Mẫu hóa đơn điều chỉnh giảm mới năm 2026 và cách lập

Mẫu hóa đơn điều chỉnh giảm được sử dụng khi doanh nghiệp cần điều chỉnh giảm giá trị hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá hoặc tiền thuế GTGT trên hóa đơn đã lập theo quy định. Để tránh sai sót khi xử lý hóa đơn điện tử, kế toán cần nắm rõ các trường hợp áp dụng, cách ghi nội dung điều chỉnh và quy trình lập hóa đơn đúng quy định. Bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA sẽ cung cấp mẫu hóa đơn điều chỉnh giảm mới nhất năm 2026, hướng dẫn cách ghi chi tiết và cách xuất hóa đơn điều chỉnh giảm trên phần mềm kế toán MISA.

1. Khi nào cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm?

Theo quy định về xử lý hóa đơn điện tử tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế đối với nhiều trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót, trừ trường hợp pháp luật quy định hình thức xử lý riêng. Khi chọn điều chỉnh giảm giá trị, phần giá trị điều chỉnh giảm phải ghi số âm theo quy định.

Cụ thể gồm có:

• Hóa đơn ghi sai số lượng hàng hóa, dịch vụ: Số lượng trên hóa đơn cao hơn số lượng thực tế, dẫn đến giá trị hóa đơn cần giảm
• Hóa đơn ghi sai đơn giá hoặc thành tiền: Đơn giá hoặc thành tiền trên hóa đơn cao hơn giá trị đúng theo giao dịch thực tế
• Hóa đơn ghi sai tiền thuế GTGT: Tiền thuế GTGT đã ghi nhận cao hơn số thuế phải nộp và thuộc trường hợp cần điều chỉnh giảm
• Người mua trả lại hàng hóa: Người mua trả lại 1 phần hoặc toàn bộ hàng hóa đã mua, phát sinh việc điều chỉnh giá trị giao dịch theo quy định
• Phát sinh giảm giá hàng bán: Hai bên có căn cứ hợp lệ để giảm giá hàng hóa, dịch vụ sau khi hóa đơn đã được lập
• Phát sinh chiết khấu thương mại: Khoản chiết khấu thương mại làm giảm giá trị hàng hóa, dịch vụ đã ghi nhận trên hóa đơn
• Điều chỉnh giảm giá trị nghiệm thu, quyết toán hợp đồng: Giá trị nghiệm thu hoặc quyết toán thực tế thấp hơn giá trị đã lập hóa đơn và thuộc trường hợp phải xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh

2. Quy định về xuất hóa đơn điều chỉnh giảm 

Căn cứ pháp lý quy định tại:

• Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15
• Nghị định 254/2026/NĐ-CP
• Thông tư 91/2026/TT-BTC

3. Hướng dẫn cách ghi hóa đơn điều chỉnh giảm 

Khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm, kế toán doanh nghiệp cần xác định chính xác nội dung cần điều chỉnh, giá trị chênh lệch giảm và thông tin của hóa đơn gốc. Đặc biệt, cần phân biệt giá trị điều chỉnh giảm với giá trị đúng sau điều chỉnh để tránh ghi sai số lượng, đơn giá, tiền thuế GTGT và tổng thanh toán.

Bước 1: Ghi thông tin hóa đơn gốc 

• Ghi đầy đủ thông tin người bán, người mua theo yêu cầu của hóa đơn
• Tại phần nội dung diễn giải, ghi rõ hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn nào, bao gồm mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn và ngày lập hóa đơn gốc
• Nêu rõ lý do điều chỉnh giảm để xác định nội dung cần xử lý

Theo điểm b khoản 1 điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số .. ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”

Bước 2: Ghi nội dung và giá trị điều chỉnh giảm 

• Tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi nội dung hàng hóa, dịch vụ cần điều chỉnh phù hợp với nghiệp vụ thực tế
• Số lượng: Ghi số lượng chênh lệch giảm nếu điều chỉnh do sai số lượng hoặc trả lại hàng
• Đơn giá: Ghi theo cách thể hiện phù hợp với nghiệp vụ điều chỉnh và hướng dẫn của hệ thống hóa đơn điện tử
• Thành tiền: Ghi giá trị chênh lệch giảm bằng số âm
• Thuế suất và tiền thuế GTGT: Thể hiện theo nội dung điều chỉnh thực tế, tiền thuế giảm phải phản ánh đúng số chênh lệch
• Tổng thanh toán: Đảm bảo tổng giá trị điều chỉnh khớp với phần giảm thực tế

Quy định tại khoản 6 điều 10 thông tư 91/2026/TT-BTC, giá trị điều chỉnh giảm phải ghi số âm, còn giá trị điều chỉnh tăng ghi số dương.

Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn cho người mua

• Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Người bán gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để được cấp mã, sau đó gửi hóa đơn đã được cấp mã cho người mua
• Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Người bán ký số và gửi trực tiếp hóa đơn điều chỉnh cho người mua, đồng thời chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo phương tức và thời điểm quyết định

Bước 4: Kê khai hóa đơn điều chỉnh 

Người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh. Đồng thời, doanh nghiệp cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử và bảo đảm dữ liệu hóa đơn được chuyển đến cơ quan thuế đúng quy định nhằm phục vụ công tác quản lý, đối chiếu và thanh tra, kiểm tra khi cần thiết.

4. Hướng dẫn xuất hóa đơn điều chỉnh giảm trên phần mềm kế toán MISA 

Phần mềm kế toán MISA hiện đã đáp ứng các quy định mới nhất về hóa đơn. Khi xuất hóa đơn điều chỉnh giảm trên phần mềm, kế toán thực hiện các thao tác như sau:

Bước 1: Chọn mục Lập hóa đơn điều chỉnh

Vào phân hệ bán hàng chọn Tab bán hàng, chọn hóa đơn sau đó chọn hóa đơn điều chỉnh.

Chọn hóa dơn sai sót gốc, trên màn hình sẽ xuất hiện hóa đơn điều chỉnh đã kế thừa các dữ liệu từ hóa đơn gốc.

Bước 2: Viết nội dung trên hóa đơn điều chỉnh giảm theo nguyên tắc sai ở đâu, sửa ở đó.

Lưu ý, không ghi các nội dung đúng trên hóa đơn điều chỉnh mà chỉ ghi nhận những thông tin cần điều chỉnh

Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn cho người mua

• Nếu hóa đơn không có mã của cơ quan thuế: Phát hành hóa đơn -> Ký số hóa sau đó gửi cho người mua
• Nếu hóa đơn có mã của cơ quan thuế: Phát hành hóa đơn -> Ký số hóa đơn, gửi cho cơ quan thuế để được cấp mã sau đó gửi cho người mua

Thay vì mất nhiều thời gian kiểm tra chứng từ, đối chiếu số liệu và lo ngại sai quy định dẫn đến bị xử phạt, kế toán doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm kế toán MISA với các tính năng ưu việt như tự động đồng bộ dữ liệu hóa đơn, hỗ trợ lập hóa đơn điều chỉnh đúng quy định, hạn chế sai sót khi kê khai, từ đó giảm thiểu rủi ro về pháp lý. Ngoài ra, phần mềm còn giúp doanh nghiệp xử lý tác vụ nhanh, chính xác hơn và luôn sẵn sàng khi cơ quan thuế kiểm tra.

Đăng ký dùng thử phần mềm kế toán MISA để trải nghiệm những tính năng hấp dẫn hơn tại đây 👇