Trang chủ Kiến thức Tài chính kế toán Hướng dẫn quy trình hạch toán mua hàng đầy đủ trên Excel

Hướng dẫn quy trình hạch toán mua hàng đầy đủ trên Excel

979
Đối với kế toán viên Excel chắc chắn là công cụ kế toán quen thuộc và không còn xa lạ trong công tác hạch toán. Tuy nhiên, hệ thống thành quy trình hạch toán thì không phải bất cứ kế toán viên nào cũng có thể làm được. Sau đây, MISA sẽ chia sẻ đến bạn đầy đủ quy trình hạch toán thành hệ thống bài bản trên Excel. Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây!

1. Bảng tổng hợp quy trình hạch toán

 
Bản tổng hợp quy trình hạch toán thông qua Excel được tổng hợp trong bảng dưới đây:
 
hach-toan-mua-hang-bang-excel
 
Ngoài ra một số chứng từ kế toán khác cần phải tập hợp như sau:
  • Hợp đồng kinh tế/đặt hàng
  • Biên bản thanh lý Hợp đồng kinh tế
  • Báo giá, Phiếu yêu cầu, Biên bản bàn giao hàng hóa, Hóa đơn

2. Quy trình hạch toán cụ thể trên Excel như sau

 

2.1 Hạch toán trên Sổ Nhật ký Chung

 
Trước tiên ghi nhận Giá trị hàng mua – căn cứ vào Hóa đơn từ NB
  • Nợ TK 156
  • Có TK 1331
  • Có TK 1111 (Phiếu thu)/TK 1121 (Báo nợ)/TK 331 (Chi tiết theo dõi)
Phản ánh chi phí mua hàng phát sinh để hàng mua về tới DN (Nếu có)
  • Nợ TK 156
  • Nợ TK 1331 (nếu có)
  • Có TK 1111/TK 1121/ TK 331
Chú ý:
Với trường hợp phát sinh công nợ – Phải trả NB – TK 331: Phải tiến hành kiểm tra mã NCC xem NCC đó đã có mã chưa
  • Nếu trước đó chúng ta đã từng mua hàng của NCC này và đã PS công nợ thì chắc chắn là NCC này đã có mã
  • Nếu NCC này chưa có mã, tức là đây là lần đầu tiên công ty bạn mua hàng và nợ họ thì kế toán phải tiến hành lập mã cho NCC này để theo dõi công nợ
hach-toan-mua-hang-bang-excel-full
 

2.2 Nhập kho hàng hóa

 
Khi nhập kho hàng hóa, kế toán bắt buộc phải tiến hành lập phiếu nhập kho theo quy chế mà chế độ kế toán doanh nghiệp của công ty lựa chọn.

Trước hết phải kiểm tra Hàng hóa mua về trên DMHH đã có Mã hay chưa

  • TH1: HH đó đã có Mã thì kế toán lấy mã đó và tiến hành lập phiếu NK
  • TH2: HH đó chưa có Mã thì kế toán thực hiện lập Mã HH theo tên HH
Để lập được phiếu nhập kho kế toán phải tính được đơn giá nhập kho: đơn giá này căn cứ vào HĐ mua hàng và CP thu mua (nếu có).
Phát sinh những trường hợp sau đây:
  • Trường hợp không phát sinh chi phí thu mua: vận chuyển, bốc xếp… thì đơn giá nhập kho chính là giá trên HĐ mua hàng.
  • Trường hợp phát sinh chi phí thu mua thì giá nhập kho sẽ bao gồm cả chi phí thu mua.

Lưu ý: Trường hợp trên hóa đơn mua hàng có từ 2 mặt hàng trở lên mà phát sinh chi phí thu mua thì kế toán phải tiến hành: phân bổ chi phí mua hàng để tính ra đơn giá nhập kho cho từng mặt hàng. Sau đó phân bổ theo số lượng hoặc giá trị hàng mua.

Theo số lượng:

CP phân bổ cho Mặt hàng A = CP Phân bổ/Tổng số lượng các mặt hàng trên Hóa đơn x Số lượng mặt hàng A

Trong đó CP mua hàng cho 1 đơn vị = CP phân bổ cho mặt hàng A/Số lượng mặt hàng A

Theo giá trị:

CP phân bổ cho Mặt hàng A = CP cần phân bổ/Tổng Giá trị các mặt hàng trên Hóa đơn x Giá trị mặt hàng ACP mua hàng cho 1 đơn vị = CP phân bổ cho mặt hàng A/Số lượng mặt hàng A

Vào Bảng Phân bổ CPMH

 
Xác định Đơn giá thực tế Nhập kho của Hàng hóa, làm căn cứ lập Phiếu Nhập kho đưa hàng vào kho
  • Chứng từ nhận phân bổ: là chứng từ ghi nhận CP cần phải phân bổ
  • Mã hàng hóa: Link từ Danh mục hàng hóa sang
  • Tên hàng hóa và đơn vị tính của Hàng hóa: Sử dụng hàng Vlookup lấy sang từ DMHH

2.3 Vào Bảng kê Phiếu Nhập kho khai báo thông tin hàng nhập mua

Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán tiến hành khai báo tăng hàng hóa tại Bảng kế PNK theo đơn giá và số lượng trên PNK để điền vào Bảng kê khai tương ứng.
 

2.4 Vào sổ chi tiết HH – VT

Bước hoàn thiện cuối cùng bạn vào sổ chi tiết hàng hóa vật tư và kết thúc hạch toán mua hàng.

>> Phân tích ưu điểm và nhược điểm của phần mềm kế toán excel

Phần mềm kế toán SME.NET đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ mua hàng, giúp kế toán thực hiện các nghiệp vụ hạch toán mua hàng đơn giản, dễ dàng và chính xác. Nhấn vào nút dùng thử để trải nghiệm những tính năng ưu việt của phần mềm.

dung-thu-phan-mem-ke-toan-MISA-SME,NET