Hướng dẫn cách viết hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa theo quy định 2026

Hóa đơn điện tử ghi sai tên hàng hóa cần xử lý như thế nào? Cách viết hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa ra sao để đúng quy định hiện hành? Bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA hướng dẫn cách xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa, các bước lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế và những lưu ý cần biết khi thực hiện.

1. Khi nào cần lập hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa? 

Khi phát hiện hóa đơn điện tử ghi sai tên hàng hóa, kế toán cần kiểm tra lại thông tin trên hóa đơn và đối chiếu với chứng từ thực tế để xác định cách xử lý phù hợp.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trường hợp hóa đơn ghi sai tên hàng hóa, người bán được lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế để sửa sai sót.

Ví dụ:

Hóa đơn ghi tên hàng hóa là “Máy in Laser A4 Model X”, nhưng tên đúng theo giao dịch thực tế là “Máy in Laser A4 Model Y”. Khi phát hiện sai sót, kế toán cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định để thông tin hàng hóa trên hóa đơn chính xác.

Lưu ý, trước khi lập hóa đơn xử lý sai sót, kế toán cần xác định rõ nội dung ghi sai và kiểm tra xem sai sót có ảnh hưởng đến số lượng, đơn giá, thành tiền hoặc tiền thuế hay không để thực hiện đúng quy định.

2. Cách xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa theo quy định mới nhất

Theo khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, khi hóa đơn điện tử đã lập bị sai tên hàng hóa, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế để xử lý sai sót, trừ trường hợp pháp luật có quy định riêng.

Xem thêm: Mẫu hóa đơn điều chỉnh giảm mới năm 2026

2.1 Lập hóa đơn điều chỉnh 

Người bán lập hóa đơn điều chỉnh để sửa thông tin tên hàng hóa đã ghi sai trên hóa đơn gốc. Trên hóa đơn điều chỉnh, cần ghi dòng chữ:

Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày… tháng… năm…

Nếu việc điều chỉnh này làm thay đổi giá trị tiền thì số tiền điều chỉnh tăng được ghi số dương, số tiền điều chỉnh giảm được ghi số âm theo thực tế.

2.2 Lập hóa đơn thay thế 

Ngoài lập hóa đơn điều chỉnh, người bán còn có thể lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã ghi sai tên hàng hóa. Trên hóa đơn thay thế, người bán ghi dòng chữ:

Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày… tháng… năm…

Đối với hóa đơn sai tên hàng hóa, người bán không bắt buộc phải chọn điều chỉnh hay thay thế theo mức độ sai sót mà có thể lựa chọn một trong hai hình thức theo quy định hiện hành.

Xem thêm: Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử có sai sót 

Khi phải xử lý nhiều hóa đơn sai sót, kế toán cần kiểm tra thông tin trên hóa đơn gốc, đối chiếu chứng từ và theo dõi kết quả điều chỉnh để tránh nhầm lẫn. Phần mềm kế toán MISA hỗ trợ quản lý dữ liệu kế toán, kết nối với các nghiệp vụ hóa đơn điện tử, giúp kế toán thuận tiện hơn trong quá trình xử lý và đối chiếu chứng từ. 

3. Hướng cách viết hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa

Khi phát hiện hóa đơn ghi sai tên hàng hóa, kế toán cần kiểm tra lại thông tin trên hóa đơn gốc và đối chiếu với chứng từ liên quan để xác định tên hàng hóa đúng. Sau đó, doanh nghiệp lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định.

Bước 1: Lập văn bản thỏa thuận hoặc thông báo cho người mua 

Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế:

• Nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót
• Nếu người mua là cá nhân, người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (Nếu có)

Văn bản thỏa thuận được lưu tại đơn vị để xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế 

Người bán lựa chọn một trong hai hình thức lập hóa đơn, gồm:

• Hóa đơn điều chỉnh: Ghi dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”
• Hóa đơn thay thế; Ghi dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”

Đối với hóa đơn sai tên hàng hóa, người bán được lựa chọn một trong hai hình thức theo quy định, không bắt buộc phải căn cứ vào mức độ sai sót để quyết định.

Bước 3: Ký số trên hóa đơn điện tử mới 

Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, người bán thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử mới theo quy định.

Bước 4: Gửi hóa đon đến cơ quan thuế hoặc người mua 

• Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người bán gửi hóa đơn mới đến cơ quan thuế để được cấp mã, sau đó gửi cho người mua
• Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, người bán gửi hóa đơn mới cho người mua theo phương thức đã thỏa thuận

Bước 5: Lưu hóa đơn và hồ sơ liên quan 

Người bán lưu giữ hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, văn bản thỏa thuận hoặc thông báo liên quan và các hồ sơ chứng minh giao dịch theo quy định.

4. Lưu ý khi lập hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa 

Khi lập hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa, kế toán cần lưu ý một số vấn đề dưới đây để tránh sai sót trong quá trình xử lý:

• Kiểm tra chính xác tên hàng hóa: Đối chiếu thông tin trên hóa đơn đối với hợp đồng, đơn đặt hàng và chứng từ liên quan để xác định đúng hóa đơn trước khi lập hóa đơn điều chỉnh
• Ghi đầy đủ thông tin hóa đơn gốc: Hóa đơn điều chỉnh phải có thông tin dẫn chiếu đến háo đơn có sai sót theo quy định, tránh nhầm lẫn khi tra cứu và đối chiếu
• Chỉ điều chỉnh nội dung bị sai: Nếu sai tên hàng hóa, kế toán cần xác định rõ nội dung cần sửa, không tự ý thay đổi số lượng, đơn giá, thành tiền hoặc tiền thuế khi các thông tin này không có sai sót
• Thực hiện đúng thủ tục với người mua: Lập văn bản thỏa thuận hoặc thông báo cho người mua theo đúng trường hợp áp dụng trước khi xử lý hóa đơn sai sót
• Lưu đầy đủ hồ sơ: Lưu hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh và văn bản thỏa thuận hoặc thông báo liên quan để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết

Kết luận 

Trên đây là hướng dẫn cách xử lý và lập hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa theo quy định hiện hành. Khi phát hiện sai sót, kế toán cần kiểm tra thông tin trên hóa đơn gốc, xác định nội dung cần sửa và thực hiện đúng thủ tục điều chỉnh hoặc thay thế. Đồng thời, cần lưu đầy đủ hóa đơn và chứng từ liên quan để thuận tiện cho việc đối chiếu, kê khai và giải trình khi cần thiết.

Để hỗ trợ kế toán trong việc xử lý hóa đơn nhanh chóng, hiệu qủa và đúng chuẩn pháp lý, phần mềm kế toán MISA là một giải pháp tối ưu được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Phần mềm tích hợp công nghệ AI và trợ lý ảo AVA giúp:

• Trợ lý ảo AVA hỗ trợ truy xuất báo cáo tài chính chỉ với vài câu lệnh văn bản hoặc giọng nói, nhanh hơn gấp 5 lần so với thao tác thủ công. Giúp tiết kiệm thời gian tra cứu và ra quyết định
• Tự động tổng hợp, phân tích dữ liệu tài chính – kế toán đa chiều, giúp doanh nghiệp hiểu rõ cấu trúc doanh thu – chi phí – lợi nhuận để hỗ trợ quyết định điều hành
• Phát hiện nhanh các bất thường trong chi phí hoặc hóa đơn điện tử, cảnh báo rủi ro tài chính kịp thời
• Tối ưu hóa hiệu suất kế toán, giúp tăng hiệu quả làm việc nhờ tự động hóa các thao tác cơ bản như nhập liệu, xử lý hóa đơn, lập chứng từ

Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm kế toán MISA ngay hôm nay