sai sót? Bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA sẽ cập nhật quy định pháp luật hiện hành, tổng hợp mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm và hướng dẫn cách xử lý để kế toán, doanh nghiệp chủ động hạn chế rủi ro.

Xuất hóa đơn sai thời điểm là gì?

Xuất hóa đơn sai thời điểm là hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ. Tình trạng này thường xảy ra khi doanh nghiệp đã bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nhưng lập hóa đơn sớm hơn hoặc muộn hơn thời điểm pháp luật quy định.

Căn cứ theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo từng loại giao dịch cụ thể. Do đó, doanh nghiệp cần căn cứ vào đặc điểm giao dịch và thời điểm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn để xác định lập hóa đơn có đúng quy định hay không.

Hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm có thể bị xử phạt hành chính theo quy định. Mức phạt phụ thuộc vào loại giao dịch, số lượng hóa đơn vi phạm và căn cứ xử phạt áp dụng đối với từng trường hợp khác nhau.

Xuất hóa đơn sai thời điểm bị phạt bao nhiêu? 

Mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP

Theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, trước khi được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP, hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm có thể bị cảnh cáo hoặc phạt tiền tùy thuộc vào tình tiết vi phạm và việc thực hiện nghĩa vụ thuế. Cụ thể:

Mức phạt	Trường hợp vi phạm
Cảnh cáo	Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.
Từ 3.000.000 – 5.000.000 đồng	Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp được áp dụng hình thức cảnh cáo.
Từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng	Lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trừ các trường hợp được quy định riêng tại khoản 1 và khoản 3 Điều 24.

Mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP

Theo khoản 14 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung khoản 2 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm năm 2026 được xác định căn cứ vào loại giao dịch và số lượng hóa đơn vi phạm. Cụ thể, mức phạt đối với tổ chức được quy định như sau:

Mức phạt đối với tổ chức	Trường hợp vi phạm
Cảnh cáo	Không lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương, tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); hàng hóa cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả, với 01 số hóa đơn.
Từ 500.000 – 1.500.000 đồng	Lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu, biếu tặng, trao đổi, trả thay lương, tiêu dùng nội bộ, cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả từ 02 đến dưới 10 số hóa đơn; hoặc lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với 01 số hóa đơn.
Từ 2.000.000 – 5.000.000 đồng	Lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các trường hợp hàng hóa, dịch vụ đặc thù nêu trên từ 10 đến dưới 50 số hóa đơn; hoặc lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 02 đến dưới 10 số hóa đơn.
Từ 5.000.000 – 15.000.000 đồng	Lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các trường hợp hàng hóa, dịch vụ đặc thù nêu trên từ 50 đến dưới 100 số hóa đơn; hoặc lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 10 đến dưới 20 số hóa đơn.
Từ 15.000.000 – 30.000.000 đồng	Lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các trường hợp hàng hóa, dịch vụ đặc thù nêu trên từ 100 số hóa đơn trở lên; hoặc lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 20 đến dưới 50 số hóa đơn.
Từ 30.000.000 – 50.000.000 đồng	Lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 50 đến dưới 100 số hóa đơn.
Từ 50.000.000 – 70.000.000 đồng	Lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 100 số hóa đơn trở lên.

Thời hiệu xử lý xử phạt xuất hóa đơn sai thời điểm 

Theo điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 1 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm là 02 năm.

Cách xác định thời hiệu xử phạt được thực hiện như sau:

• Đối với hành vi vi phạm đã kết thúc: Thời hiệu được tính từ ngày chấm dứt hành vi vi phạm. Đối với hành vi lập hóa đơn sai thời điểm, ngày chấm dứt hành vi được xác định là ngày lập hóa đơn
• Đối với hành vi vi phạm đang được thực hiện: Thời hiệu được tính từ ngày người có thẩm quyền thi hành công vụ phát hiện hành vi vi phạm, đối với trường hợp thuộc nhóm hành vi đang thực hiện theo quy định

Như vậy, khi doanh nghiệp lập hóa đơn không đúng thời điểm, cơ quan có thẩm quyền cần xác định ngày lập hóa đơn để tính thời hiệu xử phạt đối với hành vi vi phạm đã kết thúc. Trường hợp doanh nghiệp có nhiều hóa đơn lập sai thời điểm, thời hiệu cần được xem xét đối với từng hành vi tương ứng.

Cách xử lý khi xuất hóa đơn sai thời điểm 

Khi xuất hóa đơn sai thời điểm, bên bán và bên mua cần rà soát lại kỳ kê khai thuế và thời điểm ghi nhận doanh thu, chi phí để đảm bảo thực hiện đúng nghĩa vụ thuế, kế toán. Cách xử lý cụ thể đối với từng bên như sau:

Đối với bên bán 

Khi phát hiện xuất hóa đơn sai thời điểm, bên bán cần xác định lại kỳ thực tế phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) và ghi nhận doanh thu tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) theo quy định.

Cụ thể, doanh nghiệp cần rà soát chứng từ giao nhận hàng hóa, biên bản nghiệm thu dịch vụ và các hồ sơ liên quan để xác định thời điểm giao dịch thực tế phát sinh. Trên cơ sở đó, kế toán kiểm tra việc kê khai thuế GTGT và ghi nhận doanh thu trong kỳ tương ứng. Nếu phát hiện đã kê khai sai kỳ, doanh nghiệp cần xem xét thực hiện khai bổ sung theo quy định về quản lý thuế hiện hành.

Đối với bên mua 

Đối với bên mua, thuế GTGT đầu vào được kê khai theo kỳ nhận hóa đơn, trong khi chi phí cần được ghi nhận vào kỳ thực tế phát sinh giao dịch, phù hợp với quy định kế toán và thuế áp dụng.

Do đó, bên mua cần kiểm tra ngày nhận hóa đơn, hồ sơ mua hàng, chứng từ bàn giao hoặc nghiệm thu để xác định kỳ kê khai thuế GTGT và kỳ ghi nhận chi phí tương ứng. Trường hợp việc kê khai hoặc hạch toán trước đó chưa đúng, doanh nghiệp cần rà soát và điều chỉnh theo quy định hiện hành.

Ví dụ minh họa 

Công ty A bán hàng và bàn giao hàng hóa cho doanh nghiệp B vào ngày 31/12/2025 nhưng đến ngày 01/01/2026 mới lập hóa đơn.

Trong trường hợp này, cách xử lý sẽ được thực hiện như sau:

• Đối với bên bán: Rà soát kỳ thực tế phát sinh giao dịch để kê khai thuế GTGT và ghi nhận doanh thu tính thuế TNDN theo quy định áp dụng cho giao dịch
• Đối với bên mua: Xác định kỳ kê khai thuế GTGT theo thời điểm nhận hóa đơn và ghi nhận chi phí vào kỳ thực tế phát sinh giao dịch, trên cơ sở hồ sơ chứng từ hợp lệ

Giải đáp một số thắc mắc 

Câu hỏi: Hóa đơn xuất sai thời điểm có được khấu trừ thuế GTGT không? 

Trả lời: 

Hóa đơn xuất sai thời điểm vẫn có thể được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện khấu trừ theo quy định pháp luật. Việc lập hóa đơn không đúng thời điểm có thể khiến bên bán bị xử phạt vi phạm hành chính, nhưng không đồng nghĩa bên mua tự động mất quyền khấu trừ thuế GTGT.

Theo Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 và các văn bản hướng dẫn hiện hành, để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:

• Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ phải đáp ứng quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ.
• Hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động chịu thuế GTGT: Khoản thuế đầu vào phải đáp ứng điều kiện khấu trừ tương ứng với hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Đáp ứng điều kiện thanh toán: Đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào thuộc trường hợp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện theo quy định hiện hành.
• Có đầy đủ hồ sơ chứng minh giao dịch: Hợp đồng, biên bản giao nhận, nghiệm thu và chứng từ liên quan cần phù hợp với giao dịch thực tế.

Như vậy, nếu hóa đơn chỉ sai thời điểm lập nhưng giao dịch mua bán có thật, hóa đơn đáp ứng điều kiện pháp lý và bên mua đáp ứng đầy đủ các điều kiện khấu trừ thuế GTGT thì vẫn có thể kê khai khấu trừ thuế đầu vào. Ngược lại, nếu hóa đơn không hợp pháp, giao dịch không có thật hoặc không đáp ứng điều kiện khấu trừ theo quy định thì doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT tương ứng.

Câu hỏi: Khi nào lập hóa đơn sai thời điểm có thể bị coi là không lập hóa đơn?

Trả lời:

Lập hóa đơn sai thời điểm và không lập hóa đơn là hai hành vi vi phạm khác nhau. Tuy nhiên, tùy vào bản chất giao dịch và tình tiết cụ thể, việc không lập hóa đơn theo quy định có thể bị xác định là hành vi không lập hóa đơn, thay vì chỉ là lập hóa đơn không đúng thời điểm.

Một số trường hợp cần lưu ý gồm:

• Không lập hóa đơn khi phát sinh giao dịch: Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc trường hợp phải lập hóa đơn nhưng không lập hóa đơn theo quy định.
• Không lập hóa đơn cho một số giao dịch bắt buộc: Doanh nghiệp bỏ sót việc lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ đã bán, cung cấp hoặc các giao dịch khác thuộc trường hợp phải lập hóa đơn.
• Có dấu hiệu che giấu doanh thu hoặc nghĩa vụ thuế: Doanh nghiệp không lập hóa đơn nhằm che giấu giao dịch, không kê khai doanh thu hoặc làm giảm số thuế phải nộp. Trường hợp này có thể bị xem xét xử lý về hành vi vi phạm thuế tương ứng nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định pháp luật.

Cần lưu ý, việc lập hóa đơn muộn hoặc ghi sai ngày lập hóa đơn không mặc nhiên bị coi là không lập hóa đơn hay trốn thuế. Cơ quan có thẩm quyền sẽ căn cứ vào hồ sơ giao dịch, hành vi thực tế và quy định pháp luật hiện hành để xác định đúng hành vi vi phạm và mức xử phạt tương ứng.

Kết luận

Xuất hóa đơn sai thời điểm có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt với mức tiền khác nhau tùy thuộc vào loại giao dịch và số lượng hóa đơn vi phạm. Vì vậy, kế toán cần nắm rõ quy định về thời điểm lập hóa đơn, thời hiệu xử phạt và cách xử lý khi phát hiện sai sót để thực hiện đúng nghĩa vụ thuế, kế toán. Đồng thời, doanh nghiệp nên rà soát chứng từ giao dịch, kiểm soát quy trình lập hóa đơn và cập nhật kịp thời các quy định pháp luật mới nhất nhằm hạn chế nguy cơ vi phạm và phát sinh chi phí không cần thiết.

Phần mềm kế toán online MISA AMIS hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hóa đơn và các nghiệp vụ kế toán một cách chính xác, giúp giảm thiểu rủi ro vi phạm và xử lý nhanh chóng các vấn đề liên quan đến thuế:

• Quản lý và theo dõi thời điểm xuất hóa đơn: Tính năng tự động giúp bạn xuất hóa đơn đúng thời điểm và theo dõi các thay đổi.
• Khả năng lập báo cáo thuế tự động: Phần mềm hỗ trợ lập báo cáo thuế GTGT, thuế TNDN một cách chính xác và kịp thời.
• Tự động cập nhật quy định pháp luật: MISA AMIS luôn cập nhật các quy định pháp lý mới nhất, giúp doanh nghiệp luôn tuân thủ đúng các quy định về thuế.
• Quản lý công nợ: Theo dõi công nợ khách hàng và nhà cung cấp, giúp tối ưu hóa việc thu hồi công nợ.
• Báo cáo tài chính chính xác: Phần mềm hỗ trợ lập các báo cáo tài chính theo chuẩn mực quốc gia, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra và đảm bảo tính chính xác trong kế toán.