Sai tên công ty trên hóa đơn là sai sót có thể phát sinh trong quá trình lập hóa đơn điện tử. Vậy trường hợp này có phải xuất lại hóa đơn không và cách xử lý như thế nào theo quy định mới nhất? Bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA sẽ hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn sai tên công ty theo từng trường hợp, căn cứ Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
1. Sai tên công ty trên hóa đơn có xử lý được không?
Trường hợp người bán lập hóa đơn và ghi sai tên công ty vẫn có thể xử lý được theo quy định pháp luật về hóa đơn điện tử. Tùy vào nội dung sai sót, doanh nghiệp có thể chỉ cần thông báo mà không phải lập lại hóa đơn hay lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế.
2. Hướng dẫn cách xử lý khi sai tên công ty trên hóa đơn
Căn cứ khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, cách xử lý hóa đơn sai tên công ty được chia thành hai trường hợp, tùy thuộc vào việc hóa đơn chỉ sai tên hay còn sai các nội dung khác.
2.1 Trường hợp sai tên công ty nhưng không sai các nội dung khác
Theo điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định:
a) Trường hợp sai về các nội dung trên hóa đơn như tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác nhưng không sai về: mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư này;
Như vây, nếu hóa đơn chỉ sai tên công ty nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn, người bán thực hiện như sau:
- Bước 1: Thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai
- Bước 2: Gửi thông báo về hóa đơn điện tử có sai sót đến cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Xem thêm: Mẫu 04 điều chỉnh hóa đơn: Tải mẫu và hướng dẫn cách điền
Với trường hợp này, người bán không phải lập lại hóa đơn. Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các thông tin trên hóa đơn trước khi lựa chọn phương án xử lý.
2.2 Trường hợp sai tên công ty kèm sai mã số thuế hoặc các nội dung khác
Trường hợp hóa đơn sai tên công ty đồng thời sai mã số thuế, tên hàng hóa, quy cách, chất lượng hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác thuộc điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, người bán được lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Cách xử lý cụ thể như sau:
Bước 1: Lập văn bản thỏa thuận về nội dung sai sót (Nếu thuộc trường hợp bắt buộc)
Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh.
Văn bản thỏa thuận được lưu tại đơn vị để xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
Lưu ý: Người bán không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận trong các trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, gồm: chuyển dữ liệu hóa đơn theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử; chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch phát sinh theo bảng thông tin chi tiết giao dịch; và hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác. Nếu người mua là cá nhân, người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có).
Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh/hóa đơn thay thế
Người bán lựa chọn một trong hai phương án sau:
- Lập hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Nếu điều chỉnh giá trị, số tiền tăng ghi số dương, số tiền giảm ghi số âm theo quy định áp dụng.
- Lập hóa đơn thay thế: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn sai và ghi dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn
Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, người bán ký số và thực hiện gửi hóa đơn theo loại hóa đơn đang sử dụng:
- Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Người bán gửi hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho người mua.
- Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Người bán gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để được cấp mã, sau đó gửi hóa đơn đã được cấp mã cho người mua.
Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các nội dung sai trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế để bảo đảm thông tin trên hóa đơn mới chính xác và phù hợp với quy định hiện hành.
Việc kiểm tra thông tin hóa đơn thủ công dễ khiến kế toán bỏ sót sai lệch về tên công ty, mã số thuế hoặc giá trị giao dịch. Với MISA AMIS Kế toán, doanh nghiệp có thể kết nối MISA meInvoice, đồng bộ dữ liệu hóa đơn với sổ sách và sử dụng AI AVA hỗ trợ kiểm tra, cảnh báo sai sót, giảm thao tác thủ công trong quá trình xử lý hóa đơn.
3. Lưu ý khi xử lý hóa đơn sai tên công ty
Trong quá trình xử lý hóa đơn sai tên công ty, người xử lý cần chú ý đến các vấn đề như sau:
- Kiểm tra toàn bộ thông tin trên hóa đơn: Đối chiếu tên công ty, mã số thuế, hàng hóa/dịch vụ, số tiền, thuế suất và tiền thuế để xác định đúng phương án xử lý.
- Xử lý nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng: Nếu nhiều hóa đơn của cùng một người mua bị sai cùng nội dung, doanh nghiệp có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn và đính kèm bảng kê theo Mẫu 01/BK-ĐCTT.
- Thống nhất phương án xử lý các lần tiếp theo: Nếu hóa đơn đã được điều chỉnh hoặc thay thế nhưng tiếp tục phát hiện sai sót, các lần xử lý tiếp theo phải thực hiện theo hình thức đã áp dụng lần đầu.
- Ghi đúng dấu khi điều chỉnh giá trị: Theo khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, số tiền điều chỉnh tăng ghi số dương, điều chỉnh giảm ghi số âm.
Kết luận
Trên đây là hướng dẫn cách xử lý khi sai tên công ty trên hóa đơn theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Tùy vào nội dung sai sót, doanh nghiệp cần xác định trường hợp chỉ sai tên hay sai kèm các thông tin khác để thực hiện thông báo, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế phù hợp.
Để hạn chế những rủi ro này, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn phần mềm kế toán MISA – một sản phẩm thuộc hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp MISA AMIS. Hệ sinh thái MISA AMIS kết nối đồng bộ kế toán, hóa đơn điện tử, bán hàng, ngân hàng, thuế và nhân sự trên một nền tảng thống nhất, giúp dữ liệu được liên thông, giảm nhập liệu thủ công và đảm bảo tuân thủ quy định mới nhất.
Với phần mềm kế toán MISA, doanh nghiệp có thể:
- Kết nối trực tiếp với MISA meInvoice, lập, điều chỉnh, thay thế và quản lý hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm.
- AI AVA hỗ trợ kiểm tra hóa đơn, cảnh báo sai sót và gợi ý phương án xử lý phù hợp với từng nghiệp vụ.
- Tự động hạch toán và đồng bộ dữ liệu giữa hóa đơn, chứng từ và sổ sách kế toán, giảm thao tác nhập liệu.
- Tự động lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính, giúp doanh nghiệp luôn cập nhật và tuân thủ quy định hiện hành.
Đừng chờ đến khi hóa đơn sai mới xử lý. Đăng ký trải nghiệm miễn phí 15 ngày để chủ động phát hiện sai sót, xử lý hóa đơn đúng quy định ngay từ đầu và giảm tối đa rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.
Lưu ý: Nội dung bài viết được biên soạn dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm đăng tải, nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo, không thay thế hoàn toàn tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán chuyên biệt cho từng trường hợp cụ thể. Do quy định pháp luật có thể thay đổi hoặc áp dụng khác nhau tùy tình huống thực tế, MISA khuyến nghị người đọc đối chiếu văn bản pháp luật gốc (MISA có đính kèm căn cứ pháp lý gốc ở trên bài viết) hoặc liên hệ cơ quan thuế/chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng. MISA không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại phát sinh từ việc áp dụng thông tin trong bài viết mà không có sự xác minh phù hợp.
0904 885 833
https://sme.misa.vn/
